Obowiązki pracodawcy na przełomie roku – o czym trzeba pamiętać

Planując wymiary czasu pracy na 2018 r. należy wziąć pod uwagę konieczność oddania dnia wolnego za święto, które przypada w sobotę. W 2018 r. trzeba będzie zapewnić pracownikom dodatkowy dzień wolny za święto Trzech Króli przypadające w sobotę 6 stycznia. Nie należy też zapominać o obowiązkach w zakresie urlopów wypoczynkowych. Niektórzy pracodawcy muszą bowiem ustalić m.in. plany urlopów na 2018 r., a wszyscy będą korzystać ze współczynnika urlopowego, jaki będzie obowiązywał w 2018 r.

I. Prawo pracy

1. Udzielanie urlopów wypoczynkowych na przełomie roku

Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Wyjątkowo niewykorzystanego w tym terminie urlopu należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Pracodawca spełni obowiązek udzielenia zaległego urlopu w terminie, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z tego urlopu najpóźniej 30 września i wykorzysta wszystkie dni zaległego urlopu w jednej części. Nie ma jednak potrzeby wykorzystania całego zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku, ponieważ art. 168 Kodeksu pracy wyraźnie określa, że w tym przypadku chodzi o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca powinien więc pod koniec danego roku przeanalizować sytuację urlopową poszczególnych pracowników i ustalić, ile dni urlopu pozostało im do wykorzystania. Następnie, w przypadku niewykorzystanych urlopów, powinien, jeżeli to możliwe, udzielić pracownikom urlopu w tym roku lub ustalić jego wykorzystanie w terminie do 30 września przyszłego roku.

Występowanie zaległości urlopowych mogą usprawiedliwiać jedynie okoliczności niezależne od pracodawcy, np.:

• długotrwała choroba pracownika,
• przebywanie pracownika na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym.

Po powrocie pracownika z takiej nieobecności pracodawca powinien ustalić z nim termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca danego roku lub udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku.

Może się jednak zdarzyć, że długotrwała nieobecność pracownika w pracy rozpocznie się w danym roku i zakończy już po 30 września kolejnego roku. Wówczas trudno jest przypisać pracodawcy winę za nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września kolejnego roku. Aby nie narazić się na taką odpowiedzialność, pracodawca powinien po powrocie pracownika do pracy w pierwszej kolejności udzielić mu całego zaległego urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownica miała zaplanowane wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu 2017 r. Jednak w listopadzie br. zachorowała i od tego czasu nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Pracownica jest w ciąży. Prawdopodobnie zwolnienie potrwa jeszcze kilka miesięcy. Pracownica może więc nie rozpocząć urlopu za 2017 r. do 30 września 2018 r. Pracodawca powinien zatem udzielić jej całości zaległego urlopu wypoczynkowego za 2017 r. niezwłocznie po jej powrocie do pracy, jeżeli nastąpi to po 30 września 2018 r.

W 2018 r. 30 września przypada w niedzielę. Należy zatem uznać, że pracodawca powinien udzielić urlopu wypoczynkowego wcześniej, np. najpóźniej 28 września 2018 r., jeżeli pracownicy mają wolne soboty i niedziele.

1.1. Koniec roku a urlop na żądanie

Pracodawca jest zobowiązany udzielić każdemu pracownikowi 4 dni urlopu we wskazanym przez pracownika terminie (art. 1672 Kodeksu pracy). Taki urlop przysługuje pracownikowi w każdym roku pracy w tym samym wymiarze 4 dni. Pracownik nie musi uzgadniać z pracodawcą terminu wykorzystania tego urlopu, a jedynie musi poinformować pracodawcę o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym korzysta z tego urlopu.

Urlop na żądanie, który nie został przez pracownika wykorzystany w danym roku kalendarzowym, staje się normalnym urlopem zaległym, który powinien być pracownikowi udzielony do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Dni tego urlopu tracą zatem z końcem roku kalendarzowego swój szczególny charakter urlopu na żądanie.

