Instruktaż: Otwarcie spisów z natury – jak to zrobić prawidłowo (10 kroków)?

W praktyce w kwestii rzetelności i bezstronności spisów jednostki popełniają liczne błędy. Naruszenie rzetelności i bezstronności spisów z natury może spowodować, że przeprowadzone spisy trzeba będzie w całości lub w części unieważnić i powtórzyć. Ponadto przeprowadzenie spisów z natury w sposób nierzetelny (czyli niezgodny ze stanem rzeczywistym) jest zagrożone w jednostkach sektora finansów publicznych odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Prawidłowe otwarcie spisów z natury pozwoli na uniknięcie wielu błędów w tym zakresie.

Spisy z natury otwiera się każdego dnia. Należy to zrobić przed rozpoczęciem wykonywania pracy w polach spisowych przez zespoły spisowe. Spisy otwiera przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Jeśli spis ma być prowadzony jednocześnie w wielu polach spisowych, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może wyznaczyć do otwierania spisów także innych członków komisji inwentaryzacyjnej niewchodzących w skład zespołów spisowych, w tym kontrolera spisowego.

Przed otwarciem spisu z natury osoba otwierająca musi obowiązkowo sprawdzić, czy są zachowane warunki konieczne do przeprowadzenia spisu oraz zapewnienia jego rzetelności i bezstronności. Jeśli nie, musi podjąć działania usuwające wszelkie przeszkody w tym zakresie. Za nierzetelne i niebezstronne uznaje się spisy z natury przeprowadzone:

• przez zespoły spisowe w składzie niezgodnym z zarządzeniem kierownika jednostki, w mniejszym składzie osobowym niż wymagany,
• na innym polu spisowym niż przydzielone danemu zespołowi w zarządzeniu kierownika jednostki,
• pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za składniki mienia lub osoby przez nią upoważnionej przez zespół spisowy w niepowiększonym składzie,
• przez zespoły, które mają dostęp do danych o stanie ilościowym spisywanych składników majątkowych.