Serwis Prawno-Pracowniczy / Niezbędnik Kadrowo-Płacowy 16/2022 z 20.08.2022 [dodatek: Serwis Prawno-Pracowniczy]

Artykuł aktualny

na dzień 16.12.2025

Od 1 stycznia 2025 r. ustala się: minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4666 zł, oraz minimalną stawkę godzinową w wysokości 30,50 zł. W 2023 r. odwołano stan zagrożenia epidemicznego.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników - obowiązki pracodawcy

Wstęp

Przepisy prawa pracy umożliwiają pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Należy przez to rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Podnoszenie kwalifikacji jest możliwe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na skierowanie pracownika na naukę lub zgodzi się na dokształcanie podjęte z inicjatywy pracownika, powinien zapewnić mu możliwość skorzystania z urlopu szkoleniowego i zwolnić z całości lub części dnia pracy w wymiarze, który pozwoli na uczestniczenie w zajęciach. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przy podejmowaniu przez pracodawcę decyzji o wspieraniu pracowników przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych ma on swobodę w tym zakresie, jednak z pewnymi wyjątkami. Ta swoboda jest ograniczona przepisami ogólnie obowiązującymi, które nakazują równe traktowanie wszystkich pracowników. Reguły te odnoszą się nie tylko do warunków zatrudnienia, ale też dostępu do różnych form dokształcania podnoszącego kwalifikacje pracowników.

Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Nie dotyczy to sytuacji, gdy zatrudniający nie zobowiąże pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji i związanego z tym ewentualnego zwrotu kosztów.

Pewne uprawnienia w ww. zakresie mogą być przyznane także dokształcającemu się pracownikowi bez zgody lub inicjatywy pracodawcy. Są to przeważnie: zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania za ten czas prawa do wynagrodzenia oraz urlop bezpłatny. Wymiar tych zwolnień i urlopu ustalany jest w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Pracownik może podnosić kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). W tym zakresie pracodawca podejmuje swobodną decyzję i nie jest związany wnioskiem pracownika. Jeżeli jednak skieruje pracownika na naukę lub wyrazi zgodę na dokształcanie podjęte z inicjatywy zatrudnionego, powinien zagwarantować mu możliwość skorzystania z dodatkowych odpłatnych uprawnień urlopowych i zwolnić z całości lub części dnia pracy na czas uczestnictwa w zajęciach.

Pracodawca jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (art. 17, art. 94 pkt 6 i art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Jednak obowiązek ten należy rozumieć jako zapewnienie pracownikom warunków sprzyjających dokształcaniu.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (III UK 33/17) Sąd Najwyższy wskazał, że:

SN Do pracodawcy należy (...) „ułatwianie” podnoszenia kwalifikacji, przez co należy rozumieć nieodmawianie bez uzasadnionych przyczyn zgody na korzystanie z wybranej przez pracownika formy kształcenia oraz tworzenie pozytywnej atmosfery wobec uczących się pracowników. Pracodawca może wyrazić zgodę na kształcenie się pracownika (także w czasie pracy), jednak z żadnych przepisów nie wynika dla pracodawcy obowiązek ponoszenia w takiej sytuacji kosztów zdobywania przez pracownika wykształcenia. Pracodawca w omawianym zakresie powinien jednak mieć na uwadze, że pominięcie pracownika w typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe może być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu (art. 18^3b § 1 pkt 3 k.p.). Z drugiej strony również pracownik, wobec którego pracodawca wystąpił z inicjatywą zawarcia umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie ma obowiązku jej zawarcia. Musi się on jednak liczyć z tym, że jeżeli jego kwalifikacje zawodowe nie będą odpowiadały potrzebom pracodawcy, okoliczność ta może stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Pracownik nie może zatem domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (wyroki Sądu Najwyższego: z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660 i z 20 kwietnia 2006 r., I UK 260/05, OSNP 2007/9-10/140). Decyzja pracodawcy o skierowaniu pracownika np. na szkolenie czy wyrażenie zgody na udział w tej formie dokształcania ma bowiem charakter uznaniowy.

W powołanym wyroku z 25 maja 2000 r. (I PKN 657/99, OSNP 2001/22/660) Sąd Najwyższy zwrócił ponadto uwagę, iż pracodawca nie ma obowiązku szkolenia pracowników. Jego zadaniem jest ułatwianie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli pracownicy sami chcą podnosić te kwalifikacje. Ponadto dbałość o kwalifikacje zawodowe jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych pracowników, która warunkuje ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie kwalifikacji zawodowych stało się cennym dobrem o wymiernej wartości na rynku pracy. Wobec tego sami pracownicy troszczą się o ich zdobywanie lub podwyższanie. To pracownik powinien być zainteresowany podwyższaniem swoich kwalifikacji, a w związku z tym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie. Obowiązek pracodawcy dotyczy jedynie ułatwiania dokształcania.

W piśmie z 25 sierpnia 2011 r. (SPS-023-23897/11) Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej stwierdziło, że:

MPiPS (...) podjęcie decyzji, czy celowe jest, by pracownik podnosił swoje kwalifikacje zawodowe czy nie - także z uwzględnieniem obowiązków i kosztów pracodawcy z tym związanych - należy do swobodnej decyzji pracodawcy. Jedynym szkoleniem, na które pracodawca musi skierować pracownika (na swój koszt i w czasie pracy pracownika), jest szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy) (...).

Polecenie pracodawcy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). W § 2 tego artykułu znajdują się tylko niektóre obowiązki pracownika, do których należą:

• przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy;
• przestrzeganie regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku;
• przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;
• dbanie o dobro zakładu pracy, ochrona jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
• przestrzeganie tajemnicy określonej w odrębnych przepisach;
• przestrzeganie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Zatem ww. katalog obowiązków pracownika jest otwarty. Wśród ekspertów prawa pracy uznaje się, że pracodawca nie zawsze może wydawać pracownikowi polecenia dotyczące obowiązku dokształcania. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy polecenie dotyczy takiego zakresu wiedzy, która jest niezbędna do tego, aby w ogóle przystąpić do wykonywania zleconych zadań, lub której pozyskanie może zwiększyć efektywność czy poprawić jakość pracy wykonywanej przez pracownika. Rodzaje form dokształcania, z których muszą skorzystać pracownicy i są one jest niezbędne lub pożądane na danym stanowisku albo przy wykonywaniu określonego rodzaju prac, powinny zostać określone przez pracodawcę w regulacjach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy, regulaminie szkoleń albo w zarządzeniach - jeżeli pracodawca nie tworzy tego rodzaju regulaminów.

W takim przypadku wydanie polecenia dotyczącego dokształcania jest uzasadnione i odmowa jego wykonania przez pracownika może wiązać się z określonymi konsekwencjami, np. wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przykład 1

Pracodawca rozbudowuje dział sprzedaży. Organizuje zupełnie nową gałąź w tym dziale zajmującą się sprzedażą internetową. W tym celu zakupił specjalne, bardzo nowoczesne oprogramowanie, na którym opiera się ta forma sprzedaży. Pracodawca zrekrutował nowy zespół do tego działu. Jednym ze szkoleń obowiązkowych dla pracowników działu sprzedaży internetowej jest 3-dniowe szkolenie z obsługi tego oprogramowania. Jest to szkolenie obowiązkowe, bez odbycia którego praca nie będzie wykonywana prawidłowo, a nawet wcale. Odmowa przez pracownika odbycia takiego szkolenia może zostać potraktowana jak odmowa wykonania polecenia służbowego.

Jeżeli podnoszenie kwalifikacji dotyczy takiej wiedzy, której zdobycie nie wpływa na pracę, lecz jest jedynie uzupełnieniem posiadanych przez pracownika kompetencji, albo nie ma w ogóle związku z pracą, wydawanie w tym zakresie przez pracodawcę polecenia dokształcania można uznać za niezasadne. Podjęcie tego rodzaju doszkalania powinno bowiem odbywać się za zgodą pracownika.

Przykład 2

Pracodawca otrzymał od swojego kontrahenta pakiet szkoleń z wykonywania makramy (wiązane ozdoby) dla 10 osób. Zobowiązał pracowników działu administracji do odbycia tego szkolenia i poza godzinami ich pracy (prowadzący przeszkoli uczestników w siedzibie firmy). Tego rodzaju umiejętności nie są wymagane, aby pracownicy mogli prawidłowo wykonywać swoje obowiązki. Nie stanowią żadnego uzupełnienia ich wiedzy na zajmowanych stanowiskach. Część osób odmówiła wzięcia udziału w szkoleniu. Pracodawca nie może w stosunku do tych osób wyciągnąć żadnych konsekwencji służbowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na jeszcze inny aspekt dokształcania. Pod pozorem podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie można niekorzystnie kształtować wynagrodzenia pracowników. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli szkolenie odbywa się w zakładzie pracy lub na stanowisku pracy i ma charakter praktyczny, a pracodawca traktuje czynności tak wykonywane jak szkolenie, a nie pracę, i w konsekwencji nie wypłaca wynagrodzenia za ten czas. Na ten problem zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 144/04, OSNP 2005/17/265), w którym uznał, że

SN (...) praktyczne szkolenie osób już zatrudnionych (pracowników) zasadniczo powinno odbywać się w ramach stosunków pracy łączących ich z pracodawcami, natomiast wyjątkowo szkolenie takie może być prowadzone poza tym stosunkiem, ale tylko wtedy, gdy szkoleniowy cel i szkoleniowe metody wyraźnie dominują. Wyłączność celu szkoleniowego jest łatwo uchwytna, gdy realizowany program nie ma aspektów praktycznych, związanych zwłaszcza z wykonywaniem zajęć praktycznych na stanowisku pracy w zakładzie pracy. Tak jest w przypadku szkolenia poprzez naukę w szkole, a także w przypadku takich form pozaszkolnych jak studia podyplomowe, kursy i seminaria. Trudności pojawiają się natomiast, gdy szkolenie odbywa się w zakładzie pracy lub na stanowisku pracy i ma charakter praktyczny. W razie wątpliwości należy się w takim wypadku opowiadać za tezą, iż odbywa się ono w ramach stosunku pracy, co oznacza, że jest ono równoznaczne z wykonywaniem pracy przez pracownika.

Dokumentowanie przez pracownika prawa do świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

Aby potwierdzić prawo pracownika do świadczeń związanych z dokształcaniem, pracodawca może żądać od zatrudnionego poświadczenia kontynuowania nauki na każdym jej etapie. Uregulowania m.in. w tym zakresie powinna zawierać umowa szkoleniowa, jeżeli powstanie obowiązek jej zawarcia. W przypadku braku obowiązku zawarcia umowy, rekomenduje się jej nawiązanie choćby do celów dowodowych i ochrony uprawnień jej stron.

Przykład 3

Strony zawarły w umowie szkoleniowej postanowienie, zgodnie z którym potwierdzeniem zaliczenia każdego semestru przez pracownika skierowanego przez pracodawcę na studia jest zaświadczenie wystawione przez uczelnię. Na podstawie takiego zaświadczenia pracodawca dokonuje opłaty za semestr i udziela pracownikowi innych świadczeń ustalonych w umowie szkoleniowej. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Zakaz dyskryminacji

Podejmując decyzję o wsparciu zatrudnionych w zdobywaniu wykształcenia, należy pamiętać o zakazie dyskryminacji.

Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 183a § 1 Kodeksu pracy).

Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z określonych wyżej przyczyn (art. 18^3a § 2 Kodeksu pracy). Zakaz dyskryminowania w jakikolwiek sposób oznacza zakaz wszelkich zachowań stanowiących przejaw dyskryminowania z tych przyczyn.

Wskazany przepis nakazuje bowiem równe traktowanie pracowników, po pierwsze - bez względu na ich cechy lub właściwości osobiste, a po drugie, bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niewątpliwie chodzi tu o cechy i właściwości osobiste człowieka niezwiązane z wykonywaną pracą, i to o tak doniosłym znaczeniu społecznym, że zostały przez ustawodawcę uznane za zakazane kryteria różnicowania w dziedzinie zatrudnienia. Otwarty katalog tych przyczyn pozwala zatem na jego uzupełnienie także o inne cechy (właściwości, przymioty) osobiste o społecznie doniosłym znaczeniu, takie jak np. światopogląd, nosicielstwo wirusa HIV, a nawet wygląd, jeżeli w określonych okolicznościach może on być uznany za przyczynę różnicowania pracowników stanowiącego przejaw dyskryminacji (wyrok Sądu Najwyższego z 6 kwietnia 2017 r., III PK 100/16).

