Jak rozliczyć diety z podróży służbowych – rozliczanie i wypłacanie świadczeń

Od 1 stycznia 2023 r. dieta za dobę w krajowej podróży służbowej wzrosła z 38 zł do 45 zł. Natomiast od 29 listopada 2022 r. wyższe są też diety z tytułu podróży zagranicznych do 31 państw. Od tych terminów pracodawcy powinni wypłacać pracownikom nowe stawki.

Wysokość diety w krajowej podróży służbowej (dalej: dieta krajowa) wskazana w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych) odnosi się do wszystkich pracodawców. Ci ze sfery budżetowej muszą ją bowiem stosować na mocy art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy. Natomiast dla pracodawców z sektora prywatnego jest ona:

• dolną granicą diety w krajowej i zagranicznej podróży służbowej, określonej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy),
• obowiązkowa, gdy pracodawca nada jej taki charakter w regulacjach wewnętrznych lub umowie o pracę,
• obowiązkowa, jeżeli pracodawca nie ustali warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w regulacjach wewnętrznych lub umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że każdy wzrost diety krajowej wiąże się albo z koniecznością jej używania wprost w rozliczeniach podróży z pracownikami, albo z aktualizacją regulacji wewnętrznych lub umowy o pracę, jeżeli zapisane w nich diety są niższe od nowej stawki. Wykonanie tych zadań jest niezbędne w związku z podwyższeniem diety krajowej od 1 stycznia 2023 r. do 45 zł za dobę na mocy rozporządzenia z 25 października 2022 r. zmieniającego rozporządzenie o podróżach służbowych (dalej: rozporządzenie zmieniające). Co więcej, trzeba przeliczyć niektóre inne należności z tytułu podróży służbowych, których wysokość zależy od diety krajowej.

Rozporządzenie zmieniające podwyższyło również część diet w zagranicznych podróżach służbowych oraz limitów za nocleg. Od 29 listopada 2022 r. pracodawcy muszą rozliczać według nich podróże zagraniczne, jeżeli nie mają własnych regulacji w tym zakresie. Od tego dnia wzrosły też limity za nocleg.