Prowadzenie i coroczny przegląd dokumentacji związanej z ZFŚS

Podstawowym dokumentem stanowiącym o zasadach wypłaty świadczeń z ZFŚS jest regulamin. Uzupełnieniem do niego jest oświadczenie o sytuacji socjalnej pracownika i jego rodziny oraz wnioski o przyznanie świadczeń i dopłat. Jednostka jest także zobowiązana do corocznego przeglądu danych. Ich gromadzenie obwarowane jest bowiem przepisami o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS), przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz przyznanie dopłat zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej osoby uprawnionej do uzyskania świadczeń z ZFŚS. Osobami uprawnionymi na podstawie przepisów wspomnianej ustawy do uzyskania świadczeń są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS w regulaminie.

Uzyskanie świadczenia z ZFŚS powinno być więc poprzedzone ustaleniem sytuacji socjalnej osoby ubiegającej się o świadczenie, co wymaga zebrania informacji o stanie rodziny, uzyskiwanych dochodach, w niektórych przypadkach także informacji dotyczących stanu zdrowia.

Jako administrator danych ZFŚS pracodawca powinien w zakresie ochrony danych osobowych przestrzegać zarówno obowiązków wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: RODO, jak i przepisów ustawy o ZFŚS.

Ustalenie sytuacji socjalnej wiąże się bowiem z pozyskaniem i przetwarzaniem danych osobowych, stąd wpływ na funkcjonowanie ZFŚS mają również przepisy RODO.

SŁOWNICZEK

Dane osobowe - informacje, które można przypisać konkretnej i identyfikowalnej osobie, w szczególności: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.