Jak prawidłowo wypełnić nowy formularz ZUS ERP-7

Pracodawca zatrudniający pracownika ubiegającego się o emeryturę, rentę lub o ustalenie kapitału początkowego jest zobowiązany m.in. do wystawienia mu zaświadczenia o wysokości przychodu uzyskanego za poszczególne lata kariery zawodowej. Wskazane jest, aby wystawiając zaświadczenie skorzystał ze wzoru przygotowanego przez ZUS. Od 2 sierpnia 2018 r. ZUS udostępnił nową wersję  takiego formularza - ZUS ERP-7, która zastąpiła poprzedni wzór - ZUS Rp-7.

Obowiązek wystawienia przez pracodawcę zaświadczenia potwierdzającego wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych przez pracownika jest związany ze sposobem obliczania przez ZUS świadczeń emerytalno-rentowych. Kwota tych zarobków ma bowiem wpływ na wysokość emerytury (zarówno ustalanej na dotychczasowych zasadach, jak i nowej, a także renty z tytułu niezdolności do pracy). Ustalając wysokość wymienionych świadczeń, ZUS oblicza podstawę ich wymiaru. W tym celu wnioskodawca wskazuje wynagrodzenia z wybranych lat kalendarzowych - na ogół z 10 kolejnych z ostatniego 20-lecia poprzedzającego rok zgłoszenia wniosku o świadczenie lub z 20 dowolnych lat z całego okresu ubezpieczenia.

Obowiązujące obecnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412) nie przewiduje urzędowego wzoru takiego zaświadczenia. Wskazane jest jednak, aby pracodawcy korzystali ze wzoru formularza opracowanego przez ZUS.

Nowy formularz ZUS ERP-7

Nowy formularz zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS ERP-7 składa się z nagłówka oraz kilku sekcji. To pierwsza wizualna różnica w stosunku do poprzedniego wzoru formularza (ZUS Rp-7), który zawierał wyłącznie ponumerowane punkty, bez podziału na tematyczne bloki. Nowy formularz jest w tym względzie znacznie bardziej przejrzysty.

W nagłówku formularza płatnik składek jest zobowiązany zamieścić swoją pieczątkę, o ile ją posiada. W przypadku gdy zaświadczenie wypełnia inny podmiot niż płatnik składek (upoważniony lub uprawniony do dokonania tej czynności), zamiast płatnika składek własną pieczątkę zamieszcza właśnie ten podmiot.

Pierwsza sekcja formularza to krótka ,,Instrukcja wypełniania”, wskazująca przede wszystkim na zachowanie szczególnej staranności oraz kilka kwestii technicznych. Wyjaśnienia merytoryczne dotyczące wypełnienia poszczególnych sekcji zamieszczone są w ,,Informacji” dołączonej do formularza.

Zobacz formularz ZUS ERP-7 w zakładce Formularze, wzory i umowy na www.mp.infor.pl lub w zakładce Formularze i umowy na www.inforfk.pl.

Dane płatnika składek

Sekcja ,,Dane płatnika składek” to pierwsza sekcja formularza, którą płatnik składek musi wypełnić. W poprzedniej wersji formularza (ZUS Rp-7) płatnik składek wskazywał swoje dane w nagłówku formularza.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawia, co do zasady, wyłącznie ten pracodawca, który zatrudniał pracownika. Takie uprawnienie ma również następca prawny pracodawcy. Ponadto jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie ZUS ERP-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej. Płatnik składek może również upoważnić firmę zewnętrzną do obsługi księgowo-kadrowej, w tym do wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. ZUS uzna zaświadczenie wystawione również przez taki podmiot po przedstawieniu ważnego pełnomocnictwa w tym zakresie.

W sekcji ,,Dane płatnika składek” płatnik wpisuje, co do zasady, swój numer NIP. Numer REGON jest zobowiązany wpisać wyłącznie wtedy, gdy nie podał pierwszego identyfikatora. To zasadnicza różnica w stosunku do poprzedniej wersji formularza, w którym wskazanie obu identyfikatorów było obowiązkowe. W przypadku gdy płatnikowi składek nie nadano ani numeru NIP, ani numeru REGON, jest on zobowiązany podać numer PESEL lub serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (np. dowodu osobistego lub paszportu).

