Jak rozliczyć podróż prezesa zarządu pełniącego funkcję na podstawie powołania

Prezes zarządu naszej spółki na początku kwietnia 2018 r. wyjechał służbowo do kontrahenta do Niemiec. W tym celu wykorzystał prywatny samochód. Z prezesem nie został nawiązany stosunek pracy ani zlecenia. Swoją funkcję sprawuje wyłącznie na podstawie powołania. Czy w związku z tym przysługują mu nieobciążone podatkiem dochodowym należności z tytułu tej podróży, w tym kilometrówka? Po jakim kursie powinniśmy je ustalić, jeżeli prezes nie pobrał zaliczki na poczet kosztów tego wyjazdu?