Instruktaż: Uzgodnienie sald – krok po kroku

Inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald powinna być przeprowadzana do 15 stycznia roku kolejnego. Czy oznacza to, że w tym terminie trzeba skończyć wysyłkę wezwań do uzgodnienia do kontrahentów, czy też do 15 stycznia trzeba całkiem rozliczyć tę inwentaryzację? A co zrobić z saldami należności od kontrahentów, którzy nie odpowiedzą na wezwania do uzgodnienia do 15 stycznia? Czy można je uznać za uzgodnione?

Te i podobne pytania pojawiają się zawsze na koniec roku w mediach społecznościowych dla księgowych. Dlatego przedstawiamy - krok po kroku - jak powinno wyglądać prawidłowe uzgodnienie sald należności od kontrahentów.

Krok 1 Ustalenie terminu, w jakim w jednostce będą przeprowadzane uzgodnienia sald z kontrahentami

Główny księgowy powinien przeanalizować następujące czynniki wpływające na długość czasu potrzebnego na uzgodnienie sald z kontrahentami:

• liczbę sald wymagających uzgodnienia,
• liczbę sald złożonych (obejmujących duże kwoty należności o różnym stopniu przeterminowania),
• zakres wspomagania informatycznego uzgodnień przez oprogramowanie finansowo-księgowe (np. możliwość automatycznej wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty na dowolny dzień, możliwość automatycznego wystawiania wezwań do zapłaty czy tworzenia zestawień różnic),
• liczbę kontrahentów, z którymi można uzgadniać salda w drodze elektronicznej,
• obsadę komórki księgowości, w tym szczególne warunki pracy w czasie epidemii COVID-19.

Od tych warunków zależy, jak długo będzie trwało uzgodnienie sald. Maksymalnie (art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 uor). W tym czasie trzeba przeprowadzić wszystkie czynności składające się na inwentaryzację metodą uzgodnień sald: