Weryfikacja należności z tytułu pożyczek z ZFŚS

PROBLEM

Czy jest jakiś wzór dotyczący potwierdzenia sald należności ZFŚS z tytułu pożyczek na cele mieszkaniowe? Na koniec roku weryfikowaliśmy te należności z dokumentacją. Zakwestionowali to kontrolerzy z RIO. Twierdzili, że kwoty muszą potwierdzić pożyczkobiorcy. W Internecie są tylko wzory wezwań do uzgodnień należności od kontrahentów. Czy będzie prawidłowo, jeśli sporządzimy zestawienie niespłaconych rat pożyczek mieszkaniowych według stanu na 31 grudnia 2020 r., zawierające:

1. imię i nazwisko pracownika/emeryta,
2. kwotę pozostałą do spłaty,
3. miejsce na podpis pożyczkobiorcy?

W jaki sposób zebrać podpisy od byłych pracowników i emerytów? Na jakiej podstawie można zażądać od nich potwierdzenia osobiście lub na piśmie (np. wysłanego pocztą)?