Wniosek o urlop wychowawczy – jak go prawidłowo sformułować

Urlop wychowawczy jest udzielany na pisemny wniosek pracownika. Powinien on zawierać podstawowe informacje potrzebne pracodawcy do prawidłowego udzielenia tego urlopu. We wniosku należy zatem wskazać dane pracownika i jego dziecka, termin, na jaki ma zostać udzielony urlop wychowawczy, oraz okres i liczbę części dotychczas wykorzystanego urlopu. 

Wniosek o urlop wychowawczy powinien zostać złożony najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wychowawczego, jeśli pracownik spełnia wszystkie warunki uprawniające go do tego urlopu. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że udzielenie urlopu wychowawczego może spowodować dezorganizację pracy w zakładzie.

Wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego albo jego części powinien zawierać:

1. imię i nazwisko pracownika,
2. imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część,
3. wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko,
4. wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko,
5. określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Do wniosku należy dołączyć odpowiednie załączniki potwierdzające okoliczności wskazane w treści wniosku.

Wzór wniosku o urlop wychowawczy

Komentarz 1. Termin złożenia wniosku

Wniosek o urlop wychowawczy należy złożyć najpóźniej na 21 dni przed rozpoczęciem tego urlopu. Można go zatem złożyć znacznie wcześniej, np. 6 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli pracownik nie zachowa tego terminu, pracodawca udziela urlopu wychowawczego nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku. Nie ma jednak przeszkód, żeby pracodawca udzielił tego urlopu wcześniej, przed upływem 21 dni od otrzymania wniosku o urlop wychowawczy. Zależy to jednak wyłącznie od jego dobrej woli. Pracownik może wycofać wniosek o urlop wychowawczy nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem urlopu. Składa wówczas pracodawcy pisemne oświadczenie w tej sprawie. Późniejsze wycofanie wniosku o urlop wychowawczy jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą pracodawcy.

Komentarz 2. Osoba wnioskująca o urlop wychowawczy

W tym miejscu wniosku należy wskazać dane pracownika ubiegającego się o urlop wychowawczy. Wystarczy podać jego imię i nazwisko. Można również wskazać stanowisko pracy oraz adres zamieszkania pracownika.

O urlop wychowawczy może ubiegać się pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy (art. 186 § 1 Kodeksu pracy). Do tego okresu wliczamy wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia. Dotyczy to więc okresów zatrudnienia zarówno u tego samego, jak i u innych pracodawców. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że występują przerwy między poszczególnymi okresami pracy. Przy obliczaniu stażu uprawniającego do urlopu wychowawczego nie uwzględniamy natomiast okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło) czy np. okresów prowadzenia działalności gospodarczej.

WAŻNE(!)

Prawo do urlopu wychowawczego ma pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.

Urlop wychowawczy jest udzielany w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Nie ma jednak przeszkód, żeby udzielać tego urlopu pracownikom, których dzieci uczęszczają np. do żłobka czy przedszkola.

Komentarz 3. Termin udzielenia urlopu wychowawczego

W tym miejscu należy podać okres, w jakim pracownik zamierza korzystać z urlopu wychowawczego. Wskazując termin udzielenia urlopu wychowawczego, można go określić datą, np. od 1 kwietnia 2021 r. do 31 marca 2022 r., lub podać, że pracownik wnioskuje np. o 8 miesięcy urlopu wychowawczego.

Przepisy nie określają, ile powinien trwać minimalny okres urlopu wychowawczego. Pracownik może więc wystąpić o udzielenie nawet 1 dnia urlopu wychowawczego.

Komentarz 4. Dziecko, na które przysługuje urlop wychowawczy

W tym miejscu trzeba wskazać imię i nazwisko dziecka, na które jest udzielany urlop wychowawczy, oraz datę jego urodzenia.

Urlop wychowawczy jest udzielany do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończyło 6 lat. W tym terminie urlop ten powinien się zakończyć, nawet jeżeli pracownik złoży wniosek przed jego upływem. Wówczas pracodawca powinien udzielić urlopu tylko do 31 grudnia tego roku, w którym dziecko ukończyło 6 lat.

Przykład

Dziecko urodziło się 3 stycznia 2021 r. Urlop wychowawczy może zostać wykorzystany najpóźniej do 31 grudnia 2027 r. Nie można więc rozpocząć korzystania z urlopu wychowawczego przed 31 grudnia 2027 r., a zakończyć już po tym terminie.

WAŻNE(!)

Pracownik może wnioskować o urlop wychowawczy do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Komentarz 5. Wymiar urlopu wychowawczego

W tym miejscu trzeba wskazać wymiar wykorzystanego dotychczas urlopu wychowawczego na dziecko wymienione we wniosku na dzień rozpoczęcia tego urlopu. Określając ten wymiar, należy wziąć pod uwagę urlop wykorzystany zarówno przez matkę, jak i przez ojca dziecka.

Urlop wychowawczy przysługuje zasadniczo w wymiarze 36 miesięcy. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy rodzic dziecka ubiega się o urlop na jedno dziecko czy bliźniaki. Jednak jeden rodzic może faktycznie wykorzystać jedynie 35 miesięcy tego urlopu, ponieważ 1 miesiąc urlopu wychowawczego jest zastrzeżony wyłącznie dla jednego z rodziców i może z niego skorzystać tylko jedno z nich. Istnieją wyjątki, kiedy jeden z rodziców lub opiekunów może wykorzystać pełną pulę 36 miesięcy. Jest to dopuszczalne w sytuacji, gdy:

- drugi rodzic dziecka nie żyje,

- drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska,

- drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu,

- gdy dziecko pozostaje pod opieką tylko jednego opiekuna.

