Jak udokumentować obciążenie klienta kosztami nieuznanej reklamacji

Problem

Na zamówienie klienta z Niemiec wykonaliśmy szafki i dokonaliśmy ich dostawy w ramach wewnątrzwspólnotowej transakcji. Kilka miesięcy temu dostaliśmy od kontrahenta zgłoszenie reklamacyjne. W związku z tym nasz pracownik pojechał do Niemiec oraz dokonał oględzin i wizji lokalnej. Na tej podstawie uznaliśmy reklamację za niezasadną i chcemy obciążyć naszego klienta jej kosztami (paliwo, noclegi, dieta pracownika). Czy powinniśmy wystawić fakturę VAT? Jeśli tak, to jaką zastosować stawkę VAT?