Praca zdalna od 7 kwietnia 2023 r. – wprowadzanie, stosowanie, dokumentowanie

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika). Powinna być świadczona przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracodawca może ją wprowadzić na cztery sposoby. Dwa pierwsze to akty prawa zakładowego, czyli porozumienie ze stroną związkową lub regulamin. Gdy te dokumenty nie zostaną przyjęte, wówczas możliwe są dwie pozostałe formy, tj. jednostronne polecenie pracodawcy i porozumienie z pracownikiem.

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy będzie pozwalał świadczyć pracę nie tylko w sposób tradycyjny (w miejscu/miejscach wpisanych w umowie o pracę), lecz również zdalny (w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę). Od tego dnia zacznie bowiem obowiązywać rozdział IIc (art. 6718-6734) Kodeksu pracy o pracy zdalnej, dodany przez art. 1 pkt 2 ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca). Tego samego dnia utracą moc:

• rozdział IIb (art. 675-6717) Kodeksu pracy o telepracy oraz
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa o COVID-19).
  

Telepraca może być jednak stosowana do 7 października 2023 r. na warunkach określonych w porozumieniu albo w regulaminie o telepracy, a także na podstawie indywidualnego wniosku pracownika o pracę w tym trybie (art. 18 ustawy zmieniającej). Tym samym pracodawcy mają więcej czasu na wprowadzenie pracy zdalnej w przypadku telepracowników. Przepisy ustawy zmieniającej nie przewidują natomiast żadnego dodatkowego czasu dla pracy zdalnej realizowanej na mocy ustawy o COVID-19. Zatem wszyscy pracownicy, wobec których został użyty art. 3 ustawy o COVID-19, 7 kwietnia 2023 r. muszą wrócić do miejsca stałego wykonywania pracy. Nie nastąpi to w sytuacji, jeżeli do tej daty pracodawca wdroży wobec nich pracę zdalną w jeden z kodeksowych sposobów lub skieruje pracowników do takiej pracy w związku z obowiązującym w Polsce stanem zagrożenia epidemicznego, który pozwala na jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej. Będzie to możliwe także w ciągu 3 miesięcy po odwołaniu tego stanu.

1. Elementy definicji pracy zdalnej

1.1. Porównanie definicji

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kodeksu pracy). Jest to definicja szerzej sformułowana niż w art. 3 ust. 1 ustawy o COVID-19, według którego praca zdalna to praca świadczona:

• w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego
  z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• na polecenie pracodawcy,
• przez czas oznaczony,
• poza miejscem jej stałego wykonywania.

Definicja pracy zdalnej w ujęciu art. 67¹⁸ Kodeksu pracy jest bardziej zbliżona do definicji telepracy. Telepraca była rozumiana jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, o jakich mowa w przepisach o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 675 § 1 Kodeksu pracy). Jednak sformułowanie obydwu pojęć różnicuje je wyraźnie w zakresie określania miejsca pracy, kryterium regularności pracy poza zakładem pracy (obowiązkowe przy telepracy, niewystępujące w przypadku pracy zdalnej) czy sposobu przekazywania wyników pracy.

1.2. Wymiar pracy zdalnej

Kodeksowa definicja pracy zdalnej tworzy możliwość wyboru całkowitego lub częściowego świadczenia pracy w tej formie. Opcja częściowa to tzw. praca hybrydowa, która łączy pracę tradycyjną i zdalną, np. 4 dni w miejscu pracy zdalnej i 1 dzień w siedzibie pracodawcy albo w innym miejscu przez niego wskazanym i zapisanym w umowie o pracę. Wymiar całkowity lub częściowy świadczenia pracy zdalnie powinien być wskazany w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Nie dotyczy to jedynie pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie ze względu na jej górny limit 24 dni w roku kalendarzowym.

1.3. Miejsce pracy zdalnej

Definicja pracy zdalnej oraz uzasadnienie do ustawy zmieniającej nie pozostawiają wątpliwości, że miejsce (miejsca) wykonywania pracy zdalnej (dalej: miejsce pracy zdalnej) nie może być swobodnie wybrane lub narzucone przez żadną ze stron stosunku pracy, lecz ma być wspólnie ustalone. Miejsce pracy zdalnej (w tym własny adres zamieszkania) wskazuje wprawdzie pracownik, lecz pracodawca musi się na nie zgodzić. Co więcej, tę procedurę trzeba powtarzać przy każdej zmianie lokalizacji pracy zdalnej.

W opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wyjaśnieniach (dalej: wyjaśnienia MRiPS) resort podkreśla, że miejsc pracy zdalnej może być kilka (por. https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi).

1.4. Metody przekazywania wyników pracy zdalnej

• Kodeksowa praca zdalna może być realizowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pojęcie tych środków jest znacznie szersze niż środków komunikacji elektronicznej, jakie były stosowane w przypadku telepracy. Obejmuje bowiem każdy sposób umożliwiający bezpośredni kontakt między pracodawcą a pracownikiem (w tym połączenia tekstowe, głosowe i wideo czy przekazywanie wyników pracy elektronicznie), m.in.:
• telefon,
• tablet,
• komunikator internetowy,
• rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną (środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Użyty w art. 67¹⁸ Kodeksu pracy zwrot "w szczególności" wyraźnie dopuszcza możliwość stosowania odmiennych metod przekazywania efektów pracy niż za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co potwierdza art. 6727 Kodeksu pracy. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej jako przykład podano "analizę dokumentów",
natomiast w literaturze prawa pracy wskazuje się na listy przesyłane tradycyjną pocztą czy użycie radia.

2. Zakres pracy zdalnej

2.1. Zakres podmiotowy

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy, w tym jego art. 67³⁴, przesądza, że może być ona stosowana do pracowników w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, czyli osób pozostających w stosunku pracy zawartym na podstawie każdej umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony), mianowania, wyboru, powołania i spółdzielczej umowy o pracę. Nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, ale ich strony mogą przewidzieć odpowiednie stosowanie przepisów o pracy zdalnej na mocy zasady swobody umów (art. 35³¹ Kodeksu cywilnego).

Rozwiązań kodeksowych o pracy zdalnej nie stosuje się do funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Więziennej, Krajowej Administracji Skarbowej i Służby Ochrony Państwa. Ustawa zmieniająca wprowadziła do aktów prawnych regulujących te poszczególne formacje możliwość pełnienia przez funkcjonariuszy służby w formie zdalnej. Zastrzegła przy tym, że może mieć to miejsce wyłącznie na polecenie przełożonego w okresach obowiązywania stanów: zagrożenia epidemicznego, epidemii lub klęski żywiołowej związanej z chorobami zakaźnymi u ludzi. Narzuciła także konkretne warunki (m.in. lokalowe i techniczne) dla służby w formie zdalnej.

2.2. Zakres przedmiotowy

To pracodawcy decydują, które prace mogą być wykonywane zdalnie. Ustawodawca pozostawił im zupełną swobodę w tym zakresie. W art. 6731 § 4 Kodeksu pracy wskazał jednak wykaz prac, które nie mogą być świadczone w tym trybie (przedstawiamy je poniżej).