W następnych polach sekcji płatnik składek wpisuje: swoją nazwę (a jeśli jest osobą fizyczną - imię i nazwisko), ulicę, numer domu i lokalu, kod pocztowy i miejscowość. Jeśli adres płatnika znajduje się poza terytorium RP, w tej części sekcji powinien również wskazać nazwę państwa, w którym znajduje się ten adres. Ponadto jeśli płatnik składek do 31 grudnia 1998 r. zgłaszał pracowników do ubezpieczeń społecznych w deklaracjach rozliczeniowych imiennych, powinien podać Numer Konta Płatnika (NKP), jaki został mu wówczas nadany.

Sekcja formularza ZUS ERP-7 Dane płatnika składek

Dane osoby ubezpieczonej - pracownika

Sekcja ta jest przeznaczona na wskazanie danych osobowych ubezpieczonego. Płatnik składek podaje w niej imię i nazwisko ubezpieczonego, jego datę urodzenia, numer PESEL (a w razie jego braku - serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość). W poprzedniej wersji formularza (ZUS Rp-7) ta część zawierała również informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika. W nowej wersji druku (ERP-7) informacje te zostały przeniesione do odrębnej sekcji.

Sekcja formularza ZUS ERP-7 Dane osoby ubezpieczonej - pracownika

Informacje o pracowniku

W tej sekcji płatnik składek podaje (w punktach 1-4) podstawowe informacje dotyczące zatrudnienia ubezpieczonego. W pierwszym jej punkcie płatnik podaje okres, w którym ubezpieczony był zatrudniony. Jeśli nadal zatrudnia ubezpieczonego, w omawianej sekcji podaje wyłącznie datę początkową zatrudnienia.

Kolejne punkty sekcji są przeznaczone wyłącznie dla płatnika składek, który zatrudnia (zatrudniał) ubezpieczonego w ramach stosunku pracy. Jeśli okres zatrudnienia przypada przed 15 listopada 1991 r., a pracodawca zatrudniał pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, w punkcie 2 sekcji musi podać ten niepełny wymiar czasu pracy. Powinien to zrobić w formie ułamka zwykłego (np. 1/2 dla połowy wymiaru czasu pracy, 3/4 dla trzech czwartych wymiaru czasu pracy itd.). Konieczność podania niepełnego wymiaru czasu pracy wynika z zasad uwzględniania przez ZUS okresów pozostawania w stosunku pracy przypadających przed wspomnianą datą. Takie okresy ZUS zalicza bowiem do stażu ubezpieczeniowego, jeśli w czasie ich trwania pracownik był zatrudniony co najmniej na pół etatu.

W punkcie 3 omawianej sekcji pracodawca wskazuje, czy pracownikowi udzielono w okresie zatrudnienia urlopu bezpłatnego. Jeśli zaznaczy rubrykę ,,TAK”, jest zobowiązany podać, w jakich okresach przypadał ten urlop.

Punkt 4 sekcji ,,Informacje o pracowniku” służy do podania informacji o okresach urlopu wychowawczego lub urlopu bezpłatnego na wychowywanie dzieci. Jeśli pracodawca udzielał pracownikowi takich urlopów, powinien zakreślić rubrykę ,,TAK” oraz wskazać, w jakich okresach przypadały te urlopy, a także powinien wskazać imię i datę urodzenia dziecka (dzieci).

Informacje zawarte w punktach 3 i 4 pozwolą na prawidłowe ustalenie przez ZUS wymiaru okresów składkowych i nieskładkowych. Dane dotyczące urlopów udzielonych w celu wychowywania dzieci są również niezbędne w celu prawidłowego ustalenia wysokości kapitału początkowego.

Sekcja formularza ZUS ERP-7 Informacje o pracowniku

Informacje o wypłaconych świadczeniach

Kolejna sekcja formularza (,,Informacja o wypłaconych świadczeniach”) jest przeznaczona na wpisanie przez płatnika składek okresów, za które wypłacił ubezpieczonemu świadczenia z tytułu niezdolności do pracy.

W poszczególnych rubrykach tej części formularza płatnik wykazuje:

• okresy wypłacania pracownikowi wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na podstawie przepisów Kodeksu pracy lub innych odrębnych przepisów,
• okresy wypłacania ubezpieczonemu po 14 listopada 1991 r. zasiłków chorobowych, a także zasiłków opiekuńczych,
• okresy wypłacania ubezpieczonemu świadczenia rehabilitacyjnego.

