Bezpieczna optymalizacja podatkowa

Wstęp

Istotnym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej jest strategia podatkowa, to, jakie podatki i w jakiej wysokości przedsiębiorca płaci, oraz czy jest to optymalne, biorąc pod uwagę zarówno przedmiot jego działalności, jak i aktualnie obowiązujące przepisy podatkowe. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności gospodarczej, zastanawia się, co zrobić, aby w sposób legalny obniżyć obciążenia podatkowe, a tym samym poprawić płynność finansową firmy i zwiększyć oszczędności, jakie jest w stanie wygenerować.

Obciążenia podatkowe są nieuniknione, a płacenie podatków obowiązkowe. W ślad za Benjaminem Franklinem można powiedzieć, że na tym świecie pewne są tylko dwie rzeczy – śmierć i podatki. O ile ze śmiercią nie wygra nikt, o tyle istnieją realne możliwości, aby w sposób legalny obniżyć obciążenia podatkowe, a tym samym zminimalizować ciężar prowadzonej działalności. I temu właśnie tematowi jest poświęcona niniejsza broszura podatkowa.

Oddajemy w Państwa ręce publikację, w której w sposób przystępny, posiłkując się wieloma przykładami z praktyki, przedstawiamy różnego rodzaju wskazówki oraz możliwości optymalizacji podatkowej. Biorąc pod uwagę praktyczny wymiar publikacji oraz fakt, że temat ten jest bardzo obszerny i kompleksowy, ograniczyliśmy się do przedstawienia najistotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorcy sposobów optymalizacji, które mogą być stosowane w bieżącej działalności gospodarczej. Nie wskazujemy natomiast na możliwości jednorazowe, takie jak restrukturyzacja działalności, czy optymalizacje międzynarodowe, takie jak np. zmiana rezydencji podatkowej na inne państwo, przeniesienie części działalności do innej jurysdykcji, pobieranie należności poprzez pośredników mających siedziby w innych krajach, jako sposobów na optymalizację podatkową. Chcąc, aby publikacja była jak najbardziej aktualna, bazujemy na przepisach i alternatywach optymalizacji podatkowej, jakie dają nam obowiązujące przepisy. Sporo uwagi poświęcamy ulgom podatkowym, w tym także inwestycjom w ramach Polskiej Strefy Inwestycji, wskazujemy na różne sposoby opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych, w tym także na podatek od przerzuconych dochodów, a zatem zagadnieniom, które w ostatnich latach pojawiły się w polskim porządku prawnym. Zwracamy także uwagę m.in. na sposoby amortyzacji, ceny transferowe – temat bardzo istotny w przypadku dokonywania transakcji między podmiotami powiązanymi. Przedstawiamy sposoby optymalizacji podatkowych w podatku VAT, PIT oraz w podatku od nieruchomości. Dla osób, które dopiero planują rozpoczęcie działalności gospodarczej, porównujemy obciążenia podatkowe w zależności od wybranej formy opodatkowania. Z uwagi na fakt, że istotne jest dla nas bezpieczeństwo podatkowe Państwa działalności, wskazujemy, w jaki sposób, dokonując pewnych działań, należałoby się zabezpieczyć, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi w przyszłości, a gdy już do nich dojdzie, jaką optymalną strategię przyjąć, aby uniknąć negatywnych konsekwencji.

Mamy nadzieję, że przedstawione przez nas sposoby optymalizacji podatkowej okażą się dla Państwa pomocne, a praktyczne przykłady pomogą ograniczyć obciążenia podatkowe. Serdecznie zapraszamy Państwa do lektury, a w razie jakichkolwiek uwag prosimy o kontakt.

Wstęp

Istotnym elementem prowadzenia każdej działalności gospodarczej jest strategia podatkowa, to, jakie podatki i w jakiej wysokości przedsiębiorca płaci, oraz czy jest to optymalne, biorąc pod uwagę zarówno przedmiot jego działalności, jak i aktualnie obowiązujące przepisy podatkowe. Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności gospodarczej, zastanawia się, co zrobić, aby w sposób legalny obniżyć obciążenia podatkowe, a tym samym poprawić płynność finansową firmy i zwiększyć oszczędności, jakie jest w stanie wygenerować.

