Nowe zasady prowadzenia akt osobowych. Plusy i minusy elektronizacji

Od 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej: ustawa o elektronizacji akt osobowych). W następstwie tej zmiany, z dniem 1 stycznia 2019 r. traci moc obowiązujące dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, które zastąpiono rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Przyjęte w ustawie o elektronizacji akt osobowych zmiany nakładają na każdego pracodawcę nowe obowiązki i zadania dotyczące zakładania, prowadzenia i przechowywania akt osobowych. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zmienia układ akt, powstaje w nich nowa część D, natomiast w części A, B, C zmienia się zakres gromadzonej dokumentacji. Część D zawierać będzie wyłącznie dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej i innej odpowiedzialności wynikającej z przepisów szczególnych. Wymaga to dostosowania przez pracodawcę akt osobowych do nowych rozwiązań prawnych w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów prawa pracy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej

Ustawa o elektronizacji akt osobowych umożliwia pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie postaci - papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to również poszczególnych rejestrów i ewidencji wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej danego pracownika, np. ewidencji czasu pracy czy urlopów. Co więcej, pracodawca może zmienić dotychczasową formę dokumentacji pracowniczej w każdym momencie trwania stosunku pracy (np. od razu po podpisaniu umowy o pracę, w czasie trwania stosunku pracy czy też po wręczeniu pracownikowi wypowiedzenia) - zmieniony art. 94 pkt 9a oraz nowo dodany art. 94 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.).