Od 2019 r. nowe raporty ZUS i zmiana starych

Od 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie dokumentacji pracowniczej i skrócą okres jej przechowywania. W związku z tym pojawiała się konieczność stworzenia nowych druków ZUS i modyfikacji starych. Na pracodawcach, którzy zdecydują się na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które podjęły pracę w okresie 1999-2018, będzie ciążyć obowiązek zebrania i podsumowania przebiegu ich zatrudnienia w nowym raporcie. Sprawdźmy, co jeszcze zmieni się w dokumentacji ZUS od nowego roku.

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze należy przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal należy przechowywać przez okres 50 lat.

Natomiast w stosunku do osób zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. ustawodawca przewidział możliwość skrócenia okresu przechowywania akt z 50 do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca:

• przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW), a następnie
• sporządzi i przekaże raport informacyjny (ZUS RIA).

Oświadczenie o zamiarze skrócenia przechowywania akt - ZUS OSW