Jeśli ubezpieczony w czasie swojego zatrudnienia przebywał na zwolnieniach lekarskich i w związku z tym ma wiele okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wówczas w tej sekcji płatnik składek powinien wpisać (w kolejności chronologicznej) tyle okresów, ile może zmieścić w danej rubryce. Pozostałe okresy pobierania wymienionych świadczeń powinien wykazać odrębnie w załączniku do zaświadczenia. Załącznik wykazujący okresy pobierania świadczeń chorobowych musi zawierać pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada) oraz podpis i pieczątkę te samej osoby upoważnionej przez płatnika, która wystawiła i podpisała zaświadczenie.

Sekcja formularza ZUS ERP-7 Informacja o wypłaconych świadczeniach

Informacje o kwotach wynagrodzenia/uposażenia

Kolejna sekcja to najobszerniejsza i najważniejsza część formularza, znajdująca się już na drugiej kartce (3 stronie) tego dokumentu. Na górze tej kartki płatnik składek, dla zachowania integralności zaświadczenia, powinien ponownie wpisać imię i nazwisko pracownika oraz datę urodzenia.

W tabeli zamieszczonej w omawianej sekcji płatnik składek jest zobowiązany wpisać składniki przychodu z poszczególnych lat kalendarzowych uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego. Na jednym formularzu może wykazać zarobki z 20 lat. To zasadnicza i korzystna zmiana w porównaniu z poprzednią wersją formularza (ZUS Rp-7). Poprzedni wzór formularza umożliwiał wpisanie zarobków jedynie z 10 lat kalendarzowych. Jeśli ubezpieczony był zatrudniony przez płatnika składek przez okres dłuższy niż 20 lat, płatnik powinien, w celu wykazania wynagrodzeń wypłaconych za pozostałe lata zatrudnienia, dołączyć drugi egzemplarz formularza ERP-7.

W obecnej wersji zaświadczenia usunięto wszystkie nadmiarowe informacje, które uprzednio znajdowały się we wzorze dokumentu (m.in. zrezygnowano ze wskazywania rodzaju stałych i zmiennych składników wynagrodzenia, z odrębnego wykazywania świadczeń w naturze, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zmieniono też sposób wykazania w tabeli kwot świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, dzieląc je na kwoty, które podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia w sposób nieograniczony w stosunku do rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na rok, za który przysługują (płatnik wykazuje te kwoty w kolumnie 4), oraz na kwoty, które w określonych przypadkach (gdy przysługują za lata kalendarzowe przypadające po 2004 r.) mogą być uwzględnione, pod warunkiem że wraz z oskładkowanym przychodem ubezpieczonego nie przekraczają rocznej podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia (płatnik wykazuje te kwoty w kolumnie 3).

Nowa wersja formularza o zatrudnieniu i wynagrodzeniu zawiera również dodatkową kolumnę (nr 5), w której płatnik składek wykazuje kwoty składników wynagrodzenia przysługujących w okresach pobierania świadczeń chorobowych, które normalnie (poza okresami świadczeń chorobowych) stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotychczas takiej odrębnej kolumny brakowało we wzorze formularza, a płatnik składek wpisywał te kwoty w punkcie 6 starego formularza (Dodatkowe informacje - uwagi).

Wypełniając kolejne kolumny tabelki nowego formularza ERP-7, pracodawca powinien wpisać w kolumnie:

• 1 - rok kalendarzowy, za który podaje wynagrodzenia;
• 2 - łączną kwotę stałych i zmiennych składników przychodu, należnych za dany rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne/ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj.:

- wynagrodzenia zasadniczego i innych stałych składników, np. dodatku: stażowego, funkcyjnego, zmianowego, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia,

- wynagrodzenia obejmującego świadczenia w naturze (w kwotach stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalno-rentowe),

- zmiennych składników wynagrodzenia, np. premii regulaminowych, nagród uznaniowych, nagród z zakładowego funduszu nagród - tzw. trzynastek, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,

- innych składników przychodu stanowiących podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia;

• 3 - należne za dany rok kalendarzowy kwoty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, przysługujące na podstawie Kodeksu pracy lub na podstawie szczególnych ustaw, a także kwoty zasiłków chorobowych, zasiłku macierzyńskiego i zasiłku opiekuńczego;
• 4 - należne za dany rok kalendarzowy kwoty świadczenia rehabilitacyjnego, dodatku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego i zasiłku wyrównawczego;
• 5 - składniki wynagrodzenia (np. dodatek stażowy, dodatek ratowniczy), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich z tej podstawy nastąpiło tylko dlatego, że zostały wypłacone obok świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem;
• 6 - kwoty przychodu należnego za dany rok kalendarzowy przypadający po 1998 r., który nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe;
• 7 - kwoty innych wypłaconych należności, które nie kwalifikują się do wykazania w kolumnach 2-6, oraz ich rodzaj - o ile są wliczane do podstawy wymiaru świadczeń (np. kwoty rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej).