W przypadku wnioskowania o udzielenie urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy, do wniosku o urlop wychowawczy trzeba dołączyć:

1) skrócony odpis aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, w przypadku gdy drugi z rodziców nie żyje, albo

2) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka lub dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, w przypadku gdy drugiemu rodzicowi nie przysługuje władza rodzicielska albo taka władza uległa ograniczeniu bądź zawieszeniu, albo

3) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, w przypadku gdy drugi rodzic został pozbawiony władzy rodzicielskiej, albo

4) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo o zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki, w przypadku gdy dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna.

Jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, może być mu udzielony oprócz podstawowego urlopu wychowawczego dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy. Nie może on jednak przypadać na okres dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia. W tym przypadku do wniosku o urlop wychowawczy trzeba dołączyć kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziec­ka, w związku z którym ma być udzielony urlop wychowawczy.

Obecnie rodzice dziecka mogą korzystać z urlopu wychowawczego jednocześnie. Wówczas urlop ten liczy się podwójnie.

Przykład

Matka i ojciec dziecka wystąpili jednocześnie do swoich pracodawców o skorzystanie z 12 miesięcy urlopu wychowawczego na dziecko w wieku 2 lat. W takim przypadku wykorzystają oni w sumie na to dziecko 24 miesiące urlopu wychowawczego. Pozostanie im więc do wykorzystania jeszcze 12 miesięcy tego urlopu. Mogą z niego skorzystać wspólnie, np. jednocześnie przez 6 miesięcy.

Komentarz 6. Liczba składanych wniosków o urlop wychowawczy

W tym miejscu trzeba podać liczbę wniosków dotychczas złożonych o urlop wychowawczy na dziecko, na które pracownik ubiega się o ten urlop. Wskazanie liczby złożonych wniosków jest dokonywane na dzień planowanego rozpoczęcia urlopu wychowawczego.

Wniosek o urlop wychowawczy pracownik może złożyć w 5 częściach. Nie określono przy tym minimalnej ani maksymalnej długości jednej części. Jeśli więc początkowo dana osoba zdecyduje się na krótszy wymiar, po jego wykorzystaniu może złożyć kolejny wniosek o urlop wychowawczy. Pracownik, który wykorzystał już urlop wychowawczy w 5 częściach, mimo że nie zużył go w pełnym wymiarze, traci do niego prawo.

Przy wnioskowaniu o urlop wychowawczy należy zwrócić uwagę na powiązanie liczby części urlopu rodzicielskiego z liczbą części urlopu wychowawczego. Jeśli wykorzystanie części urlopu rodzicielskiego nie będzie następowało bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej części urlopu rodzicielskiego i urlopie macierzyńskim (co jest dopuszczalne w odniesieniu do 16-tygodniowej części urlopu rodzicielskiego), to liczba wykorzystanych w ten sposób części urlopu rodzicielskiego pomniejszy liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego.

Przykład

Na dziecko urodzone 9 stycznia 2021 r. pracownik złoży wniosek o wykorzystanie 16 tygodni urlopu rodzicielskiego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. Pozostałe 16 tygodni urlopu rodzicielskiego pracownik chce wykorzystać w 2 częściach, z czego pierwszą, 8-tygodniową - w 2022 r., a drugą, też 8-tygodniową - w 2023 r. W takiej sytuacji pracownik będzie mógł wnioskować o urlop wychowawczy maksymalnie 3 razy zamiast 5 razy, gdyż liczbę części urlopu wychowawczego powinno się pomniejszyć o 2 części. Pomniejszenie liczby części urlopu wychowawczego nie wpłynie na ogólny wymiar tego urlopu - nadal wyniesie on 36 miesięcy (przy czym 1 miesiąc będzie przeznaczony do wyłącznego wykorzystania przez drugiego rodzica dziecka - o ile żyje i ma uprawnienia rodzicielskie).

W związku z taką regulacją do wniosku o urlop wychowawczy należy dołączyć oświadczenie pracownika dotyczące korzystania z części urlopu rodzicielskiego na dane dziecko w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu poprzedniej części urlopu rodzicielskiego albo zasiłku za okres odpowiadający okresowi części urlopu rodzicielskiego. Oświadczenie powinno wskazywać też liczbę części urlopu rodzicielskiego wykorzystanych w taki sposób.

Komentarz 7. Oświadczenie o niekorzystaniu/korzystaniu z urlopu wychowawczego przez drugiego rodzica

Do wniosku o urlop wychowawczy trzeba dołączyć oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku. Konieczne jest również dołączenie oświadczenia o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego, jeśli będzie to miało miejsce w okresie objętym wnioskiem. Takie oświadczenia można również zamieścić w treści wniosku składanego pracodawcy przez pracownika. Wskazane oświadczenia nie są wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia go władzy rodzicielskiej lub ograniczenia albo zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka. Wówczas do wniosku trzeba dołączyć:

- kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ograniczeniu lub pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo

• ograniczeniu lub zwolnieniu z opieki drugiego opiekuna dziecka, albo

- dokumenty lub oświadczenie pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 182^1c § 3, art. 186 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

§ 23 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków - Dz.U. z 2015 r. poz. 2243

Marek Skałkowski

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Warszawie