Czy od ekwiwalentu za bilet kolejowy wypłaconego zamiast kilometrówki z tytułu delegacji należy naliczać podatek i składki ZUS

PROBLEM

Pracownik samowolnie – bez uprzedniej zgody pracodawcy – użył do celów służbowych prywatnego pojazdu, zamiast zgodnie z poleceniem pojechać pociągiem. W tej sytuacji zamiast kilometrówki chcemy wypłacić pracownikowi równowartość biletu kolejowego. Czy tak dokonany zwrot będzie kosztem podróży służbowej, od którego nie naliczamy podatku i składek ZUS?

RADA

Należy przyjąć, że wypłata ekwiwalentu biletowego zamiast udokumentowanej kilometrówki będzie stanowiła przychód pracownika, od którego należny jest podatek i składki ZUS. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Uprawnienie pracodawcy do wyznaczenia środka transportu. Pracodawca posiada wyłączne uprawnienie do określenia środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaju i klasy (§ 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, dalej: rozporządzenie w sprawie delegacji). Jeżeli w poleceniu wyjazdu służbowego jednoznacznie wskazano przejazd pociągiem w określonej klasie, np. drugiej, a pracownik samowolnie odbył tę podróż własnym samochodem, pracodawca ma pełne prawo ograniczyć zwrot kosztów wyłącznie do wysokości ceny biletu kolejowego na danej trasie wraz z opłatami dodatkowymi, takimi jak miejscówka. W takiej sytuacji pracownik naruszył polecenie służbowe, co pozbawia go możliwości skutecznego żądania wypłaty tzw. kilometrówki.

Jedynie na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Ustalanie wysokości zwrotu za przejazd nieuzgodnionym środkiem transportu. Wysokość zwrotu w przypadku, gdy doszło do samowolnego wyboru przez pracownika w podróży służbowej jako środka transportu samochodu niebędącego własnością pracodawcy, i braku zgody pracodawcy na wypłatę kilometrówki, jest ustalana na podstawie aktualnych cenników i taryf przewoźników w transporcie publicznym. Należy przy tym uwzględnić ulgi, które faktycznie przysługują pracownikowi, bez względu na tytuł ich przyznania, np. ulga studencka czy dla seniora. Przy ustalaniu ekwiwalentu należy również wziąć pod uwagę ewentualne koszty dodatkowe, które wystąpiłyby przy podróży środkiem publicznym, np. ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie delegacji).

Konsekwencje braku ewidencji przebiegu pojazdu. Zwolnienie z opodatkowania należności za czas podróży służbowej w przypadku używania samochodu prywatnego przysługuje wyłącznie do kwoty tzw. kilometrówki wyliczonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof). Jeżeli pracodawca wypłaca kwotę odpowiadającą cenie biletu, wiedząc, że podróż odbyła się samochodem niebędącym jego własnością, a ewidencja nie jest prowadzona, wypłata ta stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i pełnemu oskładkowaniu. Dodatkowo taki wydatek nie będzie mógł zostać zaliczony przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów, gdyż art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych bezwzględnie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziale kadrowo-płacowym