Istotną zmianą formularza ERP-7 w stosunku do poprzedniego wzoru formularza (ZUS Rp-7) jest brak kolumny, w której płatnik składek sumuje składniki wykazane we wszystkich poprzednich kolumnach. Sumowania poszczególnych składników dokona ZUS.

Uwzględnianie tylko zarobków oskładkowanych i do określonego limitu

Wypełniając kolumny nr 2, 5 i 6 tabelki zamieszczonej na stronie 3 formularza, płatnik składek powinien uwzględnić tylko te składniki przychodu, które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (po 31 grudnia 1998 r.) w myśl przepisów obowiązujących w okresie, za które przysługiwały. Nie wolno więc płatnikowi wykazać w zaświadczeniu składników, które - zgodnie z obowiązującymi przepisami - nie podlegały składce na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wypełniając omawianą tabelkę, płatnik składek powinien dostosować się do zasad wliczania poszczególnych składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu) przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury lub renty i zaliczać poszczególne składniki do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Jeśli nie jest możliwe ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje, dolicza się ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Zasada wliczania poszczególnych wypłat do roku (okresu), za który zostały wypłacone, odnosi się również do składników, które przysługują za rok, w którym została osiągnięta maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. 30-krotność), o ile w roku wypłaty stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że takie doliczenie musi się wiązać z wyłączeniem doliczonej wypłaty z roku, w którym została wypłacona.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniał pracownika od 1 stycznia 1990 r. do 30 listopada 2017 r. Najkorzystniejsze zarobki pracownik miał w latach 2008-2017, w związku z czym zwrócił się do pracodawcy o wystawienie zaświadczenia ERP-7 wyłącznie za te lata. W tych latach pracodawca wypłacił pracownikowi:

1. stałe składniki wynagrodzenia, tj. wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy wypłacany zgodnie z układem zbiorowym pracy do końca 2013 r. (płatne do 25. dnia miesiąca za bieżący miesiąc) w wysokości: 2008 r. - 65 300 zł, 2009 r. - 67 400 zł, 2010 r. - 69 800 zł, 2011 r. - 71 200 zł, 2012 r. - 73 400 zł, 2013 r. - 75 800 zł, 2014 r. - 107 100 zł, 2015 r. - 120 700 zł, 2016 r. - 125 460 zł oraz 2017 r. - 130 300 zł;

2. zmienne składniki wynagrodzenia, tj. nagrody roczne, w wysokości: 4500 zł (wypłacone w styczniu 2009 r. za 2008 r.), 5000 zł (wypłacone w styczniu 2010 r. za 2009 r.), 5200 zł (wypłacone w styczniu 2011 r. za 2010 r.), 5400 zł (wypłacone w styczniu 2012 r. za 2011 r.), 5500 zł (wypłacone w styczniu 2013 r. za 2012 r.), 5600 zł (wypłacone w styczniu 2014 r. za 2013 r.), 7800 zł (wypłacone w styczniu 2015 r. za 2014 r.), 6000 zł (wypłacone w styczniu 2016 r. za 2015 r.) oraz 4000 zł (wypłacone w styczniu 2017 r. za 2016 r.);

3. wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz zasiłki chorobowe w wysokości: 2010 r. - 6320 zł, 2012 r. - 450,50 zł, 2013 r. - 1450,60 zł, 2014 r. - 12 450,45 zł, 2016 r. - 33 650 zł oraz 2017 r. - 34 120 zł;

4. świadczenie rehabilitacyjne w 2017 r. w wysokości 35 650 zł;

5. dodatek stażowy wypłacany w okresie pobierania świadczeń chorobowych w wysokości: 2010 r. - 1200 zł, 2012 r. - 90 zł, 2013 r. - 290 zł.