Obciążenia podatkowe są nieuniknione, a płacenie podatków obowiązkowe. W ślad za Benjaminem Franklinem można powiedzieć, że na tym świecie pewne są tylko dwie rzeczy - śmierć i podatki. O ile ze śmiercią nie wygra nikt, o tyle istnieją realne możliwości, aby w sposób legalny obniżyć obciążenia podatkowe, a tym samym zminimalizować ciężar prowadzonej działalności. I temu właśnie tematowi jest poświęcona niniejsza broszura podatkowa.

Oddajemy w Państwa ręce publikację, w której w sposób przystępny, posiłkując się wieloma przykładami z praktyki, przedstawiamy różnego rodzaju wskazówki oraz możliwości optymalizacji podatkowej. Biorąc pod uwagę praktyczny wymiar publikacji oraz fakt, że temat ten jest bardzo obszerny i kompleksowy, ograniczyliśmy się do przedstawienia najistotniejszych z punktu widzenia przedsiębiorcy sposobów optymalizacji, które mogą być stosowane w bieżącej działalności gospodarczej. Nie wskazujemy natomiast na możliwości jednorazowe, takie jak restrukturyzacja działalności, czy optymalizacje międzynarodowe, takie jak np. zmiana rezydencji podatkowej na inne państwo, przeniesienie części działalności do innej jurysdykcji, pobieranie należności poprzez pośredników mających siedziby w innych krajach, jako sposobów na optymalizację podatkową. Chcąc, aby publikacja była jak najbardziej aktualna, bazujemy na przepisach i alternatywach optymalizacji podatkowej, jakie dają nam obowiązujące przepisy. Sporo uwagi poświęcamy ulgom podatkowym, w tym także inwestycjom w ramach Polskiej Strefy Inwestycji, wskazujemy na różne sposoby opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych, w tym także na podatek od przerzuconych dochodów, a zatem zagadnieniom, które w ostatnich latach pojawiły się w polskim porządku prawnym. Zwracamy także uwagę m.in. na sposoby amortyzacji, ceny transferowe - temat bardzo istotny w przypadku dokonywania transakcji między podmiotami powiązanymi. Przedstawiamy sposoby optymalizacji podatkowych w podatku VAT, PIT oraz w podatku od nieruchomości. Dla osób, które dopiero planują rozpoczęcie działalności gospodarczej, porównujemy obciążenia podatkowe w zależności od wybranej formy opodatkowania. Z uwagi na fakt, że istotne jest dla nas bezpieczeństwo podatkowe Państwa działalności, wskazujemy, w jaki sposób, dokonując pewnych działań, należałoby się zabezpieczyć, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi w przyszłości, a gdy już do nich dojdzie, jaką optymalną strategię przyjąć, aby uniknąć negatywnych konsekwencji.

Mamy nadzieję, że przedstawione przez nas sposoby optymalizacji podatkowej okażą się dla Państwa pomocne, a praktyczne przykłady pomogą ograniczyć obciążenia podatkowe. Serdecznie zapraszamy Państwa do lektury, a w razie jakichkolwiek uwag prosimy o kontakt.

1. Optymalizacja podatkowa

Optymalizacja podatkowa pozwala podatnikom na obniżenie obciążeń podatkowych w sposób legalny. Istnieje wiele możliwości optymalizacji w poszczególnych podatkach, które w zależności od konkretnej sytuacji mogą być skuteczne. Zastanawiając się nad optymalizacją podatkową należy dokładnie przeanalizować stan faktyczny, sytuację danego podatnika, całokształt okoliczności oraz wszelkie potrzeby, tak aby wybrać najlepsze rozwiązania dające największe korzyści podatkowe.

1.1. Co to jest optymalizacja podatkowa?

Optymalizacja podatkowa polega na obniżeniu (ale także na uniknięciu) obciążeń podatkowych ciążących na podatniku lub na rozłożeniu ich płatności w czasie albo odroczeniu momentu dokonania zapłaty. Obciążenia podatkowe są obowiązkowe i nieuniknione. Zgodnie z definicją zawartą w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej jako: Ordynacja podatkowa) podatkiem jest publicznoprawne, nieodpłatne, przymusowe oraz bezzwrotne świadczenie pieniężne na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu lub gminy, wynikające z ustawy podatkowej.

Za podatek uważa się także zaliczki na podatek, raty podatków, jeżeli przepisy prawa podatkowego przewidują płatność podatku w ratach, a także opłaty oraz niepodatkowe należności budżetowe.

Podatnikiem jest natomiast osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu.

