Obciążenie kosztami zużytego prądu a VAT

Prowadzimy przebudowę budynku instytucji kultury. Firma przeprowadzająca prace korzysta z naszego prądu. Chcemy obciążyć ją z tego tytułu kosztami. Jak zrobić to prawidłowo - jaki dokument wystawić, w jakim terminie? Opłacając fakturę za prąd, nie odliczyliśmy VAT.