Jak to zrobić? - instruktaż krok po kroku, jak rozwiązać praktyczne problemy w prowadzeniu rachunkowości

Udzielanie, rozliczanie i ewidencjonowanie zaliczek dla pracowników

Jak prawidłowo powinno wyglądać udzielenie, rozliczenie i zaewidencjonowanie zaliczek dla pracowników jednostek sektora finansów publicznych?

W wielu jednostkach organizacyjnych stwierdzane są nieprawidłowości w zakresie udzielania, rozliczania i ewidencjonowania zaliczek dla pracowników. Nieprawidłowości te polegają m.in. na udzielaniu zaliczek o znamionach pożyczek, w nadmiernej wysokości, bez złożenia wniosku o zaliczkę lub na podstawie wniosków niezatwierdzonych przez upoważnione osoby, nierozliczaniu udzielonych zaliczek, a także na nieprawidłowym ewidencjonowaniu udzielonych i zwracanych zaliczek (na kontach o niewłaściwej treści ekonomicznej, np. na koncie 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" bądź zapisami ujemnymi po niewłaściwej stronie konta).

Krok 1 - złożenie wniosku o zaliczkę

Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu pracownik, który ubiega się o jej udzielenie. Wnioskodawca wpisuje na druku:

● imię, nazwisko, stanowisko służbowe,

● datę złożenia wniosku,

● rodzaj wydatków, na jakie mają być przeznaczone środki pochodzące z zaliczki,

● proponowaną wysokość zaliczki i jej rodzaj (stała, jednorazowa),