W związku z przedstawionymi definicjami ustawowymi podatnikami są wszystkie osoby objęte obowiązkiem podatkowym, a podatkami - obowiązkowe płatności dokonywane na rzecz budżetu państwa. Oznacza to, że każda osoba objęta obowiązkiem podatkowym płaci podatki. Ma ona natomiast wpływ na ich wysokość. Istnieją bowiem realne możliwości, przewidziane przepisami prawa, obniżenia obciążeń podatkowych.

Optymalizacja podatkowa jest działaniem legalnym, zgodnym z literą prawa, i nie ma nic wspólnego z uchylaniem się od opodatkowania, tj. działaniem na szkodę budżetu państwa, sprzecznym z przepisami prawa, stanowiącym oszustwa podatkowe. Konsekwencją uchylania się od opodatkowania jest pociągnięcie podatnika do odpowiedzialności karnej lub karnoskarbowej. Świadome, całkowite lub częściowe niedeklarowanie osiąganych przychodów, zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na cele osobiste, składanie zeznań i deklaracji podatkowych zawierających nierzeczywiste dane czy dorabianie dokumentacji stanowi tylko wybrane przykłady działań sprzecznych z prawem, których celem jest niepłacenie podatków, mimo że zgodnie z przepisami powinny one zostać zapłacone. Z uwagi na fakt, że granica pomiędzy działaniami w pełni legalnymi, stanowiącymi zgodną z prawem optymalizację podatkową, a działaniami z nim sprzecznymi jest bardzo cienka, podejmując decyzję o optymalizacji podatkowej należy przemyśleć strategię podatkową, potrzeby i cele podatnika, aby w sposób bezpieczny podatkowo zapewnić jak najlepsze rezultaty.

Kwestia zapewnienia bezpieczeństwa podatkowego zyskuje istotnie na znaczeniu także dlatego, że system podatkowy w Polsce jest skomplikowany¹, a przepisy prawa podatkowego zmieniają się bardzo często, niejednokrotnie działając z mocą wsteczną lub z uwzględnieniem bardzo krótkiego vacatio legis. W konsekwencji podatnicy mają mało czasu, aby przygotować się na nadchodzące zmiany i na bieżąco korzystać z mechanizmów optymalizacji podatkowych, jakie dają aktualnie obowiązujące przepisy prawa podatkowego.

Obniżanie obciążeń podatkowych ma znaczenie zarówno dla podatników, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, jak i dla tych, którzy już ją aktywnie prowadzą. Ci pierwsi mogą zastanowić się m.in. nad formą jej prowadzenia i sposobem opodatkowania (ryczałt, podatek liniowy, skala podatkowa). Ci drudzy mają natomiast do rozważenia m.in., z jakich ulg i zwolnień podatkowych skorzystać, jak wpłacać zaliczki na podatek, miesięcznie czy kwartalnie, w formie zryczałtowanej czy bazujące na rzeczywiście osiąganych dochodach, jakie metody i stawki amortyzacyjne stosować, aby podwyższać lub obniżać (np. w przypadku strat podatkowych możliwych do rozliczenia w kolejnych latach) koszty uzyskania przychodów. Istotna jest także decyzja co do miejsca prowadzenia działalności, ponieważ niektóre ulgi i zwolnienia są przewidziane lokalnie i różnią się w zależności od miejsca dokonania inwestycji czy prowadzenia działalności.

Przepisy prawa podatkowego zasadniczo nie wprowadzają ograniczenia co do stosowania kilku metod optymalizacyjnych jednocześnie. Wyjątek dotyczy m.in. pomocy publicznej, gdzie niektóre ulgi i zwolnienia podatkowe mogą być uwzględniane w limicie całkowitej pomocy de minimis przewidzianej dla przedsiębiorcy. Poza tym niektóre formy działania mogą wykluczać zastosowanie innych optymalizacji, np. wybór rozliczania PIT w formie ryczałtu uniemożliwia zaliczanie wszelkich wydatków do kosztów podatkowych.