Pracownik w każdym kolejnym roku kalendarzowym nabywa prawo do 4 dni urlopu na żądanie. Takie rozwiązanie zapobiega zatem kumulowaniu przez pracownika dni takiego urlopu z poszczególnych lat.

PRZYKŁAD

Pracownik wykorzystał 16 dni z przysługującego mu w 2017 r. 20-dniowego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Nie korzystał przy tym z żadnego dnia urlopu na żądanie. Zatem pozostałe 4 dni urlopu, które w 2017 r. pracownik może wykorzystać na żądanie, nie będą już takim urlopem w 2018 r. Od 1 stycznia 2018 r. staną się zwykłymi zaległymi dniami urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie będzie mógł wykorzystać na żądanie, lecz jedynie na zasadach normalnego urlopu wypoczynkowego.

W sprawie niewykorzystanego w danym roku urlopu na żądanie wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy (pismo nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zdaniem PIP niewykorzystany urlop na żądanie staje się w kolejnym roku zwykłym urlopem wypoczynkowym, ale nie musi zostać udzielony do 30 września kolejnego roku, gdyż przepis nakazujący udzielenie zaległego urlopu do końca września kolejnego roku nie dotyczy urlopu na żądanie. Postępując zgodnie ze stanowiskiem PIP pracodawca nie naraża się na sankcje inspektora pracy. Musi jednak liczyć się z tym, że w razie wystąpienia pracownika do sądu pracy z roszczeniem o udzielenie zaległego urlopu do 30 września sąd nie podzieli stanowiska PIP w tej sprawie i nakaże udzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września.

Pracownik ma prawo skorzystać w 2018 r. z urlopu na żądanie (z puli 2018 r.), mimo niewykorzystania zaległych za 2017 r. dni urlopu wypoczynkowego. Jednak wykorzystane dni urlopu na żądanie pomniejszają w pierwszej kolejności liczbę dni urlopu zaległego za 2017 r. Pracownikowi z przysługującej w 2018 r. puli 4 dni urlopu na żądanie zostanie odjęta odpowiednia liczba dni i tym samym pomniejszeniu ulegnie przysługujący pracownikowi zaległy urlop.

PRZYKŁAD

Przyjmijmy, że pracownik miał zaległy urlop wypoczynkowy za 2017 r. w wymiarze 10 dni. W styczniu 2018 r. wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie z przysługujących mu 4 takich dni w 2018 r. Zatem pracownik będzie miał do wykorzystania 8 dni zaległego urlopu za 2017 r. i pełny urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni) za 2018 r. Jednak w 2018 r. będzie mógł wykorzystać jeszcze tylko 2 dni urlopu na żądanie.

1.2. Nabycie prawa do pierwszego urlopu na przełomie roku

Inaczej niż w przypadku pozostałych pracowników następuje nabywanie prawa do urlopu osób, które podejmują zatrudnienie w ramach stosunku pracy po raz pierwszy w życiu. Taki pracownik uzyskuje z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Zatem w pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwać 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy. W tym przypadku nie przewidziano obowiązku zaokrąglania wymiaru tego urlopu. Oznacza to, że gdyby pracodawca chciał ściśle udzielić pracownikowi nabytego przez niego ułamkowego wymiaru urlopu, musiałby przeliczyć go na godziny, a nawet na minuty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dokonać zaokrąglenia na korzyść pracownika i tym samym uniknąć problemów z ustaleniem wymiaru i udzieleniem urlopu. Udzielenie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego niż należny, jako korzystniejsze od powszechnie obowiązujących przepisów, jest zgodne z prawem.

Prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego na ogólnych zasadach pracownik nabywa 1 stycznia każdego kolejnego roku kalendarzowego (art. 153 § 2 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik został zatrudniony po raz pierwszy w życiu 13 listopada 2017 r. Zatem z upływem miesiąca, tj. 12 grudnia 2017 r., nabędzie prawo do 1/12 z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego, tj. 1,66 dnia w przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ten ...