Nieprawidłowe udokumentowanie uzgodnień sald przy inwentaryzacji zobowiązań jednostki

Nieprawidłowość

Jednostka otrzymywała od kontrahentów wezwania do uzgodnienia sald mailowo w formacie PDF, według stanu na dowolnie wybrane przez nich dni przypadające w okresie od 1 października roku obrotowego do 15 stycznia roku kolejnego. Druki wezwań do uzgodnień, zawarte w tych plikach, nie były podpisane przez kontrahentów. Mimo to jednostka używała tych druków jako jedynych dokumentów na potwierdzenie prawidłowości sald zobowiązań. W związku z tym kontrolujący zarzucili kierownikowi jednostki przeprowadzenie inwentaryzacji zobowiązań metodą weryfikacji sald niezgodnie z uor, czyli popełnienie czynu z art. 18 pkt 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych.

Prawidłowe postępowanie

Druków wezwań do uzgodnień sald nieuwierzytelnionych przez kontrahentów jednostki nie można wykorzystywać przy inwentaryzacji zobowiązań. Poza tym uzgodnienia przeprowadzone według stanu na inny dzień niż 31 grudnia roku obrotowego nie spełniają wymogów co do terminu przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej zobowiązań metodą weryfikacji sald, dlatego wezwań do uzgodnień nie można wykorzystać jako jedynych dokumentów przy weryfikacji sald.

Zobowiązania jednostki inwentaryzuje się corocznie na ostatni dzień roku obrotowego metodą weryfikacji sald z dokumentacją jednostki (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Aby prawidłowo je zinwentaryzować, salda zobowiązań wykazane w księgach rachunkowych na odpowiednim koncie rozrachunkowym trzeba porównać z dokumentacją, a następnie zweryfikować ich wartość. Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, jakiego rodzaju dokumentację należy stosować przy tej weryfikacji. Wskazówki w tym zakresie są zawarte w pkt 8 „Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami” Stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Stanowisko to należy brać pod uwagę na etapie ustalania polityki rachunkowości jednostki, w szczególności instrukcji inwentaryzacyjnej (art. 10 ust. 3 uor). Zgodnie ze wskazówkami tam zawartymi przy inwentaryzacji zobowiązań jednostka musi korzystać z odpowiednich dokumentów, w tym przesłanych przez kontrahentów wezwań do uzgodnienia sald. Z kolei wezwania do uzgodnienia sald przekazywane drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail) można stosować w inwentaryzacji, jeśli