Wypełniając tabelę zamieszczoną na str. 3 formularza ERP-7, pracodawca powinien w poszczególnych kolumnach za kolejne lata 2008-2017 wpisać następujące kwoty:

W 2014 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy (107 100 zł), które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w tym roku. W styczniu 2014 r. wypłacił również nagrodę roczną przysługującą za 2013 r. (5600 zł), która została uwzględniona w przychodzie za 2013 r. Tym samym kwota tej nagrody podlega wyłączeniu z przychodu za 2014 r. Oprócz tego w styczniu 2015 r. pracodawca wypłacił nagrodę roczną za 2014 r., która stanowiła podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia w styczniu 2015 r. W związku z tym, że ww. nagroda przysługiwała za 2014 r., w kolumnie 1 tabelki pracodawca powinien wykazać kwotę 109 300 zł (107 100 zł - 5600 zł + 7800 zł). W 2014 r. pracodawca wypłacił również pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i zasiłek chorobowy w wysokości 12 450,45 zł. Łączna kwota przychodu za 2014 r. oraz świadczeń chorobowych (121 750,45 zł) przekracza roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za 2014 r. (112 380 zł). W związku z tym ZUS uwzględni przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia wyłącznie taką kwotę tych świadczeń, która łącznie z oskładkowanym przychodem nie przekroczy tego limitu (tj. kwotę 3080 zł). Pomimo to w kolumnie 3 pracodawca powinien wpisać pełną kwotę wypłaconych świadczeń chorobowych. Odpowiedniego ograniczenia dokona ZUS.

W 2015 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy (120 700 zł). W grudniu 2015 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tego roku (118 770 zł). W styczniu 2015 r. pracodawca wypłacił również nagrodę roczną przysługującą za 2014 r. (7800 zł), która została uwzględniona w przychodzie za 2014 r. Tym samym kwota tej nagrody podlega wyłączeniu z przychodu za 2015 r. Oprócz tego w styczniu 2016 r. pracodawca wypłacił nagrodę roczną za 2015 r. (6000 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia w styczniu 2016 r. W związku z tym, że ww. nagroda przysługiwała za 2015 r., w kolumnie 1 tabelki pracodawca powinien wykazać kwotę limitu składek za 2015 r. pomniejszoną o kwotę nagrody rocznej wypłaconej w 2015 r. za 2014 r. (podlegającej wliczeniu do przychodu za 2014 r.) oraz powiększoną o kwotę nagrody rocznej wypłaconej w styczniu 2016 r. za 2015 r. [(118 770 zł - 7800 zł) + 6000 zł], tj. 116 970 zł. Jednocześnie w kolumnie 6 pracodawca powinien wykazać kwotę wynagrodzenia, od której nie miał obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a od której musiał zapłacić składkę wypadkową (tj. 1930 zł).

W 2016 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy (125 460 zł). W grudniu 2016 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tego roku (121 650 zł). W styczniu 2016 r. pracodawca wypłacił również nagrodę roczną przysługującą za 2015 r. (6000 zł), która została uwzględniona w przychodzie za 2015 r. Tym samym kwota tej nagrody podlega wyłączeniu z przychodu za 2016 r. Oprócz tego w styczniu 2017 r. pracodawca wypłacił nagrodę roczną za 2016 r. (4000 zł), która stanowiła podstawę wymiaru składek na ww. ubezpieczenia w styczniu 2017 r. W związku z tym, że ww. nagroda przysługiwała za 2016 r., w kolumnie 1 tabelki pracodawca powinien wykazać kwotę limitu składek za 2016 r. pomniejszoną o kwotę nagrody rocznej przysługującej za 2015 r. i powiększoną o kwotę nagrody rocznej za 2016 r., tj. 119 650 zł [(121 650 zł - 6000 zł) + 4000 zł]. Jednocześnie w kolumnie 6 pracodawca powinien wykazać kwotę wynagrodzenia, od której nie miał obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a od której musiał zapłacić składkę wypadkową (tj. 3810 zł). Ponadto w związku z wypłatą wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłku chorobowego, łączną kwotę tych świadczeń (33 650 zł) pracodawca powinien wykazać w kolumnie 3 (pomimo tego, że ZUS nie uwzględni kwot tych świadczeń przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia).

W 2017 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze i dodatek stażowy (130 300 zł). W grudniu 2017 r. pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tego roku (127 890 zł). W styczniu 2017 r. pracodawca wypłacił również pracownikowi nagrodę roczną za 2016 r. (4000 zł). Kwota tej nagrody podlega wliczeniu do przychodu za 2016 rok. W związku z tym, roczna podstawa wymiaru składek, którą wykazałby za 2017 r. (127 890 zł) musi zostać pomniejszona o kwotę tej nagrody. Z kolei nagroda roczna za 2017 r. nie została wypłacona, gdyż w związku z ustaniem zatrudnienia z końcem listopada 2017 r. pracownik nie przepracował pełnego roku kalendarzowego. Kwota, którą pracodawca powinien wpisać w kolumnie nr 2, wynosi więc 123 890 zł (127 890 zł - 4 000 zł). Jednocześnie w kolumnie 6 pracodawca powinien wykazać kwotę wynagrodzenia i dodatku stażowego, od której nie miał obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a od której musiał zapłacić składkę wypadkową (tj. 2410 zł). Ponadto, w związku z wypłatą wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłku chorobowego, łączną kwotę tych świadczeń (34 120 zł) powinien wykazać w kolumnie 3 (pomimo że ZUS nie uwzględni kwot tych świadczeń przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia z uwagi na przekroczenie limitu podstawy wymiaru składek). Z kolei w kolumnie 4 pracodawca powinien wykazać pełną kwotę świadczenia rehabilitacyjnego, która zostanie uwzględniona w podstawie wymiaru świadczenia (35 650 zł) pomimo przekroczenia ww. limitu.

Informacja o przekroczeniu rocznego limitu składek

W tej sekcji formularza płatnik składek wpisuje rok i miesiąc, w którym przychód pracownika osiągnął tzw. 30-krotność. Informacja ta jest potrzebna do prawidłowego ustalenia przez ZUS podstawy wymiaru świadczenia oraz uwzględnienia - jako okresu składkowego - okresu, w którym składka emerytalna nie mogła być już opłacana ze względu na przekroczenie wspomnianego limitu.

Sekcja formularza ZUS ERP-7 Informacja o wypłaconych świadczeniach

Dodatkowe informacje/uwagi

W tej sekcji płatnik składek powinien wykazać składnik przychodu, co do którego ma wątpliwości, czy jest on uwzględniany w podstawie wymiaru świadczeń. Takiego składnika nie powinien wykazywać w tabeli na str. 3, a informacje o jego wypłacie zamieścić właśnie w tej sekcji, podając rodzaj tego składnika, kwotę, tytuł wypłaty oraz okres, w którym został wypłacony i za który przysługuje. W tej sekcji płatnik składek może również zgłosić inne dodatkowe informacje lub uwagi odnoszące się do danych wykazanych w zaświadczeniu.

Informacje dotyczące pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia

Tę sekcję formularza wypełnia się wówczas, gdy zaświadczenie wystawia pełnomocnik upoważniony do dokonania tej czynności przez płatnika składek. Pełnomocnik powinien wpisać w tej sekcji swoje dane: nazwę i adres firmy, numer NIP albo REGON, a jeśli nie ma nadanych tych identyfikatorów - numer PESEL, zakres udzielonego pełnomocnictwa i termin jego obowiązywania.

Informacja o dokumentach

W tej sekcji formularza płatnik składek informuje, na podstawie jakich dokumentów wystawił zaświadczenie (listy płac, kart wynagrodzeń, kart wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego). Zasadą jest, że powinien sporządzić zaświadczenie ZUS ERP-7 na podstawie dokumentacji płacowej ubezpieczonego. Jeżeli jednak w zakładzie pracy taka dokumentacja się nie zachowała, zaświadczenie ZUS ERP-7 może być wydane na podstawie dokumentacji osobowej pracownika (np. umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby). Potwierdzając wysokość zarobków na podstawie takiej dokumentacji, pracodawca powinien jednak uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania stosunku pracy, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki. Inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody, dodatki) pracodawca może uwzględnić w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy fakt wypłacenia składnika i opłacenia od niego składek jest udokumentowany.

Załączniki i odpowiedzialność za wystawienie zaświadczenia

W końcowej części formularza ZUS ERP-7 pracodawca powinien poinformować, czy do zaświadczenia dołącza załącznik uzupełniający informację o okresach wypłacania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Należy wskazać datę wystawienia zaświadczenia, a także podpisać ten dokument (własnoręczny podpis składa upoważniony pracownik lub osoba upoważniona do wystawienia zaświadczenia) oraz zamieścić pieczątkę. Poprzednia wersja formularza zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wymagała od płatnika składek zamieszczenia również pieczątki i podpisu kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika. Formularz w obecnej wersji nie przewiduje takiego wymogu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 5-7, art. 15, art. 53, art. 125, art. 125a, art. 174 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270

• § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe - Dz.U. Nr 237, poz. 1412

Maria Gałecka

prawnik, ekspert z zakresu ubezpieczeń społecznych