Za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu uważane jest różnicowanie przez pracodawcę sytuacji pracownika z jednej lub kilku przyczyn określonych w powołanym art. 183a § 1 Kodeksu pracy, którego skutkiem jest w szczególności:

• odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku pracy,
• niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą,
• pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe

- chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami (art. 18^3b § 1 Kodeksu pracy).

Zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie naruszają działania, proporcjonalne do osiągnięcia zgodnego z prawem celu różnicowania sytuacji pracownika, polegające m.in. na stosowaniu kryterium stażu pracy przy ustalaniu warunków zatrudniania i zwalniania pracowników, zasad wynagradzania i awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek (art. 18^3b § 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

Przykład 4

Pracodawca prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnia m.in. główną księgową, która obecnie znajduje się w okresie wypowiedzenia (pismo rozwiązujące umowę o pracę złożyła w związku z przejściem na emeryturę i obowiązuje ją 3-miesięczny okres wypowiedzenia). Na miejsce odchodzącej pracownicy pracodawca zatrudnił nową osobę, której zapewnił nieodpłatnie pakiet kilkumiesięcznych szkoleń w zakresie rachunkowości i zmian w podatku VAT na podstawie umowy szkoleniowej. Umowa o pracę z nową pracownicą została zawarta na czas nieokreślony. Jednak osoba ta obejmie stanowisko głównej księgowej dopiero po rozwiązaniu umowy o pracę z dotychczasową księgową, a w tym czasie będzie się przyuczać. Obecna główna księgowa zarzuciła pracodawcy nierówne traktowanie w zakresie dostępu do szkoleń z rachunkowości i podatku VAT, ponieważ ona nie otrzymała takiej propozycji szkolenia. Postępowanie pracodawcy należy jednak uznać za uzasadnione. Kierowanie dotychczasowej księgowej na szkolenia, które zakończą się po rozwiązaniu z nią stosunku pracy, jest bezcelowe. Poza tym osoba ta nie wykorzystałaby zdobytej wiedzy na potrzeby obecnego pracodawcy.

Osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2022 r. - 3010 zł) (art. 18^3d Kodeksu pracy). Odszkodowanie to obejmuje zarówno naprawienie szkody majątkowej, jak i krzywdy (szkody niemajątkowej), pełni zatem również funkcję zadośćuczynienia (wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2021 r., I PSKP 21/21, OSNP 2022/6/56).

W postanowieniu z 10 grudnia 2020 r. (III PK 135/19) Sąd Najwyższy zaznaczył, że:

SN Skoro zadośćuczynienie ma być ustalone w wysokości adekwatnej do rozmiaru krzywdy doznanej przez pracownika wskutek naruszenia przez pracodawcę zasady równego traktowania w zatrudnieniu, to ustalając rozmiar krzywdy sąd powinien wziąć pod rozwagę rodzaj naruszonego dobra, rozmiar doznanej krzywdy, intensywność naruszenia oraz stopień winy sprawcy naruszenia, a także sytuację majątkową zobowiązanego. Z kolei, oceniając rozmiar krzywdy doznanej przez ofiarę dyskryminacji, należy sięgnąć do mierników obiektywnych, takich jak czas trwania i liczba naruszeń obowiązku równego traktowania pracowników, a także rodzaj i intensywność działań dyskryminacyjnych, a nie tylko opierać się na subiektywnym odczuciu ofiary. Zadośćuczynienie pieniężne za krzywdę doznaną w wyniku naruszenia tych chronionych prawem dóbr powinno być odpowiednio wysokie, aby spełniało wymaganie skuteczności. Ustalanie wysokości należnego zadośćuczynienia na podstawie art. 18^3d k.p. nie następuje w oparciu o kwotę należnego wynagrodzenia za pracę pomnożoną przez ilość miesięcy (lat), lecz kwota ta jest ustalana przy uwzględnieniu wielu (obiektywnych i subiektywnych) czynników mających wpływ na jej wysokość, a nadto kwota ta powinna być odpowiednia do rozmiaru doznanej krzywdy w tym znaczeniu, że zgodnie z wymaganiami prawa unijnego powinna w pełni ją kompensować.

Przy tym należy wziąć pod uwagę, że:

GIP (...) przepisy art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy, regulujące kwestię podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, stanowią przepisy prawa pracy i ich przestrzeganie przez pracodawców - zgodnie z art. 1 ustawy o PIP - objęte jest zakresem działań kontrolnych Państwowej Inspekcji Pracy (...) (stanowisko GIP wyrażone w piśmie nr GPP-364-4560-56/10/PE/RP).

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione odpowiednio do skierowania wystąpienia lub wydania polecenia, m.in. w razie stwierdzenia naruszeń przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych (art. 11 pkt 8 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).

Nieprzestrzeganie powyższych przepisów nie stanowi natomiast wykroczenia przeciwko prawom pracownika, a w konsekwencji nie może stanowić podstawy do ukarania pracodawcy grzywną (powołane wyżej stanowisko GIP).

Uprawnienia pracowników dokształcających się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą

Pracownicy podnoszący kwalifikacje zawodowe zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą są traktowani tak samo pod względem uprawnień do urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy oraz wynagrodzenia za ten czas. Wskazane wyodrębnienie ma jednak znaczenie przy zaliczaniu czasu nauki do czasu pracy dokształcającego się pracownika. Umowa szkoleniowa powinna co do zasady zawierać wyraźne wskazania w tym zakresie, tj. stwierdzenie, czy dokształcanie jest podejmowane z inicjatywy pracodawcy czy tylko za jego zgodą.

Ponieważ przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia „za zgodą pracodawcy”, to w tym zakresie należy odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego (art. 300 Kodeksu pracy). Wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (art. 60 Kodeksu cywilnego). Uzewnętrznieniem zgody pracodawcy jest co do zasady umowa szkoleniowa, jeżeli istnieje obowiązek jej zawarcia z pracownikiem.

Obowiązek zawarcia umowy szkoleniowej powstaje bowiem, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 1034 § 3 Kodeksu pracy). W przypadku gdy nie ma takiego obowiązku, decydujące jest zachowanie zatrudniającego wobec pracownika. W takim przypadku za wystarczające do przyjęcia istnienia zgody pracodawcy można uznać przyznanie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego w przypadku podnoszenia przez zatrudnionych kwalifikacji zawodowych, np. udzielenie urlopu szkoleniowego albo przyznanie świadczenia dodatkowego, np. sfinansowanie zakupu podręczników czy dostępu do elektronicznych źródeł wiedzy. Takie stanowisko zaprezentował również resort pracy w nadal aktualnych wyjaśnieniach z 2010 r.

Przykład 5

Załóżmy, że pracownik podpisał z pracodawcą we wrześniu 2022 r. umowę szkoleniową. Zgodnie z tą umową pracodawca zobowiązał się do udzielania pracownikowi płatnych zwolnień z części lub całości dnia pracy na przybycie na zajęcia i uczestniczenie w nich oraz do pokrycia połowy opłaty za szkolenie z zakresu księgowości w spółkach z o.o. Nie przyznał jednak pracownikowi prawa do urlopu szkoleniowego. Skoro pracodawca zobowiązał się do udzielenia pracownikowi zwolnień z części lub całości dnia pracy i dopłaty do szkolenia, to można uznać, że akceptuje w sposób dorozumiany dokształcanie się pracownika. Trzeba przyjąć, że pracownik będzie podnosił kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy. Mimo że w umowie pracodawca pozbawił pracownika prawa do urlopu szkoleniowego, to tego uprawnienia pracownik może domagać się na podstawie przepisów Kodeksu pracy (art. 1031 Kodeksu pracy).

Należy mieć przy tym na uwadze, że postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów określających zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 Kodeksu pracy).

Urlop szkoleniowy i jego wymiar

Pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługuje urlop szkoleniowy. Bez względu na to, czy dokształcanie odbywa się z inicjatywy pracodawcy czy za jego zgodą, w jakiej jest formie i gdzie odbywa się nauka (np. kurs, szkolenie, studia prywatne lub państwowe, szkoła policealna) oraz bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony - zasady udzielania urlopu szkoleniowego i jego wymiar są takie same. Urlop szkoleniowy ma bowiem charakter celowy i jest przeznaczony na przygotowanie się i przystąpienie do danego egzaminu.

W zależności od rodzaju egzaminu pracownikowi przysługuje płatny urlop w wymiarze 6 lub 21 dni roboczych. Są to wymiary minimalne i pracodawca może je dobrowolnie zwiększyć np. w umowie szkoleniowej lub regulaminie szkoleń, jeżeli taki obowiązuje w zakładzie pracy.

Wymiar urlopu szkoleniowego

Wymiar urlopu szkoleniowego uzależniony jest od rodzaju egzaminu, do którego pracownik przystępuje.

1. Egzamin eksternistyczny

Egzamin eksternistyczny przeprowadzają okręgowe komisje egzaminacyjne dla osób, które ukończyły 18 lat i nie są uczniami szkoły, umożliwiając im uzyskanie świadectwa ukończenia szkoły podstawowej lub liceum ogólnokształcącego. Na podstawie egzaminów eksternistycznych można również uzyskać świadectwo lub dyplom ukończenia szkoły artystycznej (art. 10 i 10a ustawy o systemie oświaty). Szczegółowe warunki przeprowadzania egzaminu eksternistycznego określa rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 30 sierpnia 2019 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1717).

Na przygotowanie i przystąpienie do egzaminu eksternistycznego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni.

2. Egzamin maturalny

Egzamin maturalny to forma oceny wykształcenia ogólnego i jest przeprowadzany dla absolwentów posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, umożliwiające uzyskanie świadectwa dojrzałości (art. 3 pkt 21c ustawy o systemie oświaty).

Pracownikowi przystępującemu do egzaminu maturalnego przysługuje prawo do 6 dni urlopu szkoleniowego. Zarówno tryb nauki, jak i jej forma (np. dokształcanie się w trybie na odległość czy zaocznym), po ukończeniu której pracownik będzie przystępował do egzaminu maturalnego, nie wpływają na prawo ani na wymiar urlopu szkoleniowego.

3. Egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe, egzamin zawodowy

Przez kwalifikacje zawodowe należy rozumieć wyodrębniony w danym zawodzie zestaw oczekiwanych efektów kształcenia: wiedzy, umiejętności zawodowych oraz kompetencji personalnych i społecznych, pozwalający na samodzielne wykonywanie zadań zawodowych (załącznik do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 13 marca 2017 r. w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego - Dz.U. z 2017 r. poz. 622; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1536).

Egzamin zawodowy umożliwia uzyskanie certyfikatu kwalifikacji zawodowej w zakresie jednej kwalifikacji, a w przypadku uzyskania certyfikatów kwalifikacji zawodowych ze wszystkich kwalifikacji wyodrębnionych w danym zawodzie oraz posiadania wykształcenia zasadniczego zawodowego, wykształcenia zasadniczego branżowego, wykształcenia średniego branżowego lub wykształcenia średniego - również dyplomu zawodowego (art. 3 pkt 21 ustawy o systemie oświaty). Egzamin jest przeprowadzany na podstawie wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia w zawodzie szkolnictwa branżowego.

Ministerstwo Zdrowia w piśmie z 27 października 2010 r. (MZ-BP-P-0620-5443-2/RH/10) dotyczącym urlopu szkoleniowego fizjoterapeuty stwierdziło, że:

MZ (...) ze względu na różny charakter i zakres norm prawnych, które mogą dotyczyć szeroko rozumianego podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych czy też potwierdzania takich kwalifikacji, należałoby każdorazowo dokonywać analizy konkretnych przepisów pod kątem ewentualnego uprawnienia pracownika do korzystania z urlopu szkoleniowego, o którym mowa w art. 1032 § 1 pkt 3 k.p. (...). Jeżeli przepisy regulują proces uzyskiwania określonych kwalifikacji zawodowych, prawo do urlopu szkoleniowego należałoby zwłaszcza wiązać z wymogiem zakończenia procesu nauki, nakierowanego na podniesienie kwalifikacji zawodowych przez pracownika oraz z koniecznością zdania - przewidzianego w tych przepisach - egzaminu, który w sposób niebudzący wątpliwości mógłby być uznany za egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe i stanowiący podstawę do uzyskania uprawnień do wykonywania określonego zawodu (...).

Pracownikowi przystępującemu do egzaminu potwierdzającego jego kwalifikacje zawodowe urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze 6 dni.

