Jak rozliczyć delegację zagraniczną kierowcy prowadzącego własną działalność

PROBLEM

Mam pytanie dotyczące rozliczenia delegacji zagranicznej kierowcy prowadzącego działalność gospodarczą na zasadach ogólnych. Kierowca ten nie posiada własnego pojazdu ciężarowego, lecz świadczy usługę dla innej firmy przewozowej, są to przewozy zagraniczne. Jak rozliczyć mu delegację, jeśli np. wyjeżdża z Polski i jego głównym celem jest Francja, a po drodze przejeżdża przez inne kraje, takie jak np. Niemcy?

RADA

Kierowca, który świadczy usługi w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, może rozliczyć koszty podróży (delegacji) przy uwzględnieniu zasad wynikających z przepisów rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Koszty te ma prawo wykazać w kosztach uzyskania przychodów z działalności, jeżeli koszty te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o pdof niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

UZASADNIENIE

W orzecznictwie przyjmuje się, że podróżą jest też realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności (wyrok WSA we Wrocławiu z 16 listopada 2016 r., I SA/Wr 593/16).

Zatem z tytułu podróży krajowej i zagranicznej osoba niebędąca pracownikiem, m.in. prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

do limitu określonego w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Świadczenie usług transportowych osobiście na rzecz innego podmiotu, poprzez odbywanie w związku z wykonywaniem tych usług krajowych i zagranicznych podróży służbowych pozwala przedsiębiorcy na takie działanie (interpretacja indywidualna z 27 października 2022 r. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.735.2022.1.RK).

Zatem przy rozliczaniu podróży zagranicznej przedsiębiorcy należy uwzględnić w szczególności następujące zasady:

• czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, przy czym może być więcej niż jedno państwo docelowe;
• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości a za niepełną odpowiednia jej część i w kwocie określonej w załączniku do powołanego rozporządzenia.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca świadczy usługi transportowe na rzecz spółki X pojazdem należącym do spółki na podstawie umowy cywilnoprawnej. Głównym celem podróży przedsiębiorcy realizującego te usługi jest Francja, przy czym po drodze przejeżdża m.in. przez Niemcy. 20 maja 2024 r. o godz. 5.00 przedsiębiorca wyjechał z bazy zleceniodawcy w Krakowie. Na granicy z Niemcami był o godz. 12.00. O godz. 23.00 przekroczył granicę Francji. 21 maja 2024 r. o godz. 6.00 wyruszył w drogę powrotną do Niemiec. Granicę tego kraju przekroczył o 14.30. W bazie w Krakowie był o godz. 21.00. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

• diety krajowe: 45 zł (łączny czas podróży wynosił 13,5 godz.);
• diety zagraniczne: 55 euro (dieta dla państwa docelowego – przyjęto tylko Francję) x 1 i 1/3 diety (1 doba i 2,5 godz.) = 73,33 euro.

Dietę zagraniczną należy przeliczyć według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof). Czyli w tym przypadku można przyjąć kurs z dnia poprzedzającego dzień zakończenia delegacji.

Bożena Goliszewska Chojdak

ekonomista, specjalista w zakresie kadr i płac oraz ubezpieczeń