1.2. Optymalizacja podatkowa a planowanie podatkowe

Optymalizacja podatkowa, aby była efektywna i dawała najlepsze rezultaty, powinna być przemyślana i z góry dobrze zaplanowana oraz powinna uwzględniać zarówno aktualnie obowiązujące przepisy, jak i długofalowe cele i potrzeby. Konieczne jest przeanalizowanie wszystkich możliwych skutków rozważanych działań i podejmowanych decyzji, tak aby jeszcze przed przystąpieniem do realizacji transakcji przewidzieć ich konsekwencje. Ważne jest, aby tego dokonać wcześniej, ponieważ po przeprowadzeniu transakcji lub po upływie określonego czasu wszelkie zmiany nie są już możliwe lub są istotnie utrudnione. Niektóre z działań, obok implikacji podatkowych, wymagają także analizy na gruncie biznesowym czy prawnym. Dopiero całokształt planowanego przedsięwzięcia oraz potrzeb i celów, a także możliwych wariantów postępowania, pozwala podjąć optymalne decyzje, które w bezpieczny sposób pomogą obniżyć obciążenia podatkowe. Całokształt analiz dokonywanych przed podjęciem działań, a mających na celu wyłonienie najlepszego długofalowego sposobu postępowania, nazywamy planowaniem podatkowym.

Planowanie podatkowe, podobnie jak optymalizacja podatkowa, jest dozwolone przepisami prawa podatkowego i polega na poszukiwaniu optymalnych rozwiązań mających na celu ograniczenie obciążeń podatkowych.

Warto również zwrócić uwagę, że przepisy podatkowe ciągle się zmieniają i raz przyjęte rozwiązania mogą nie być optymalne z uwagi na zmianę regulacji podatkowych. Dlatego konieczne jest bieżące monitorowanie zmian przepisów oraz zmieniających się wykładni organów podatkowych i sądów administracyjnych, a także odpowiednie reagowanie i zmiana podejścia tak, aby cały czas optymalizować obciążenia podatkowe. W celu zwiększenia bezpieczeństwa zaleca się także wprowadzenie określonych procedur dla zachowania należytej staranności.

Planowanie podatkowe dokonywane długofalowo może dać wymierne efekty i istotnie przyczyniać się do optymalizacji podatkowej. W zależności od tego, czy przedsiębiorca prowadzi działalność w Polsce czy także w innych krajach, możemy mówić o krajowym bądź międzynarodowym planowaniu podatkowym. Z planowaniem międzynarodowym mamy do czynienia w sytuacji dokonywania transakcji z wykorzystaniem spółek położonych w krajach, których systemy podatkowe przewidują korzystne (niskie) opodatkowanie (tzw. raje podatkowe), różnego rodzaju fundacji rodzinnych, prywatnych, funduszy inwestycyjnych, struktur holdingowych. Istotne przy międzynarodowym planowaniu podatkowym są m.in. przepisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz umowy i konwencje wielostronne.

1.3. Optymalizacja podatkowa a uchylanie się od opodatkowania

Od przewidzianej przepisami prawa podatkowego optymalizacji podatkowej należy odróżnić uchylanie się od opodatkowania, działanie niedozwolone, sprzeczne z prawem. Różnica polega na tym, że aby optymalizować obciążenia podatkowe, podatnik wybiera te możliwości postępowania, które są gwarantowane przez przepisy podatkowe i pozwalają zapłacić możliwie najniższy podatek. W przypadku uchylania się od opodatkowania podatnik dąży w sposób celowy i nielegalny do niepłacenia podatku w całości lub w części, w sytuacji gdy podatek ten jest należny i powinien zostać zgodnie z przepisami zapłacony. W celu przeciwdziałania uchylaniu się od opodatkowania wprowadzono w 2016 r. do polskiego porządku prawnego ogólną klauzulę przeciwko unikaniu opodatkowania (tzw. GAAR²). Zgodnie z nią unikaniem opodatkowania, zwanym także agresywną optymalizacją podatkową, są wszelkie działania sprzeczne z wolą ustawodawcy, mające na celu, bez uzasadnionych przesłanek ekonomicznych czy biznesowych, obniżenie lub wyeliminowanie opodatkowania. W takim przypadku organy podatkowe, dokonując oceny działań podatnika, weryfikują, czy nie miały one charakteru sztucznego, a ich celem było osiągnięcie korzyści podatkowej. Wówczas traktują całe zdarzenie z pominięciem tychże korzyści.

W celu wskazania, jakie działania uznaje się za legalną optymalizację podatkową, a jakie stanowią niezgodne z prawem uchylanie się od opodatkowania, warto zacytować wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 11 maja 2004 r. (K 4/03). Zgodnie z tym wyrokiem:

TK (…) Jeśli więc adresat dokonuje czynności prawnych zgodnie z prawem, zaś ich cel nie jest przez prawo zakazany, to tym samym trudno uznać za prawidłowe i właściwe takie ich kwalifikowanie, które osiągnięty cel (także podatkowy) traktuje na równi z celami zakazanymi.