4. Egzamin dyplomowy

Urlop szkoleniowy przysługuje na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Prawo do urlopu szkoleniowego przysługuje m.in. pracownikom, którzy kończą studia I lub II stopnia albo jednolite studia magisterskie. Studia wyższe I stopnia (licencjackie i inżynierskie) oraz II stopnia (magisterskie) kończą się uzyskaniem dyplomu ukończenia studiów wyższych, potwierdzającego wykształcenie wyższe oraz tytuł zawodowy.

Uzyskanie dyplomu poprzedza:

• uzyskanie efektów uczenia się określonych w programie studiów, którym przypisano określoną liczbę punktów ECTS;
• złożenie egzaminu dyplomowego;
• pozytywna ocena pracy dyplomowej - w przypadku studiów II stopnia i jednolitych studiów magisterskich, a w przypadku studiów I stopnia, o ile przewiduje to program studiów

- art. 76 ust. 1 ustawy z 20 lipca 2018 r. o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 574; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079).

Na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni, który może wykorzystać na ostatnim roku studiów.

Za egzamin dyplomowy nie uważa się egzaminu przeprowadzanego na zakończenie studiów podyplomowych lub doktoranckich. Studia te bowiem kończą się m.in. złożeniem egzaminu końcowego lub pracy końcowej (jeżeli przewiduje to proces kształcenia). W związku z tym urlop szkoleniowy na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu końcowego nie przysługuje pracownikowi kończącemu studia podyplomowe lub doktoranckie.

Procedura udzielania urlopu szkoleniowego

Pracodawca może określić w umowie szkoleniowej albo w przepisach zakładowych (np. w regulaminie pracy lub regulaminie szkoleń) zasady ubiegania się przez pracownika o urlop szkoleniowy. Najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest udzielanie tego urlopu na wniosek zatrudnionego. Warto wówczas wskazać, np. w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o dokształcanie, że pracodawca może żądać od pracowników zgłaszania wniosków o urlopy szkoleniowe z odpowiednim wyprzedzeniem. Ma to na celu usprawnienie zorganizowania ewentualnego zastępstwa w tym czasie. Należy jednak mieć na względzie, aby procedura ubiegania się o urlop szkoleniowy nie ograniczała ani nie odbierała pracownikowi prawa do tego urlopu.

Wzór postanowień regulaminu pracy/regulaminu szkoleń dotyczącego udzielania urlopów szkoleniowych

Wzór wniosku o urlop szkoleniowy (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Udzielanie i odmowa udzielenia urlopu szkoleniowego

Urlopów szkoleniowych należy udzielać wyłącznie na dni robocze, zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika.

Przykład 6

Pracownik jest zatrudniony na 3/4 etatu. Od poniedziałku do środy pracownik wykonuje pracę po 8 godzin, a w czwartki po 6 godzin. Od 2021 r. pracownik dokształca się na studiach wyższych. Pracownik zgłosił pracodawcy wniosek o udzielenie 6 dni urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu eksternistycznego w okresie od 1 do 8 września 2022 r. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi 6 dni urlopu szkoleniowego, tj.:

• od 1 do 2 września 2022 r. (2 dni robocze) oraz

• od 5 do 8 września 2022 r. (4 dni robocze).

Takie postępowanie pracodawcy będzie prawidłowe.

Zatrudniony nie musi wykorzystać od razu wszystkich przysługujących mu dni tego urlopu. Może bowiem wystąpić konieczność skorzystania przez pracownika z dni wolnych w częściach, zgodnie z terminami ustalonych egzaminów.

Należy przyjąć, że do urlopów szkoleniowych nie stosuje się przepisów o urlopach wypoczynkowych. Jest to bowiem odrębnie uregulowane uprawnienie pracownika podejmującego kształcenie z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Zatem w takim przypadku trudno mówić o odmowie udzielenia urlopu, jeżeli pracownik wnioskował o niego na okres zapowiedzianego egzaminu, a także o przesunięciu urlopu lub odwołaniu z niego uczącego się pracownika. Trzeba wziąć pod uwagę, że ostatecznie o udzieleniu urlopu szkoleniowego decyduje pracodawca.

Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego co do zasady w 3 przypadkach:

1) brak dokumentów potwierdzających cel urlopu szkoleniowego

Pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu szkoleniowego, gdy zatrudniony nie potwierdzi odpowiednimi dokumentami celu, dla którego zamierza skorzystać z uprawnienia do dni wolnych.

Dokumentami potwierdzającymi naukę mogą być poświadczone przez szkołę, uczelnię lub instytucję szkoleniową m.in.:

• zaświadczenie o odbywaniu nauki, np. jako student, uczeń, kursant,
• zaświadczenie o uczestnictwie w danym egzaminie,
• harmonogram egzaminów,
• indeks z ocenami zaliczającymi dany semestr lub egzamin.

Nieudostępnienie przez pracownika dokumentów potwierdzających naukę/przystąpienie do egzaminu może stanowić dla pracodawcy podstawę do odmowy udzielenia urlopu szkoleniowego.

Przykład 7

Pracownik złożył pracodawcy wniosek o udzielenie 3 dni urlopu szkoleniowego w terminie od 26 sierpnia do 30 sierpnia 2022 r. na przygotowanie się i udział w egzaminie eksternistycznym. Pracodawca, dla potwierdzenia celowości udzielanego urlopu, zażądał od pracownika zaświadczenia stwierdzającego termin ustalonego egzaminu. Pracownik odmówił dostarczenia takiego dokumentu.

W tej sytuacji pracodawca miał prawo odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego w terminie wskazanym we wniosku.

2) niecelowość udzielenia urlopu szkoleniowego

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego uprawnionemu pracownikowi, gdy wykorzystanie urlopu w żądanym przez niego terminie nie jest związane z celem tego urlopu.

Przykład 8

Pracodawca 28 lipca 2022 r. otrzymał informację o wykreśleniu Andrzeja D. z listy słuchaczy szkoły policealnej. Pracownik następnego dnia złożył pracodawcy wniosek o udzielenie 2 dni urlopu szkoleniowego od 29 lipca do 1 sierpnia 2022 r. na udział w egzaminie eksternistycznym.

W tym przypadku udzielenie dni wolnych jest niecelowe, ponieważ pracownik nie zostanie dopuszczony do takiego egzaminu we wnioskowanym terminie.

3) nieprzewidziane okoliczności

Szczególnie uzasadnionymi okolicznościami, które mogą uniemożliwić pracownikowi skorzystanie z urlopu szkoleniowego, są sytuacje nieprzewidziane, których skutki mogą być dla pracodawcy szczególnie dotkliwe, np. konieczność ratowania majątku firmy przed żywiołem, usunięcie usterki maszyny, które może zostać wykonane przez dokształcającego się pracownika, jeżeli jest on jedyną osobą mogącą dokonać naprawy. Zwykłe potrzeby firmy nie powinny być przesłanką odmowy udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego.

Przykład 9

Pracownik, zatrudniony na stanowisku głównego technologa, wykonujący pracę od poniedziałku do piątku, wystąpił do pracodawcy o udzielenie w okresie od 24 do 26 sierpnia 2022 r. urlopu szkoleniowego w wymiarze 3 dni na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego, którego termin został ustalony przez uczelnię. Pracodawca odmówił pracownikowi przyznania urlopu, powołując się na fakt, że w tym czasie na urlopie wypoczynkowym przebywa zastępca pracownika.

Taka decyzja pracodawcy jest nieuzasadniona. Wykorzystywanie urlopu przez zastępcę pracownika nie jest okolicznością nadzwyczajną, z powodu której pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego.

Niewykorzystanie przez pracownika urlopu szkoleniowego (w części lub całości) nie powoduje roszczenia o wypłatę ekwiwalentu z tego tytułu.

Zwolnienia od pracy na udział w obowiązkowych zajęciach

Prawo do zwolnienia z części lub całości dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania (art. 1031 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy). Wymiar tych zwolnień jest nieograniczony.

Tak jak przy urlopach szkoleniowych, pracodawca może domagać się udokumentowania przez pracownika celu zwolnienia od pracy. W przeciwnym razie może odmówić jego udzielenia i taka decyzja będzie uzasadniona. Aby udowodnić potrzebę skorzystania ze zwolnienia z części lub całości dnia pracy, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy np.:

• dyplom lub zaświadczenie o zaliczeniu egzaminu,
• zaświadczenie instytucji szkoleniowej, szkoły lub uczelni o terminie obowiązkowych zajęć lub egzaminu,
• poświadczony przez ww. podmioty harmonogram obowiązkowych zajęć i egzaminów,
• oświadczenie pracownika, że uczestniczył w obowiązkowych zajęciach, z podaniem ich terminu i podpisem osoby prowadzącej.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy

i zwolnienia od pracy

Ustalając wysokość wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy, należy stosować zasady ustalania pensji za urlop wypoczynkowy, z tym wyjątkiem, że zmienne składniki płacy za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc należy przyjmować do podstawy wymiaru tych świadczeń z miesiąca wystąpienia urlopu szkoleniowego (§ 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).

W wynagrodzeniu za urlop szkoleniowy należy uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkiem:

• jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź konkretnego osiągnięcia,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwot wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki), należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych, rentowych i innych pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania należnego w razie rozwiązania stosunku pracy,
• świadczeń przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc,
• premii uznaniowych, które nie mają charakteru roszczeniowego (wyrok Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77),
• wynagrodzenia z umowy cywilnoprawnej zawartej przez pracodawcę z własnym pracownikiem (wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., II PK 183/07).

Należy przyjąć, że za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy w celach edukacyjnych pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jakie osiągnąłby, gdyby w tym czasie pracował.

Tabela 1. Składniki wynagrodzenia uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy

Ustaloną w ten sposób podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy należy:

Krok 1. Podzielić przez liczbę godzin, które pracownik faktycznie przepracował w miesiącu, w którym przypadał urlop szkoleniowy/zwolnienie od pracy.

Krok 2. Uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować w trakcie urlopu szkoleniowego/zwolnienia od pracy zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy w tym dniu (dniach).

Przykład 10

Załóżmy, że pracownica, podnosząca kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy, we wrześniu 2022 r. skorzystała z 3 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej. W okresie, w którym korzystała z tego uprawnienia, powinna przepracować 24 godziny. Pracownica jest wynagradzana stałą stawką miesięczną w wysokości 5750 zł oraz otrzymuje premie regulaminowe od 100 zł do 1000 zł miesięcznie, wypłacane ostatniego dnia miesiąca. We wrześniu 2022 r. pracownica otrzyma premię w wysokości 400 zł i faktycznie przepracuje 152 godziny. Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników należy obliczyć następująco:

• premię wypłaconą we wrześniu podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu:

400 zł : 152 faktycznie przepracowane godziny = 2,63 zł,

• uzyskaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownica powinna przepracować w okresie, na który został jej udzielony urlop szkoleniowy (tj. 24 godziny):

2,63 zł × 24 godziny = 63,12 zł.

Za wrzesień 2022 r. pracownica powinna otrzymać wynagrodzenie zasadnicze w pełnej wysokości, 400 zł premii regulaminowej i 63,12 zł wynagrodzenia za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników wynagrodzenia.

Przykład 11

Pracownica uczęszczała na kurs „Podstawy księgowości” w okresie od 4 sierpnia do 26 sierpnia 2022 r. Obowiązkowe zajęcia rozpoczynały się we wtorki i czwartki o godz. 15.00. Pracownica wykonuje pracę od poniedziałku do piątku w godz. od 8.30 do 16.30. Aby punktualnie przybyć na zajęcia, pracownica musiała wychodzić z pracy o godz. 14.00. Łącznie wykorzystała 20 godzin zwolnień od pracy (8 dni szkolenia × × 2,5 godziny zwolnienia od pracy). Pracownica jest wynagradzana stawką zasadniczą w wysokości 5700 zł oraz otrzymuje dodatek lojalnościowy w wysokości do 30% płacy zasadniczej. Warunkiem otrzymania tego dodatku jest przestrzeganie uregulowań wewnętrznych obowiązujących w firmie. Ponieważ pracownica nie złożyła pracodawcy w terminie raportu rentowności (zgodnie z wewnętrznymi procedurami), została pozbawiona prawa do dodatku. Za sierpień 2022 r. miała prawo wyłącznie do wynagrodzenia zasadniczego. Zatem wynagrodzenie za urlop szkoleniowy należało ustalić tylko od stałej stawki wynagrodzenia, tj. od 5700 zł. Za sierpień pracownica powinna otrzymać wynagrodzenie za pracę i za zwolnienie od pracy w łącznej wysokości 5700 zł.

