Czy ryczałt za używanie przez dyrektora DPS samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku

Dom pomocy społecznej (DPS) jest jednostką organizacyjną powiatu. Starosta tego powiatu (jako pracodawca dyrektora DPS) podpisał z dyrektorem umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. W umowie ustalono limit w jazdach lokalnych na 500 km oraz miesięczny ryczałt w kwocie 417,90 zł. Czy otrzymywana przez dyrektora DPS kwota ryczałtu jest zwolniona z podatku dochodowego - pyta Czytelniczka z Warszawy.

Nie. Kwota ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych nie stanowi dla dyrektora DPS przychodu zwolnionego z podatku dochodowego. Kwota ta stanowi opodatkowany przychód ze stosunku pracy.

Co do zasady za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty - bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty - niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Są to ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof). W świetle tego przepisu, przychodami ze stosunku pracy są również zwracane pracownikom koszty używania własnych pojazdów do celów służbowych.

Przepisy updof przewidują szereg zwolnień obejmujących takie przychody. Należy do nich także zwolnienie obejmujące zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof).

Zwolnienie to przysługuje:

• do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
• do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w specjalnym rozporządzeniu.

Aby można było jednak zastosować to zwolnienie, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

1. obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw,
2. przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (nie dotyczy to przypadków rozliczania się ryczałtem).

W sytuacji opisanej w pytaniu nie został spełniony pierwszy z tych warunków - tj. warunek, aby obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynikały wprost z przepisów innych ustaw. W przepisach ustawy o pomocy społecznej można co prawda odnaleźć przepis przewidujący zwrot kosztów przejazdów (art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej), jednak na jego podstawie zwrot kosztów przejazdu przysługuje wyłącznie pracownikom socjalnym, do których obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku.

Zważywszy na to, że nie istnieje inny przepis, który mógłby stanowić podstawę przyznania zwrotu kosztów używania samochodu dyrektorowi DPS, ani inne zwolnienie, które mogłoby mieć w tej sytuacji zastosowanie - otrzymywana kwota ryczałtu stanowi dla dyrektora opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 31 maja 2016 r. (IPPB4/4511-630/16-2/MS) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że: (…) „art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej odnosi się do osób będących pracownikami socjalnymi, a więc takich, które są zatrudnione na stanowisku pracownika socjalnego. Dyrektor domu pomocy społecznej nie jest zatrudniony na takim stanowisku, a zatem nie jest on uprawniony do skorzystania ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, otrzymana przez pracownika-dyrektora kwota ryczałtu tytułem zwrotu kosztów używania samochodu osobowego, stanowiącego jego własność, do celów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, stanowi jego przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych”.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1428),

• art. 121 ust. 3c ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 930; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1475).

Jerzy Tramski

prawnik, pracownik kancelarii doradztwa podatkowego