W myśl zasady "co nie jest zakazane, to jest dozwolone" podatnik ma prawo wybrać najkorzystniejszy dla siebie sposób opodatkowania, tzn. płacić najniższe podatki, jeżeli dokonuje tego w sposób legalny.

2. Możliwości optymalizacyjne w CIT

Parafrazując Alberta Einsteina cyt. rzeczą, którą najtrudniej jest w świecie zrozumieć, jest podatek dochodowy należy potwierdzić, że obowiązujący w polskim porządku prawnym podatek dochodowy od osób prawnych (dalej jako CIT) nie jest łatwy. Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom, ulgom, zwolnieniom, ale także różnym wariantom działań, daje on duże możliwości optymalizacyjne. Najistotniejsze z nich, o dużym znaczeniu dla przedsiębiorców, bazujące na aktualnie obowiązujących przepisach, prezentujemy poniżej.

2.1. Ulgi w CIT

Przedsiębiorcy prowadzący działania innowacyjne i rozwojowe mogą korzystać z szeregu ulg, które pozwolą na zmniejszenie obciążeń podatkowych. Korzyści z badań i rozwoju nie zawsze są od razu odczuwalne. Zanim nowe rozwiązanie, technologia lub produkt przyniosą zyski, może upłynąć wiele czasu. Narzędzia wsparcia i optymalizacji podatkowej pozwalają na uzyskanie szybkiego i efektywnego zwrotu części wydatków w krótkiej perspektywie.

Narzędzia wsparcia przedsiębiorstw innowacyjnych to przede wszystkim ulga na badania i rozwój, ulga na robotyzację oraz ulga na prototyp. Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy, którzy prowadzą działalność B+R i uzyskują dochody z komercjalizacji kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, mogą stosować łącznie ulgę na działalność B+R i ulgę IP BOX.

2.1.1. Ulga IP Box

Ulga IP Box została wprowadzona w 2019 r. i jest uregulowana w art. 24d oraz art. 24e ustawy o CIT³. Polega ona na opodatkowaniu preferencyjną stawką podatku dochodów z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, które musi być wytworzone, ulepszone lub rozwinięte w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Istota ulgi

Zastosowanie ulgi IP-Box pozwala obniżyć podatek od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej do 5%.

W celu wdrożenia ulgi IP Box konieczne jest w pierwszej kolejności zidentyfikowanie kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz przychodów i kosztów z nimi związanych. Tak wyliczony dochód należy pomnożyć przez tzw. wskaźnik Nexus.

Kwalifikowane prawo własności intelektualnej

Precyzyjne zidentyfikowanie kwalifikowanych praw własności intelektualnej ma istotne znaczenie, gdyż dla każdego prawa własności intelektualnej należy osobno wyliczyć kwalifikowany dochód. Jeżeli z różnych przyczyn podatnik nie jest w stanie tego zrobić, to możliwe jest przeprowadzenie kalkulacji dla tego samego rodzaju produktu lub usługi lub dla tej samej grupy produktów lub usług, w których zostało wykorzystane dane kwalifikowane prawo własności intelektualnej.

Zgodnie z definicją ustawową kwalifikowanymi prawami własności intelektualnej są:

• patent,
• prawo ochronne na wzór użytkowy,
• prawo z rejestracji wzoru przemysłowego,
• prawo z rejestracji topografii układu scalonego,
• dodatkowe prawo ochronne dla patentu na produkt leczniczy lub produkt ochrony roślin,
• prawo z rejestracji produktu leczniczego i produktu leczniczego weterynaryjnego dopuszczonych do obrotu,
• wyłączne prawo, o którym mowa w ustawie z 26 czerwca 2003 r. o ochronie prawnej odmian roślin (Dz.U. z 2021 r. poz. 213),
• autorskie prawo do programu komputerowego,

wytworzone, rozwinięte lub ulepszone w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wskaźnik Nexus

Wskaźnik Nexus służy do wyliczenia kwalifikowanego dochodu z prawa własności intelektualnej i oparty jest na wzorze matematycznym:

Poszczególne litery oznaczają koszty poniesione przez podatnika na:

a) prowadzoną bezpośrednio działalność badawczo-rozwojową związaną z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej,

b) nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d), od podmiotu niepowiązanego,

c) nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej, innych niż wymienione w lit. d), od podmiotu powiązanego,

d) nabycie przez podatnika kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Najbardziej istotne w powyższym wzorze jest to, że litery a) oraz b) powiększają wskaźnik Nexus, natomiast litery c) oraz d) go pomniejszają.