Dodatkowe świadczenia dla dokształcającego się pracownika i składkowo-podatkowe skutki ich przyznania

Pracodawca może sfinansować za dokształcającego się pracownika np. koszty czesnego, opłaty za egzaminy, koszty dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia, zakupu podręczników czy innych materiałów szkoleniowych. W każdym przypadku udzielenie takiego wsparcia przez pracodawcę ma charakter uznaniowy. Podjęcie przez niego decyzji o sfinansowaniu pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowych, nieobowiązkowych świadczeń powoduje, że pracodawca ma prawo zobowiązać takiego pracownika do odpracowania u niego pewnego okresu po zakończeniu nauki, a w razie naruszenia tego warunku - do zwrotu proporcjonalnych kosztów nauki.

W celu zabezpieczenia swoich roszczeń pracodawca powinien w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych albo w przepisach wewnętrznych określić szczegółowo m.in.:

• rodzaj fakultatywnych świadczeń pieniężnych, do których sfinansowania się zobowiązał (np. czesne, opłaty za egzamin, wydatki za materiały szkoleniowe, koszty przejazdu i zakwaterowania), oraz ich wysokość (np. w formie pełnej lub częściowej refundacji),
• sposób przekazania tych świadczeń (np. na rachunek uczelni lub instytucji szkoleniowej, na konto pracownika, w formie jednorazowej wpłaty lub w ratach),
• sposób udokumentowania przez pracownika prawa do świadczeń (np. potwierdzeniem przelewu, zaświadczeniem o przystąpieniu do egzaminu).

Przepisy jednoznacznie zwalniają ze składek i podatku pełną wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (m.in. art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy), z wyłączeniem wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia z części lub z całości dnia pracy (§ 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Tabela 2. Opodatkowanie i oskładkowanie dodatkowych świadczeń dla dokształcającego się pracownika

Obowiązek odpracowania nauki

Pracownika, który podjął dokształcanie zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i za jego zgodą i w związku z tym otrzymał od niego wsparcie finansowe w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, pracodawca może zobowiązać do:

• pozostawania w zatrudnieniu przez jakiś czas po zakończeniu nauki (okres karencji),
• zwrotu części kosztów w razie rozwiązania (w ściśle określonych sytuacjach) stosunku pracy przed upływem okresu karencji.

Pracownik powinien dokonać zwrotu kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia (art. 1035 Kodeksu pracy). Zwrot może dotyczyć wyłącznie świadczeń dodatkowych poniesionych przez pracodawcę. Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnień z całego lub z części dnia pracy.

Okres zobowiązania pracownika wobec pracodawcy w zakresie pozostawania w zatrudnieniu wynosi maksymalnie 3 lata od zakończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Dokształcający się pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę, jeżeli:

a) nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji bez uzasadnionych przyczyn,

b) pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po ich ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,

c) w okresie wskazanym w pkt b pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu,

d) jeżeli w okresie wskazanym w pkt b pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia mimo braku podanych niżej przyczyn:

- zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe,

- pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika,

- pracodawca nie przeciwdziałał mobbingowi.

Wskazany katalog okoliczności, w jakich pracownik musi zwrócić pracodawcy dodatkowe koszty poniesione na dokształcanie, jest zamknięty. Oznacza to, że rozszerzenie go o inne przypadki jest niedopuszczalne i będzie nieważne, jeżeli pracodawca zdecyduje się żądać od pracownika zwrotu kosztów na takiej podstawie (przez zawarcie odpowiednich postanowień w umowie szkoleniowej lub w przepisach wewnątrzzakładowych) (art. 18 Kodeksu pracy). Bezpodstawne będzie zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów związanych z jego dokształcaniem, jeżeli:

• zatrudnienie ustanie wskutek porozumienia stron,
• umowa o pracę rozwiąże się z upływem terminu, na jaki została zawarta, i pracodawca nie nawiąże z pracownikiem kolejnej umowy,
• dojdzie do rozwiązania umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika,
• stosunek pracy wygaśnie.

Przykład 12

Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę, które wynosi 1 miesiąc. W 2021 r. strony zawarły umowę szkoleniową przewidującą obowiązek pozostawania pracownika w zatrudnieniu przez okres 2 lat po ukończeniu studiów. W związku z trudną sytuacją ekonomiczną pracodawca podjął decyzję o likwidacji kilku stanowisk. Pracownik otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę, z powodu likwidacji stanowiska, które upłynie 30 września 2022 r. Jednocześnie pracodawca zobowiązał pracownika do zwrotu proporcjonalnej części kosztów poniesionych na jego dotychczasową edukację. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Wypowiedzenie umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników nie jest przesłanką umożliwiającą dochodzenie od pracownika zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Żądanie przez pracodawcę od pracownika zwrotu poniesionych kosztów nauki jest roszczeniem ze stosunku pracy i przedawnia się po 3 latach od dnia, kiedy stało się wymagalne (uchwała Sądu Najwyższego z 26 marca 1986 r., III PZP 17/86, OSNC 1987/2-3/26).

Przykład 13

Pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy. W umowie pracodawca zobowiązał się do sfinansowania 80% czesnego za każde pierwszorazowe zaliczenie semestru przez pracownika. Łącznie pracodawca przeznaczył na dokształcanie tego pracownika 25 200 zł. Umowa szkoleniowa przewiduje zobowiązanie pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez 3 lata po ukończeniu dokształcania. Pracownik obronił pracę magisterską 20 sierpnia 2020 r. Trzyletni okres zobowiązania pracownika rozpoczyna bieg 21 sierpnia 2020 r. i upłynie 20 sierpnia 2023 r. Pod koniec kwietnia 2022 r. pracownik złożył pracodawcy wypowiedzenie, które upłynęło 31 lipca 2022 r. Pracodawca zażądał zwrotu proporcjonalnej części poniesionych kosztów. Ze względu na brak wytycznych dotyczących zasad jej obliczania, pracodawca przyjął następujący sposób, który należy uznać za prawidłowy:

• 25 200 zł : 1094 (liczba dni w okresie 3-letniej karencji od 21 sierpnia 2020 r. do 20 sierpnia 2023 r.) × 709 dni pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu studiów (liczba dni w okresie od 21 sierpnia 2020 r. do 31 lipca 2022 r.) = 16 331,63 zł,

• 25 200 zł - 16 331,63 zł = 8868,37 zł (kwota zwrotu dla pracodawcy).

Z tytułu zwrotu części kosztów poniesionych na dokształcanie pracownik powinien zwrócić pracodawcy 8868,37 zł.

Pracownik jest zwolniony z obowiązku zwrotu pracodawcy proporcjonalnych kosztów poniesionych na jego naukę, jeżeli:

• pracodawca zrezygnuje z takiego roszczenia,
• dojdzie do uzasadnionego rozwiązania umowy o pracę przez zatrudnionego z powodu:

- mobbingu,

- naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika, np. uporczywego nieudzielania urlopu wypoczynkowego czy niewypłacania wynagrodzenia za pracę.

Szkolenia a czas pracy

Do czasu pracy pracowników wlicza się obowiązkowe szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2373 § 3 Kodeksu pracy). Takie szkolenia są odbywane na koszt pracodawcy, a pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za ten czas. Uczestnictwa w szkoleniu pracownika z jego inicjatywy, nawet za zgodą i wiedzą pracodawcy, a także wówczas, gdy jest finansowane przez zatrudniającego, nie należy wliczać do czasu pracy. Oznacza to, że pracownik nie nabywa za taki czas prawa do wynagrodzenia. Jeżeli z tematyki szkolenia wynika jego uniwersalny charakter i przez uczestnictwo w nim pracownik podniesie swoje kwalifikacje zawodowe, nie będzie ono zaliczane do czasu pracy nawet wtedy, gdy pracodawca skierował pracownika do jego odbycia. Odmowa pracownika wzięcia udziału w takim szkoleniu nie powoduje dla niego żadnych negatywnych konsekwencji. Jeżeli jednak udział pracownika w szkoleniu jest obowiązkowy i nabyte podczas jego trwania umiejętności zostaną wykorzystane wyłącznie u danego pracodawcy, to czas takiego szkolenia należy zaliczyć do czasu pracy pracownika. Należy uznać, że jest to czas, w którym pracownik wykonuje polecenie pracodawcy ze wszystkimi tego konsekwencjami dotyczącymi wypłaty wynagrodzenia i dodatków za pracę nadliczbową lub udzielenia czasu wolnego, jeżeli szkolenie wykracza poza godziny wykonywania pracy pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 2007 r., I PK 110/07, OSNP 2008/21-22/310). W związku z brakiem przepisów w tym zakresie i rozbieżnościami interpretacyjnymi, decyzję dotyczącą wliczania danego szkolenia do czasu pracy, oprócz obowiązkowego szkolenia w zakresie bhp, pracodawca powinien podjąć z uwzględnieniem celu danego szkolenia.

Przykład 14

Producent pieczywa otwiera nową linię produkcyjną, na której będą wytwarzane nowe rodzaje ciastek. Testy nowej linii przebiegają etapami i nie mogą zakłócać normalnej pracy maszyn na pozostałych liniach. Przy obsłudze nowej linii będzie pracować cała załoga, dlatego pracodawca organizuje instruktaże pracowników po godzinach pracy w wymiarze po 2 godziny we wtorki i czwartki (instruktaż nie przypada w porze nocnej). Udział w instruktażu jest obowiązkowy. Ze względu na to, że szkolenie jest przeprowadzane na polecenie pracodawcy, należy je w całości wliczyć do czasu pracy pracowników biorących w nim udział. Za udział w instruktażu, przypadającym w dniu pracy pracowników, mają oni prawo do wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe co do zasady w wysokości 50% albo do czasu wolnego (art. 151¹ § 1 pkt 2 i art. 151² Kodeksu pracy).

Wypadek podczas dokształcania

Wypadek, któremu uległ pracownik w czasie podnoszenia kwalifikacji zawodowych za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy, co do zasady nie jest wypadkiem przy pracy ani wypadkiem zrównanym z wypadkiem przy pracy.

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Natomiast na równi z wypadkiem przy pracy traktowany jest wypadek, któremu pracownik uległ:

• w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż określone powyżej, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań;
• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony;
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe (art. 3 ust. 1-2 ustawy wypadkowej).

Przyznanie pracownikowi świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w postaci sfinansowania w całości lub dofinansowania kosztów przejazdu do miejsca dokształcania ma na celu jedynie zapewnienie pracownikowi ułatwień w podnoszeniu kwalifikacji korzystniejszych od tych, jakie przysługują pracownikowi podejmującemu naukę bez zgody lub inicjatywy pracodawcy, takich jak płatny urlop szkoleniowy i płatne zwolnienie z części dnia pracy. Wyjazd pracownika na zajęcia podnoszące kwalifikacje zawodowe nie stanowi zatem podróży służbowej, podczas której pracownik świadczy pracę lub wykonuje poza zakładem pracy inne zadania wynikające z jego obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Najwyższego z 20 kwietnia 2006 r., I UK 260/05, OSNP 2007/9-10/140, wyrok Sądu Najwyższego z 5 czerwca 1998 r., II UKN 80/98).

Czas pracy nie jest tym samym, co czas rzeczywistego wykonywania pracy określonej w umowie, ale obejmuje również okresy nieświadczenia pracy, w których pracownik „pozostaje w dyspozycji” pracodawcy. Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy - to stan fizycznej obecności w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 marca 2018 r., III AUa 2547/16).

„Pozostawanie w dyspozycji” w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy wymaga przebywania (fizycznej obecności) w zakładzie pracy lub innym miejscu, które w zamyśle pracodawcy jest wyznaczone (przeznaczone) do wykonywania pracy. Jeśli podróż służbowa wiąże się z fizyczną obecnością w miejscu wykonywania pracy (na określonym obszarze geograficznym), to pracownik pozostaje przez ten czas w dyspozycji pracodawcy (wyrok Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2009 r., II PK 140/08).

Należy przyjąć, że podczas podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownik nie świadczy pracy ani nie jest w dyspozycji pracodawcy.

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Pracodawca nawiązuje pisemną umowę w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych z każdym pracownikiem uczącym się z jego inicjatywy lub za jego zgodą, jeżeli chce zobowiązać zatrudnionego do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania. Umowa nie jest zawierana, jeżeli pracodawca zrezygnuje z tego zobowiązania (art. 103⁴ Kodeksu pracy). Tak jak wspomniano wcześniej, w celu zabezpieczenia uprawnień stron, choćby pracodawca nie zobowiązał pracownika do odpracowania dokształcania, warto zawrzeć taką umowę na piśmie. Należy pamiętać, że umowa może zostać zawarta najwcześniej w terminie rozpoczęcia podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1998 r. (I PKN 110/98, OSNP 1999/10/338) uznał, że jeśli strony nie zawarły umowy szkoleniowej w formie pisemnej, pracodawca nie może domagać się od pracownika zwrotu kosztów poniesionych na jego edukację.

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą nie może być mniej korzystna od przepisów Kodeksu pracy (art. 103⁴ § 2 Kodeksu pracy). W przeciwnym przypadku stosuje się przepisy Kodeksu pracy, tj. art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy.

Przepisy nie precyzują, jaką treść powinna zawierać umowa szkoleniowa. Jednak z praktyki wynika, że należy w niej określić strony umowy, ich prawa i obowiązki, a w szczególności:

• wysokość opłat i innych świadczeń z tytułu dokształcania pracownika finansowanych przez pracodawcę, np. termin i formę ich przekazania, wymagane dokumenty potwierdzające ich poniesienie przez pracownika, sposób przekazania środków (bezpośrednio do rąk pracownika lub na rachunek uczelni, szkoły, instytucji szkoleniowej),
• wymiar przyznanych pracownikowi urlopów szkoleniowych i zwolnień z części lub z całości dnia pracy oraz zasady dotyczące odpłatności za ten czas,
• zasady ubiegania się o urlop szkoleniowy i zwolnienie od pracy (dokumenty, terminy),
• długość okresu, jaki pracownik musi przepracować u pracodawcy po zakończeniu dokształcania (maksymalnie 3 lata w przypadku każdego dokształcania; pracodawca może skrócić ustalony okres odpracowania lub odstąpić w ogóle od zobowiązania z tego tytułu nawet w czasie trwania umowy),
• sytuacje, których następstwem będzie zwrot przez pracownika poniesionych przez pracodawcę kosztów dokształcania i sposób ustalania wysokości tego zwrotu.

Według Sądu Najwyższego umowa szkoleniowa dotycząca praw i obowiązków pracownika i pracodawcy w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych ma charakter cywilnoprawny (np. wyrok z 28 lipca 1999 r., I PKN 180/99, OSNP 2000/21/789). W powołanym wyroku sąd uznał, że:

SN (...) Umowy te (szkoleniowe - przyp. red.) mają związek ze stosunkiem pracy w tym znaczeniu, że są zawierane przez strony stosunku pracy i gdyby stron nie łączył stosunek pracy, umowy te nie zostałyby zawarte. Nie oznacza to jednak, że stanowią one integralną część stosunku pracy (zwłaszcza integralną część umowy o pracę) i że z natury swojej muszą podlegać przepisom prawa pracy. Umowa zawarta przez strony, (...), jest umową prawa pracy - ale nie umową o pracę - do której stosuje się wprost przepisy Kodeksu cywilnego, a nie przepisy Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak postanowienia w zakresie podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych zostaną zawarte w umowie o pracę, nie mogą być one mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. W przeciwnym wypadku zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa pracy.

Umowa w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie może nakładać na pracownika obowiązku zapłaty kary np. w razie niezaliczenia semestru czy roku, a także niezaliczenia egzaminu w pierwszym terminie. Nie może zawierać też żądania zwrotu wynagrodzenia za zwolnienie od pracy na czas uczestnictwa w zajęciach lub urlop szkoleniowy. Ponadto pracodawca nie może zabezpieczać swoich roszczeń wobec pracownika wynikających z tej umowy w formie np. weksla (wyrok Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2011 r., II PK 159/10, OSNP 2012/7-8/87).

Przykład 15

Strony zawarły umowę o dokształcanie pracownika w formie kursu dla kandydatów na biegłych rewidentów, który w całości finansował pracodawca. Umowa wskazywała m.in. możliwość domagania się od pracownika odszkodowania w przypadku rozwiązania przez zatrudnionego umowy o pracę za wypowiedzeniem w okresie 1 roku od zakończenia kursu. Odszkodowanie strony ustaliły w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia w kwocie przysługującej w dniu rozwiązania umowy. Zgodnie ze wskazanym wyżej wyrokiem Sądu Najwyższego z 28 lipca 1999 r. takiej treści postanowienie umowne może być potraktowane jako przyjęcie na siebie przez pracownika zobowiązania z art. 365 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli dłużnik jest zobowiązany w ten sposób, że wykonanie zobowiązania może nastąpić przez spełnienie jednego z kilku świadczeń (zobowiązanie przemienne), wybór świadczenia należy do dłużnika, chyba że z czynności prawnej, z ustawy lub z okoliczności wynika, iż uprawnionym do wyboru jest wierzyciel lub osoba trzecia. Pracownik zobowiązał się do spełnienia jednego z 2 świadczeń - albo świadczenia niepieniężnego polegającego na przepracowaniu u pracodawcy 1 roku od ukończenia kursu, albo świadczenia pieniężnego w kwocie 1-miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Należy zatem uznać, że takie postanowienie jest prawidłowe i nie zostanie zakwestionowane przez sąd w razie sporu z pracownikiem w tym zakresie.

Umowę szkoleniową zaleca się sporządzić co najmniej w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz przeznaczony dla pracodawcy należy umieścić w części B akt osobowych dokształcającego się pracownika.

Wzór umowy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika z inicjatywy pracodawcy (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Wzór regulaminu szkoleń (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Dokształcanie bez skierowania

Pracownikom dokształcającym się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy zasadniczo nie przysługuje płatny urlop szkoleniowy, a także zwolnienie z części lub całości dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Zatem takie osoby nie korzystają z żadnych finansowych przywilejów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Mogą być im jednak przyznane takie uprawnienia, jak:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny

- w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem (art. 103⁶ Kodeksu pracy).

Zaleca się, aby do celów dowodowych porozumienie w tym zakresie miało formę pisemną i ściśle określało rodzaj przyznanych uprawnień. W przypadku gdy pracodawca zdecyduje się udzielić pracownikowi dodatkowych świadczeń, powinien je również wyodrębnić w tym dokumencie.

Wzór porozumienia w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Należy mieć na względzie, że w przypadku udzielenia pracownikowi dokształcającemu się z własnej inicjatywy dodatkowych świadczeń, tj. innych niż odpłatny urlop szkoleniowy i odpłatne zwolnienie z części lub całości dnia pracy (które w każdej sytuacji należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek i podatku), np. dofinansowanie dokształcania, zakup podręczników, zwrot kosztów dojazdu czy zakwaterowania, po stronie pracownika powstanie przysporzenie majątkowe, które jest oskładkowane i opodatkowane. W interpretacji indywidualnej z 20 kwietnia 2011 r. (IPPB4/415-75/11-3/MP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że:

IS (...) W myśl art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. (...) Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przysługuje urlop szkoleniowy i zwolnienie z całości lub z części dnia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które nie korzysta ze zwolnienia. Ponadto pracodawca może mu przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ Kodeksu pracy), które w takich okolicznościach korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z kolei pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, może być przyznane jedynie zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia i urlop bezpłatny - w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem (art. 103⁶ Kodeksu pracy). Natomiast ewentualne dodatkowe świadczenia pracodawcy polegające np. na opłaceniu kosztów kształcenia pracownikowi, który zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy - nie są objęte zwolnieniem od podatku określonym w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w rezultacie stanowią przychód tej osoby ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem docho­dowym.

Sytuację osób, które dokształcają się z własnej inicjatywy pod względem przysługującego im prawa do określonych świadczeń, zmienia uzyskanie przez nie zgody pracodawcy na dokształcanie. Nie ma przeszkód bowiem, aby taka zmiana nastąpiła w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przykład 16

Pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe z własnej inicjatywy na studiach o kierunku, który jest zbieżny ze stanowiskiem, które zajmuje u pracodawcy. Osoba ta wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego, aby przygotować się do zaliczeń semestralnych.

Podczas rozmowy w sprawie tego urlopu okazało się, że firma posiada środki na dokształcanie kadry i pracownik może złożyć wniosek o dofinansowanie.

Pracownikowi przyznano dodatkowe środki na naukę od najbliższego semestru, tj. dopłatę do czesnego w wysokości 80% oraz zwrot kosztów przejazdu. Strony zawarły w tym celu umowę szkoleniową.

Świadczenia, których pracodawca udzielił pracownikowi, są wyłączone z podstawy wymiaru podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Źródła finansowania dokształcania

Pracodawcy udzielający dodatkowych świadczeń na naukę dokształcającym się pracownikom w postaci np. dofinansowania czesnego, ponoszenia opłat za egzamin, zakupu podręczników, kosztów przejazdu czy zakwaterowania, najczęściej finansują je ze środków obrotowych. W takim bowiem przypadku mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika na potrzeby przyszłej lub aktualnie wykonywanej pracy u danego pracodawcy, podjętym z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Tak przyznane świadczenia nie stanowią dla pracownika opodatkowanego przychodu (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Natomiast w sytuacji, gdy pracownik dokształca się z własnej inicjatywy, wsparcia na ten cel można udzielić:

• ze środków obrotowych (wówczas po stronie osoby obdarowanej powstanie opodatkowany przychód) lub
• z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeśli pracodawca taki utworzył (w takim przypadku zwolnienie z podatku przysługuje do kwoty 1000 zł w roku podatkowym, przy czym limit tego zwolnienia w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, wynosi 2000 zł. Przekroczenie tej kwoty skutkuje powstaniem opodatkowanego przychodu w wysokości różnicy między wysokością przyznanego wsparcia na ten cel a wysokością ustawowego zwolnienia z podatku).

O sfinansowaniu pracownikowi nauki w całości lub części ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi decydować sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Dodatkowo regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien przewidywać taki rodzaj wsparcia. Prawidłowo przyznana pomoc dokształcającym się pracownikom jest zwolniona z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W wyroku z 8 stycznia 2014 r. (I UK 202/13) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN (...) Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie jest przeznaczony wyłącznie dla pracowników pozostających w szczególnie trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Krąg podmiotów uprawnionych w zasadzie jest większy od osób zatrudnionych. Obejmuje on emerytów, rencistów i inne osoby, które określa pracodawca. Poszczególne świadczenia przyznawane mogą być im wszystkim według różnych kryteriów, tyle że o niezaliczeniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia decyduje socjalny charakter tych świadczeń, wyrażający się zróżnicowaniem ich wartości w zależności od sytuacji majątkowej, rodzinnej i finansowej.

Przykład 17

Pracodawca tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Z funduszu przyznaje osobom uprawnionym m.in. pomoc materialną - rzeczową lub finansową, skierowaną do najbardziej potrzebujących pracowników, ze względu na ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Informację o sytuacji socjalnej pracowników pracodawca uzyskuje na podstawie składanych przez te osoby oświadczeń, dołączanych do każdego wniosku o udzielenie wsparcia z funduszu. Regulamin zfśs, mimo że przewiduje ten rodzaj pomocy, nie precyzuje celu, na jaki może zostać udzielona. Jeden z pracowników chce dokształcać się na kursie opieki nad osobami chorymi i niepełnosprawnymi, ponieważ jego matka, z którą mieszka, jest po wypadku i wymaga szczególnej opieki. W związku z trudną sytuacją socjalną, zwrócił się do pracodawcy o sfinansowanie wskazanego kursu. Pracodawca przychylił się do wniosku pracownika i opłacił kurs, dokonując bezpośredniej wpłaty na konto organizatora. Postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. Regulamin funduszu nie musi bowiem konkretnie określać celów, na jakie pomoc materialna - rzeczowa lub finansowa - może zostać przyznana.

Podnoszenie kwalifikacji przez pracowników samorządowych

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych wskazują, że jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest m.in. stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych. Pracownicy samorządowi powinni uczestniczyć w różnych formach podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych, a plany finansowe jednostek samorządowych, m.in. urzędów gmin czy starostw powiatowych, muszą przewidywać środki na ten cel (art. 29 ustawy o pracownikach samorządowych). Ponieważ z ustawy o pracownikach samorządowych nie wynika, w jakiej wysokości środki mogą być przeznaczone na dokształcanie, najczęściej są one określane (planowane) na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych danej jednostki. Na tej podstawie opracowywany jest plan (najczęściej roczny) podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Wzór postanowień, jakie może zawierać regulamin szkoleń, dotyczący planu rocznego dokształcania pracowników

Naczelną zasadą jest, że celem podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (samorządowych) jest uzyskanie przez nich poziomu wiedzy, kwalifikacji i umiejętności zawodowych zapewniających efektywną i profesjonalną realizację zadań służbowych oraz optymalne i racjonalne wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na ten cel w bud­żecie lub planie finansowym.

W przypadku jednostek samorządu terytorialnego zalecane jest opracowanie pisemnych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz procedur kontroli zarządczej. Wydatki na ten cel powinny być ponoszone z zachowaniem zasad oszczędności, celowości oraz efektywności. Natomiast zakup szkoleń, w przypadkach gdzie jest to wymagane, powinien odbywać się zgodnie z regulaminem w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych. Zrealizowane szkolenia powinny być przydatne, uzasadnione, a także umożliwiać i ułatwiać realizację zadań statutowych jednostki samorządowej.

Oprócz ogólnych wskazań, pragmatyki służbowe nie zawierają żadnych szczegółowych wytycznych dotyczących dokształcania tej grupy zatrudnionych.

Zatem przepisy, jakie w przypadku tej grupy pracowników należy stosować, a dotyczące praw i obowiązków związanych z podjęciem dokształcania, wynikają z art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy. Jeżeli stosunek pracy określonej kategorii pracowników regulują przepisy szczególne, przepisy Kodeksu pracy stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami (art. 5 Kodeksu pracy). Należy przy tym pamiętać o omówionej już zasadzie, zgodnie z którą pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie m.in. dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Kierownik jednostki samorządowej jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych i w miarę posiadanych środków udzielać zatrudnionym wsparcia w tym zakresie (art. 17 Kodeksu pracy). Szczegółowe zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych powinien zawierać regulamin opracowany przez daną jednostkę.

Przykład 18

Starosta odmówił 2 pracownikom skierowania na dokształcanie w formie szkolenia. W przypadku pierwszego powodem był zbyt wysoki koszt szkolenia, a w przypadku drugiego pracownika niezgodność tematyki szkolenia z zajmowanym przez niego stanowiskiem i zakresem wykonywanych zadań. Postępowanie starosty należy uznać za prawidłowe.

Zasadniczo pierwszeństwo w uzyskaniu zgody na dokształcanie mają pracownicy, których zadania wymagają stałego podnoszenia kwalifikacji lub uzupełniania albo aktualizowania wiedzy.

Dokształcanie na podstawie skierowania przez pracodawcę

Z pracownikiem samorządowym, który za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy podnosi kwalifikacje zawodowe bez względu na sposób dokształcania - kurs, szkolenie, kształcenie w formach szkolnych, zazwyczaj zawierana jest umowa szkoleniowa. Konsekwencją jej zawarcia jest przyznanie pracownikowi prawa do płatnych: urlopów szkoleniowych i zwolnień z części lub całości dnia pracy.

Nie ma natomiast obowiązku dofinansowania pracownikowi nauki w postaci udzielenia mu dodatkowych świadczeń, np. refundacji czesnego, zwrotu kosztów podróży czy zakupu podręczników. Możliwość przyznania tego rodzaju świadczeń nieobowiązkowych istnieje, gdy jednostka dysponuje odpowiednimi funduszami na ten cel. Udzielenie świadczeń dodatkowych powoduje powstanie po stronie pracownika zobowiązania do pozostawania w zatrudnieniu nie dłużej niż 3 lata po ukończeniu dokształcania, chyba że pracodawca od tego zobowiązania odstąpi.

Pracownik samorządowy, który bez uzasadnionych przyczyn nie podjął nauki lub ją przerwał, zasadniczo musi zwrócić kierownikowi jednostki samorządowej odpowiednio całość lub proporcjonalną część dodatkowych świadczeń.

Przykład 19

Pracownik urzędu gminy dokształca się z inicjatywy pracodawcy. Kurs trwa od 6 czerwca do 31 października 2022 r. i jest w 80% sfinansowany przez urząd. Strony podpisały w tym zakresie umowę szkoleniową, która zobowiązuje pracownika do zwrotu poniesionych kosztów w razie niepodjęcia kursu lub jego przerwania. Pracownik na początku sierpnia poważnie zachorował i oczekuje na operację, po której czeka go intensywna rehabilitacja. Z tej przyczyny nie będzie mógł ukończyć kursu. Ponieważ przerwanie dokształcania nastąpiło z uzasadnionych powodów, innych niż wymienione w art. 1035 Kodeksu pracy, pracownik nie będzie musiał zwracać pracodawcy części kosztów poniesionych na naukę.

Przykład 20

Pracownik urzędu marszałkowskiego odbywał studia podyplomowe za zgodą kierownika jednostki. Miał prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnień z części lub całości dnia pracy, a ponadto pracodawca sfinansował mu pełny koszt studiów w wysokości 9000 zł. Pracownik został zobowiązany do przepracowania w urzędzie 2 lat od ukończenia studiów. Pół roku przed upływem okresu karencji pracownik rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę za wypowiedzeniem, w związku ze znalezieniem nowej pracy. Do ustalenia kwoty ewentualnego zwrotu strony przyjęły liczbę miesięcy przypadającą w okresie karencji i liczbę miesięcy faktycznie przepracowanych - po zaokrągleniu do pełnego miesiąca. W tej sytuacji pracownik musi zwrócić pracodawcy proporcjonalną część kosztów, których wysokość należy ustalić w następujący sposób:

• (9000 zł : 24 miesiące karencji) × 18 miesięcy zatrudnienia = 6750 zł,

• 9000 zł - 6750 zł = 2250 zł (kwota do zwrotu).

Dokształcanie z inicjatywy pracownika

Pracownik samorządowy może dokształcać się bez inicjatywy lub zgody pracodawcy. Wówczas na podstawie porozumienia z pracodawcą może korzystać wyłącznie z bezpłatnych urlopów i bezpłatnych zwolnień od pracy.

Doskonalenie zawodowe i dokształcanie nauczycieli

Bez względu na formę zatrudnienia nauczyciel powinien podnosić swoją wiedzę ogólną i zawodową, korzystając z prawa pierwszeństwa do uczestnictwa we wszelkich formach doskonalenia zawodowego na najwyższym poziomie (art. 12 ust. 3 Karty Nauczyciela).

Zajęcia i czynności związane z samokształceniem i doskonaleniem zawodowym nauczyciel ma obowiązek realizować w ramach ustalonego czasu pracy (art. 42 ust. 2 pkt 3 Karty Nauczyciela). Za zapewnienie pomocy nauczycielom w ich doskonaleniu zawodowym ponosi odpowiedzialność dyrektor szkoły (art. 7 ust. 2 pkt 4 Karty Nauczyciela). Dokształcanie nauczycieli może odbywać się na podstawie skierowania dyrektora placówki lub bez takiego skierowania albo na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Świadczenia na naukę

Nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w pełnym wymiarze zajęć m.in. w publicznych przedszkolach i szkołach, a także nauczyciele, którzy odbywają studia wyższe oraz kształcą się w zakładach kształcenia nauczycieli na podstawie skierowania udzielonego przez dyrektora szkoły, mają prawo do:

• odpłatnych zwolnień od pracy na czas niezbędny do załatwienia formalności związanych z przyjęciem na studia i na przystąpienie do egzaminów wstępnych w wymiarze łącznie do 6 dni roboczych - w przypadku nauczyciela ubiegającego się o przyjęcie na studia w szkole wyższej lub wyższej szkole zawodowej;
• płatnych urlopów szkoleniowych w każdym roku studiów przeznaczonych na udział w obowiązkowych zajęciach dydaktycznych oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów - w przypadku nauczyciela odbywającego studia zaoczne lub wieczorowe w szkole wyższej. Wymiar tego urlopu wynosi:

- na studiach zaocznych - 28 dni roboczych,

- na studiach wieczorowych - 21 dni roboczych,

i ulega skróceniu o połowę, jeżeli ostatni rok studiów w szkole obejmuje tylko 1 semestr;

• płatnego urlopu w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy magisterskiej (dyplomowej) oraz przystąpienie do egzaminu magisterskiego (dyplomowego) w wymiarze 21 dni roboczych;
• płatnego zwolnienia od pracy na czas niezbędny do przystąpienia przez nauczyciela do egzaminów z zakresu programu określonego kierunku studiów wyższych w systemie eksternistycznym oraz płatnego urlopu szkoleniowego w wymiarze 10 dni roboczych na przygotowanie pracy magisterskiej (dyplomowej);
• zwrotu kosztów przejazdu na obowiązkowe zajęcia i egzaminy oraz ryczałtu na pokrycie kosztów zakwaterowania i wyżywienia w czasie obowiązkowych zajęć dydaktycznych na zasadach określonych w przepisach dotyczących należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - w przypadku gdy nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania lub miejsce pracy nauczyciela (w takiej sytuacji dyrektor może zobowiązać nauczyciela do przedstawienia zaświadczenia o uczestnictwie w obowiązkowych zajęciach dydaktycznych w szkole wyższej)

- § 2-4, § 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 19 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania (Dz.U. z 2001 r. Nr 1, poz. 5).

Urlopu szkoleniowego udziela dyrektor szkoły na podstawie dokumentacji o przebiegu studiów. Dyrektor może pokryć w całości lub w części opłaty pobierane przez szkołę wyższą oraz udzielić dodatkowego urlopu szkoleniowego dokształcającemu się nauczycielowi, jeżeli posiada na ten cel środki finansowe (§ 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn, oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania).

Wzór skierowania na dokształcanie nauczyciela

Wzór decyzji w sprawie udzielenia urlopu na dokształcanie

Wzór wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy na czas egzaminów

Nauczycielowi podejmującemu naukę w szkole wyższej lub zakładzie kształcenia nauczycieli bez skierowania dyrektor może m.in. udzielić płatnego urlopu szkoleniowego, zwolnień od pracy (w tym na czas egzaminów) czy zwrócić koszty przejazdu, jeżeli dysponuje środkami finansowymi na ten cel (§ 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania).

Za czas urlopu szkoleniowego oraz płatnego zwolnienia od pracy nauczyciel zachowuje prawo do wynagrodzenia. Godziny ponadwymiarowe, przydzielone nauczycielowi w planie organizacyjnym szkoły i przypadające do realizacji w okresie urlopu szkoleniowego, traktuje się jak godziny faktycznie przepracowane.

Przykład 21

Nauczyciel zatrudniony w szkole publicznej od 1 października 2015 r. dokształca się na studiach wieczorowych na podstawie skierowania dyrektora szkoły. Zgodnie z planem organizacyjnym szkoły pracownik ma przydzielone godziny ponadwymiarowe. Niektóre z tych godzin przypadają na czas urlopu szkoleniowego. Oznacza to, że takie godziny ponadwymiarowe należy traktować jak przepracowane, a zatem odpowiednio za nie nauczycielowi zapłacić.

Choroba a urlop szkoleniowy nauczyciela

W sytuacji gdy nauczyciel nie zaliczył roku studiów, traci prawo do płatnego urlopu szkoleniowego oraz ulg i świadczeń dodatkowych przez okres powtarzania roku. Jeżeli jednak przyczyną powtarzania roku była choroba lub inny wypadek losowy, dyrektor może przyznać nauczycielowi płatny urlop szkoleniowy, inne ulgi i świadczenia (§ 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania). Jest to jednak decyzja uznaniowa dyrektora, a nie jego obowiązek.

Okres urlopu szkoleniowego przedłuża się o okres niezdolności do pracy z powodu choroby nauczyciela. Z tej przyczyny niewykorzystana część urlopu szkoleniowego może też zostać udzielona nauczycielowi później na podstawie złożonego przez niego wniosku (§ 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania). Gdy nauczyciel nie uzyskał ulg i świadczeń, w przypadku powtarzania roku ma prawo do bezpłatnych zwolnień od pracy na czas obowiązkowych zajęć dydaktycznych i egzaminów.

Przykład 22

Nauczycielka zatrudniona w szkole studiuje zaocznie na podstawie skierowania dyrektora szkoły. Rocznie ma prawo do 28 dni roboczych odpłatnego urlopu szkoleniowego i przysługuje jej zwrot kosztów przejazdu. Ponadto nauczycielka otrzymała 100% dofinansowania czesnego i opłat za egzaminy. Ponieważ ze względu na ciężką chorobę nauczycielka nie zaliczyła II roku studiów (2021/2022), będzie powtarzać go w kolejnym roku akademickim 2022/2023. Aby nadal korzystać z przysługujących jej ulg i świadczeń, do których ma prawo w związku z dokształcaniem, wystąpiła do dyrektora szkoły z wnioskiem o ich utrzymanie w roku akademickim 2022/2023, podając długotrwałą chorobę i częste hospitalizacje jako powód niezaliczenia II roku. Dyrektor przychylił się do wniosku nauczycielki i utrzymał jej prawo do odpłatnych urlopów szkoleniowych i zwrotu kosztów w trakcie powtarzania tego roku w kolejnym roku akademickim, tj. 2022/2023.

Stosowanie przepisów Kodeksu pracy

Nauczyciele, do których nie stosuje się przepisów rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania, tj. m.in. zatrudnionych w niższym niż pełny wymiarze czasu pracy czy wykonujących pracę w placówkach niepublicznych, a także dokształcających się w innej formie niż szkolna, np. na kursach czy szkoleniach, podnoszą kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą na podstawie art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy. Dyrektor szkoły może jednak zdecydować o stosowaniu do tych osób przepisów wskazanego rozporządzenia, jeśli ma na ten cel środki finansowe.

Przykład 23

Nauczyciel zatrudniony w szkole na 1/4 etatu podnosi kwalifikacje zawodowe bez skierowania dyrektora, ale za jego zgodą, na kursie z doskonalenia umiejętności wychowawczych. Strony zawarły umowę o dokształcanie na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Pracownik ma prawo do świadczeń, ale tylko tych przewidzianych w Kodeksie pracy i w umowie łączącej strony. Takie postępowanie jest prawidłowe.

Dofinansowanie dokształcania pracowników ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Pracodawca, który chce podnieść kwalifikacje zawodowe swoich pracowników, może do tego celu wykorzystać środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego (dalej: KFS). KFS jest wyodrębnioną częścią Funduszu Pracy i stanowi wsparcie dla pracowników, zapobiegające utracie przez nich zatrudnienia z powodu posiadanych kompetencji nieadekwatnych do zmieniających się wymagań rynku.

Aby skorzystać z tej formy pomocy, kształcenie pracowników musi zostać podjęte z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Pracodawca starający się o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego musi ponieść 20% tych kosztów, a KFS sfinansuje 80% wydatków na kształcenie.

W przypadku mikroprzedsiębiorstwa ze środków KFS można sfinansować 100% kosztów kształcenia ustawicznego. Jednak całość dofinansowania środkami KFS nie może przekroczyć 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika szkolenia (art. 69b ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079).

Wsparcie kształcenia ustawicznego środkami KFS udzielane jest na zasadach pomocy de minimis.

Koszty kształcenia ustawicznego pracowników, które dofinansuje KFS

Środki KFS otrzymane z powiatowego urzędu pracy pracodawca może przeznaczyć m.in. na kształcenie ustawiczne pracowników, na które składają się:

• określenie potrzeb firmy w zakresie kształcenia ustawicznego, które ma być dofinansowane,
• kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
• egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych,
• badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu,
• ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem

- art. 69a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Wniosek o dofinansowanie kształcenia

Aby uzyskać dofinansowanie, pracodawca musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności. Wniosek można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej (wniosek jest dostępny na stronie internetowej urzędu).

Wniosek o przyznanie środków z KFS na sfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego powinien zawierać:

• dane pracodawcy:

- nazwę pracodawcy,

- adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,

- numer identyfikacji podatkowej,

- numer identyfikacyjny w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej REGON oraz oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej według PKD,

- informację o liczbie zatrudnionych pracowników,

- imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów,

- numer telefonu oraz

- adres poczty elektronicznej;

• wskazanie:

- działań obejmujących kształcenie ustawiczne,

- liczby osób według grup wieku 15-24 lata, 25-34 lata, 35-44 lata, 45 lat i więcej, których wydatek dotyczy,

- form kształcenia ustawicznego,

- kosztów kształcenia ustawicznego na jednego uczestnika oraz

- terminu realizacji wskazanych działań;

• określenie:

- całkowitej wysokości wydatków na działania dotyczące kształcenia ustawicznego,

- wnioskowanej wysokości środków z KFS oraz

- wysokości wkładu własnego wnoszonego przez pracodawcę;

• uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy oraz obowiązujących priorytetów wydatkowania środków KFS, a w przypadku środków z rezerwy KFS - dodatkowo priorytetów wydatkowania środków rezerwy KFS;
• uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z następującymi informacjami:

- nazwa i siedziba realizatora usługi kształcenia ustawicznego,

- posiadanie przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego certyfikatów jakości oferowanych usług kształcenia ustawicznego, a w przypadku kursów - posiadanie dokumentu, na podstawie którego prowadzi on pozaszkolne formy kształcenia ustawicznego, jeżeli informacja ta nie jest dostępna w publicznych rejestrach elektronicznych,

- nazwa i liczba godzin kształcenia ustawicznego,

- cena usługi kształcenia ustawicznego w porównaniu z ceną podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne;

• informację o planach dotyczących dalszego zatrudnienia osób, które będą objęte kształceniem ustawicznym finansowanym ze środków KFS

- § 5 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Do wniosku o dofinansowanie kształcenia ustawicznego pracodawca dołącza:

• dokumenty pozwalające na ocenę spełniania warunków dopuszczalności pomocy de minimis;
• kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności - w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
• program kształcenia ustawicznego lub zakres egzaminu;
• wzór dokumentu potwierdzającego kompetencje nabyte przez uczestników, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile nie wynika on z przepisów powszechnie obowiązujących.

Wnioski pracodawców o dofinansowanie kształcenia ustawicznego są przyjmowane i rozpatrywane przez starostę. W przypadku gdy wniosek jest wypełniony nieprawidłowo, starosta wyznacza pracodawcy termin nie krótszy niż 7 dni i nie dłuższy niż 14 dni do jego poprawienia. W przypadku niepoprawienia wniosku we wskazanym terminie lub niedołączenia wymaganych załączników wniosek pozostawia się bez rozpatrzenia i informuje o tym pracodawcę.

Realizacja wniosków możliwa jest do wysokości środków KFS, jakie posiada powiatowy urząd pracy.

Obowiązki pracodawcy w związku z uzyskaniem dofinansowania kształcenia ustawicznego

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o dofinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego ze środków KFS dochodzi do zawarcia umowy ze starostą. Umowa szczegółowo reguluje warunki udzielenia wsparcia oraz związane z tym obowiązki stron.

W umowie należy określić:

• strony umowy oraz datę i miejsce jej zawarcia;
• okres obowiązywania umowy;
• wysokość środków z KFS na finansowanie działań, o których mowa we wniosku;
• numer rachunku bankowego pracodawcy, na który będą przekazywane środki z KFS, oraz termin ich przekazania;
• sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków;
• warunki wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy;
• warunki zwrotu przez pracodawcę środków w przypadku nieukończenia kształcenia ustawicznego przez uczestnika;
• warunki zwrotu przez pracodawcę środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem;
• sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;
• odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis;
• zobowiązanie pracodawcy do przekazania na żądanie starosty danych dotyczących:

- liczby osób objętych działaniami finansowanymi z udziałem środków KFS, w podziale według tematyki kształcenia ustawicznego, płci, grup wieku 15-24 lata, 25-34 lata, 35-44 lata, 45 lat i więcej, poziomu wykształcenia oraz liczby osób pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze,

- liczby osób, które rozpoczęły kurs, studia podyplomowe lub przystąpiły do egzaminu - finansowane z udziałem środków z KFS,

- liczby osób, które ukończyły z wynikiem pozytywnym kurs, studia podyplomowe lub zdały egzamin - finansowane z udziałem środków z KFS

- § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

Realizacja postanowień umowy podlega kontroli starosty (powiatowego urzędu pracy).

Starosta może przeprowadzać kontrolę u pracodawcy w zakresie przestrzegania postanowień umowy o dofinansowanie kształcenia ustawicznego, wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem, właściwego dokumentowania oraz rozliczania otrzymanych i wydatkowanych środków. W tym celu może żądać od pracodawcy danych, dokumentów i udzielania wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli (art. 69b ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Z pracownikiem, który uczestniczy w kształceniu dofinansowanym środkami Krajowego Funduszu Szkoleniowego, pracodawca musi podpisać umowę (art. 69b ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). Pracownik, który nie ukończył kształcenia ustawicznego finansowanego ze środków KFS z powodu rozwiązania przez niego umowy o pracę lub rozwiązania z nim umowy o pracę na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, jest obowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych kosztów, na zasadach określonych w umowie z pracodawcą. Z tego względu umowa powinna określać m.in. zobowiązanie pracownika do zwrotu dofinansowania - nieukończenie kształcenia ustawicznego finansowanego z KFS skutkuje dla pracodawcy koniecznością zwrotu otrzymanych środków.

Wzór umowy o finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracownika

Szkolenie osób niepełnosprawnych

Pracodawca może organizować szkolenia dla zatrudnionych osób niepełnosprawnych. Poniesione przez niego koszty z tego tytułu tych osób mogą być zrefundowane ze środków PFRON do wysokości 70% tych kosztów, nie więcej jednak niż do wysokości 2-krotnego przeciętnego wynagrodzenia na jedną osobę.

Warunki i wysokość zwrotu określa umowa zawarta ze starostą. Co istotne, zwrotowi nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed datą podpisania umowy.

Refundacja obejmuje poniesione w związku ze szkoleniem koszty:

• usług świadczonych przez osoby prowadzące szkolenie poniesione za godziny, podczas których prowadzą one szkolenie;
• usług tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
• podróży osób prowadzących szkolenie, uczestników szkolenia, tłumacza języka migowego, tłumacza-przewodnika, lektora dla osób niewidomych lub opiekuna zatrudnionej osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego stopnia niepełnosprawności;
• zakwaterowania i wyżywienia uczestników szkolenia;
• usług doradczych;
• obsługi administracyjno-biurowej;
• wynajmu pomieszczeń;
• amortyzacji wyposażenia i narzędzi, z wyłączeniem wyposażenia i narzędzi zakupionych w ramach wsparcia ze środków publicznych w okresie 7 lat przed realizacją szkolenia;
• materiałów szkoleniowych.

Refundacja jest przeznaczona również na pokrycie wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego za czas, w którym pracownik ten uczestniczy w szkoleniu.

Łączna wysokość kosztów z tytułu obsługi administracyjno-biurowej i wynajmu pomieszczeń oraz wydatków obejmujących koszty płacy pracownika niepełnosprawnego nie może przekroczyć łącznej wysokości pozostałych ww. kosztów, jakie mogą być zrefundowane.

Wnioskowanie o refundację

Pracodawca, który ubiega się o przyznanie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych, składa przed rozpoczęciem projektu szkoleniowego wniosek do starosty właściwego ze względu na miejsce siedziby pracodawcy.

Wniosek jest sprawdzany przez starostę pod względem rachunkowym oraz formalnym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we wniosku starosta:

• informuje pracodawcę o nieprawidłowościach w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku oraz
• wzywa do ich usunięcia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania (termin też podlega przedłużeniu na wniosek pracodawcy, jeżeli usunięcie nieprawidłowości nie może nastąpić w terminie z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy).

W sytuacji, gdy określony wyżej termin nie zostanie zachowany lub nie wystąpią przesłanki, które mogą go wydłużyć, wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Wzór wniosku o refundację kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Przyznanie refundacji

Przyznanie wsparcia na szkolenia jest uzależnione od:

• wysokości posiadanych środków PFRON, przeznaczonych na refundację w danym roku;
• okresu prowadzenia działalności oraz doświadczenia pracodawcy w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych;
• wysokości przewidywanych kosztów szkolenia.

Pracodawca otrzyma informację o sposobie rozpatrzenia wniosku w terminie 30 dni od dnia otrzymania przez starostę kompletnego wniosku. W przypadku, gdy wniosek zostanie rozpatrzony negatywnie, pracodawca otrzyma uzasadnienie.

Pozytywne rozpatrzenie wniosku wymaga poinformowania pracodawcy przez starostę i oznacza wezwanie do negocjacji warunków umowy. Negocjacje powinny zakończyć się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

W ciągu 14 dni od dnia zakończenia negocjacji (lub później, jeżeli termin ten nie może zostać zachowany z przyczyn nieleżących po stronie pracodawcy) starosta zawiera umowę z pracodawcą w formie pisemnej. Każda zmiana umowy również wymaga tej formy. Umowa powinna określać w szczególności:

• termin przekazania i wysokość refundacji ustalonej w wyniku negocjacji;
• liczbę osób niepełnosprawnych, które zostały skierowane na szkolenie;
• możliwość zweryfikowania przez starostę prawidłowości wykonania warunków umowy przez pracodawcę;
• zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia wykonania przez starostę czynności, o których mowa w pkt powyżej.

Refundacja jest przekazywana na rachunek wskazany przez pracodawcę we wniosku i w terminie 14 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów szkolenia.

Tego rodzaju pomoc jest udzielana do 30 czerwca 2024 r.

Przedsiębiorca korzystający z refundacji ma obowiązek przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia, przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. Ponadto ma obowiązek przesyłania samorządowi województwa półrocznych informacji o przebiegu szkoleń.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez osoby niebędące pracownikami

Osoby niebędące pracownikami, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, nie mają ustawowego prawa do świadczeń przysługujących z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przeznaczonych dla pracowników. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej w okresie dokształcania korzystała z podobnych form wsparcia. W takim przypadku o prawie do dofinansowania, dni wolnych na uczestnictwo w zajęciach czy urlopie szkoleniowym strony mogą zdecydować w umowie cywilnoprawnej.

Analogicznie jak w przypadku pracowników, podmiot zatrudniający może zobowiązać osoby niebędące pracownikami do odpracowania dofinansowanego okresu nauki. Ponadto, w przeciwieństwie do pracowników, ma zupełną dowolność w określaniu konsekwencji finansowych dla osoby, która nie ukończy dokształcania albo nie przepracuje okresu ustalonego w umowie.

Wzór umowy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych zleceniobiorcy (wzór jest dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

Dofinansowanie nauki osoby niebędącej pracownikiem zasadniczo nie jest przychodem zwolnionym z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 90 updof zwolniona z podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Natomiast w zakresie zwolnienia ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przyznanego dofinansowania, na podstawie § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby będące:

• członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych;
• osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
• członkami rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji

- należy stosować odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek przepisy dotyczące pracowników.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 29 ww. rozporządzenia zwolniona ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Odrębnymi przepisami są zasadniczo przepisy Kodeksu pracy. Jeżeli jednak podnoszenie kwalifikacji zawodowych wynika z przepisów szczególnych, świadczenie przyznane na podstawie tych przepisów również jest zwolnione ze składek (należy uznać, że zwolnienie dotyczy również podatku).

Bezpośredniej regulacji tego rodzaju nie zawiera jednak Kodeks cywilny, dając w tym zakresie swobodę stronom kontraktu cywilnoprawnego.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (III UK 33/17, OSNP 2018/11/152) Sąd Najwyższy szerzej zinterpretował możliwość zwolnienia ze składek świadczeń na dokształcanie przyznawanych osobom niebędącym pracownikami.

SN Mimo braku w Kodeksie cywilnym odpowiednika art. 1033 k.p. nie sposób przyjąć, że niedopuszczalne byłoby odpowiednie zastosowanie, z mocy § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisu § 2 ust. 2 pkt 29 tego rozporządzenia do aplikantów adwokackich zatrudnionych przez patronów na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Niedopuszczalność ta nie wynika ani z treści wchodzących w grę regulacji prawnych, ani z tego, by zastosowanie normy § 2 ust. 2 pkt 29 nie dało się pogodzić ze specyfiką i odmiennością analizowanego stanu prawnego. Zawarte w § 5 rozporządzenia odesłanie generalnie oznacza bowiem stosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wymienionych w tym przepisie osób, podlegających tymże ubezpieczeniom z innych tytułów niż zatrudnienie w ramach stosunku pracy, regulacji § 1-4 dotyczących świadczeń składających się na przychody pracowników. Wyłączone na mocy § 2 ust. 2 pkt 29 rozporządzenia z podstawy wymiaru składek świadczenia przyznane na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego zatrudnionej osoby, w tym w szczególności zwrot kosztów szkolenia, mają taki sam charakter wtedy, gdy spełniane są przez pracodawcę, jak i przez zleceniodawcę. Nie mamy więc do czynienia ze specyficznymi świadczeniami pracowniczymi, charakterystycznymi dla tej gałęzi prawa, niemającymi odpowiednika w cywilnoprawnych stosunkach zatrudnienia. Niezależnie od tego, czy koszty szkolenia opłaca pracodawca czy zleceniodawca, chodzi o takie same świadczenia, podlegające temu samemu mechanizmowi wyłączenia z podstawy wymiaru składek. Prawdą jest, że w przeciwieństwie do prawa pracy, w prawie cywilnym nie nałożono na żadną ze stron umów regulowanych przepisami tej gałęzi prawa obowiązku ułatwiania drugiej stronie podnoszenia kwalifikacji zawodowych i nie podniesiono tego obowiązku do rangi jednej z podstawowych zasad. Trzeba jednak mieć na uwadze wspomniane wyżej rzeczywiste znaczenie na płaszczyźnie prawa pracy tej zasady i podstawowego obowiązku sformułowanych w art. 17 i art. 94 pkt 6 k.p. Należy zgodzić się z konstatacją skarżącego, że brak w Kodeksie cywilnym odpowiednika art. 103³ k.p. oznacza, iż świadczenia przyznane przez zleceniodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego zleceniobiorcy nie mają oparcia w odrębnych przepisach, o jakich mowa w § 2 ust. 2 pkt 29 rozporządzenia. „Odpowiednie” zastosowanie tego przepisu do aplikantów adwokackich zatrudnionych przez patronów na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wymaga pewnej modyfikacji tej regulacji prawnej przez pominięcie wymagania spełnienia spornych świadczeń „zgodnie z odrębnymi przepisami” i poprzestanie w tym zakresie na zgodnej woli stron umowy. Taka modyfikacja uwzględnia omówioną wcześniej rolę, jaką art. 103³ k.p. odgrywa na płaszczyźnie unormowań prawa pracy. Odpowiada też duchowi całej regulacji Kodeksu pracy dotyczącej podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych. Trzeba bowiem podkreślić, że to woli stron stosunku pracy ustawodawca pozostawił ocenę, czy zachodzi potrzeba podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika lub jego wykształcenia ogólnego. I to strony stosunku pracy, zgodnie z cywilistyczną zasadą swobody umów, podejmują decyzję o zawarciu dodatkowej umowy o podnoszeniu owych kwalifikacji zawodowych, a jeśli już zawrą taką umowę, to poza obligatoryjnymi świadczeniami w postaci urlopu szkoleniowego i zwolnienia z pracy celem wzięcia udziału w zajęciach, pracodawca określa, jakie dodatkowe świadczenia zamierza spełniać na rzecz pracownika w ramach owej umowy. Podobnie wygląda sytuacja aplikantów adwokackich zatrudnionych przez ich patronów, tyle tylko, że w przypadku tej grupy zawodowej to sam ustawodawca przesądził o szkoleniowym charakterze zawieranej przez strony umowy. Aplikacja adwokacka jest wszak formą szkolenia korporacyjnego, którego celem jest przygotowanie aplikantów do wykonywania zawodu adwokata, a szkolenie to ma swój wymiar teoretyczny i praktyczny, gdyż - niezależnie od zajęć organizowanych przez okręgowe rady adwokackie - polega na zdobywaniu pod kierunkiem patrona umiejętności z zakresu czynności adwokackich. Zawarcie z aplikantem adwokackim umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej pozwala na realizację przez patrona jego obowiązków związanych z pełnioną funkcją, a aplikantowi na osiągnięcie celu aplikacji. Aplikacja jest przy tym odpłatna, a obowiązek uiszczania opłaty rocznej obciąża aplikanta adwokackiego. Tak w przypadku pracowniczego, jak i cywilnoprawnego zatrudnienia aplikantów przez ich patronów, woli podmiotu zatrudniającego pozostawiono decyzję o refinansowaniu owych kosztów. Mimo zatem braku na gruncie Kodeksu cywilnego oraz Prawa o adwokaturze odpowiednika art. 103³ k.p., z mocy zawartego w § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odesłania do przepisu § 2 ust. 2 pkt 29 tego rozporządzenia, należy wyłączyć wartość zwróconych przez zleceniodawcę kosztów szkolenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe aplikantów adwokackich zatrudnionych przez patronów na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Takiemu odpowiedniemu zastosowaniu § 2 ust. 2 pkt 29 rozporządzenia nie stoi na przeszkodzie ani charakter spornych świadczeń podlegających wyłączeniu z podstawy wymiaru składek, ani specyfika instytucji aplikacji adwokackiej i status samego aplikanta w świetle unormowań Prawa o adwokaturze, ani odrębności zatrudnienia pracowniczego i cywilnoprawnego. Rację mają też sądy obu instancji zauważając, że nieistotne jest natomiast z punktu widzenia ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne to, czy zleceniodawca ponosi koszt podnoszenia kwalifikacji zawodowych aplikanta - zleceniobiorcy bezpośrednio na rzecz okręgowej rady adwokackiej, czy zwraca takie wydatki zleceniobiorcy po ich poniesieniu. Znaczenie ma bowiem charakter spełnionego świadczenia, tj. to, że mieści się ono w zakresie przedmiotowo określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.

Koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych

w kosztach podatkowych

Koszty dokształcania pracowników mogą zostać zaliczone przez podmioty, które je ponoszą, do podatkowych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowym warunkiem ich zaliczenia do kosztów firmowych jest to, aby nie znalazły się w negatywnym katalogu kosztów określonym w art. 23 ust. 1 updof (lub art. 16 ust. 1 updop). W interpretacji z 19 czerwca 2012 r. (IPPB3/423-210/12-2/PK1) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że:

IS Kwalifikując wydatek jako koszt uzyskania przychodów należy pamiętać o celowości jego poniesienia, czyli wpływie na efekty prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatek pracodawcy dotyczący kształcenia pracownika będzie kosztem uzyskania przychodów jako koszt ogólny firmy, jeżeli zdobywana wiedza będzie ściśle wiązać się z zakresem obowiązków przydzielonych pracownikowi (np. koszty organizowanych szkoleń z zakresu prawa podatkowego oraz rachunkowości pracowników działu księgowości). Nie ma przy tym znaczenia, czy osobą szkoloną jest pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, czy np. członek zarządu, wykonujący swe czynności zawodowe na rzecz wnioskodawcy na podstawie innego stosunku prawnego (...). Podatnik (powinien - przyp. red.) dysponować wymaganym przez prawo dowodem, że taki wydatek poniesiono i był niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy.

W interpretacji z 13 lutego 2019 r. (0111-KDIB2-1.4010.493.2018.3.JK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił ponadto, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione także następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany.

Wybrane orzecznictwo sądowe i interpretacje urzędowe dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Podsumowanie

1. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika.

2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych następuje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

3. Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pisemną umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron.

4. Nie trzeba zawierać umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

5. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują urlop szkoleniowy i zwolnienie na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

6. W zależności od rodzaju egzaminu pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 lub 21 dni roboczych.

7. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

8. Wysokość wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy ustala się podobnie jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

9. Urlop szkoleniowy jest udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

10. Pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Podstawa prawna:

• art. 17, art. 18^3a § 1-2, art. 94 pkt 6, art. 103¹-103⁶, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510),

• art. 1, art. 12 ust. 3, art. 42 ust. 2 pkt 3 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1762; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1116),

• art. 76 ust. 1 ustawy z 20 lipca 2018 r. o szkolnictwie wyższym i nauce (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 85; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1117),

• art. 24 ust. 2 pkt 7, art. 29 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 530),

• art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360),

• art. 1, art. 11 pkt 8 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1251; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079),

• art. 3 pkt 19 i pkt 20, art. 10, art. 44zzzb, art. 44zzzc ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1915; ost. zm. Dz.U. 2022 r. poz. 1116),

• art. 21 ust. 1 pkt 67, pkt 90, art. 52l pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost. zm. Dz.U. 2022 r. poz. 1512),

• art. 15, art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265),

• art. 2 pkt 1 i 5, art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 923),

• art. 69a-69b ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1383),

• art. 37-38, art. 39-41a ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 573; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 558,

• art. 3 ust. 1-2 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 755),

• § 1 i załącznik do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 13 grudnia 2016 r. w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego (Dz.U. z 2016 r. poz. 2094),

• § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927),

• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449),

• § 1-14 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 19 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania (Dz.U. z 2001 r. Nr 1, poz. 5),

• § 1, § 5-8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 117),

• § 1-10a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 grudnia 2014 r. w sprawie refundacji kosztów szkolenia pracowników niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1213),

• § 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 30 sierpnia 2019 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1717),

• § 1 i załącznik do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 13 marca 2017 r. w sprawie klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego (Dz.U. z 2017 r. poz. 622; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1536).

Bożena Pęśko

specjalista z zakresu prawa pracy i wynagrodzeń