W przypadku gdy wartość wskaźnika jest większa od 1, przyjmuje się, że wartość ta wynosi 1, co oznacza, że cały dochód z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej może zostać opodatkowany preferencyjną stawką podatku. Jeżeli w całokształcie kosztów będą przeważać koszty wymienione w literach c) i d), to wskaźnik najczęściej będzie mniejszy niż 1, co skutkuje tym, że wyłącznie część dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej będzie opodatkowana preferencyjną stawką podatku.

Wymogi formalne dla zastosowania ulgi IP

Podatnicy, którzy chcą skorzystać z ulgi IP Box, są zobowiązani do wypełnienia pewnych wymogów. Mają one na celu zapewnienie, aby w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

W związku ze stosowaniem ulgi IP Box konieczne jest prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do każdego prawa własności intelektualnej, a także każdego produktu lub usługi osobno. W przypadku gdy na podstawie ewidencji rachunkowej nie jest możliwe ustalenie dochodu (straty) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, podatnik jest obowiązany do zapłaty podatku na zasadach ogólnych.

Prowadzenie ewidencji

Przepisy nie wskazują, w jaki sposób należy prowadzić ewidencję rachunkową. Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 19 lipca 2019 r. wskazał, że sposoby prowadzenia tej ewidencji należy wyinterpretować z różnych przepisów ustawy o CIT oraz o PIT.

Dodatkowo poza ewidencją rachunkową podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową powinni prowadzić ewidencję projektów badawczo-rozwojowych, zawierającą:

• opis projektu,
• czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,
• wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie,
• wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.

Ulga IP Box jest aktualnie jedną z najbardziej korzystnych ulg w przepisach podatkowych z uwagi na możliwość zastosowania 5% stawki podatkowej. Podmioty, które spełnią wszystkie wymogi, mogą liczyć na znaczne obniżenie podatku dochodowego. Co więcej, od 2022 r. możliwe jest stosowanie jednocześnie ulgi na działalność badawczo-rozwojową oraz ulgę IP BOX, co z pewnością przyczyni się do jeszcze większej popularności obu rozwiązań.

2.1.2. Ulga B+R

Ulga B+R została wprowadzona 1 stycznia 2016 r., jednak od 2022 r. obowiązują znacznie korzystniejsze zasady jej stosowania. Ulga ta pozwala na odzyskanie znaczącej części wydatków poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, w szczególności na wynagrodzenia pracowników i koszty surowców oraz materiałów, poprzez ich dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania, które sięga nawet do 200% kosztów wynagrodzeń poniesionych na działalność badawczo-rozwojową (w przypadku CBR 200% odliczenia obejmuje większość kosztów kwalifikowanych). Maksymalne wartości odliczenia przedstawia tabela 1.

Tabela 1. Maksymalne wartości odliczenia wydatków w ramach ulgi B+R

Ulga B+R jest adresowana do wszystkich przedsiębiorców, którzy w ramach swojej działalności prowadzą prace badawczo-rozwojowe, np. tworzą nowe produkty/usługi albo modyfikują/rozwijają już istniejące.

Skorzystanie z ulgi B+R nie zależy od wielkości przedsiębiorcy ani branży, w której działa - ulga B+R może być stosowana przez szeroką grupę przedsiębiorców, jeżeli ich działalność można uznać za działalność B+R. Z ulgi B+R mogą skorzystać przedsiębiorcy opodatkowani:

• według skali podatkowej (PIT-36),
• podatkiem liniowym (PIT-36L),
• podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT-8).

Wdrożenie ulgi B+R

Wdrożenie ulgi wymaga bardzo szczegółowej analizy dualności podatnika, od strony zarówno operacyjnej - identyfikacja działalności badawczo-rozwojowej, jak i organizacyjnej, a także księgowej - identyfikacja i ewidencja kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Wdrożenie przebiega zwykle w następujących etapach:

a) identyfikacja działalności B+R,

b) identyfikacja kosztów kwalifikowanych,

c) ewidencja kosztów kwalifikowanych i karty projektów,

d) rozliczenie ulgi B+R w zeznaniu rocznym.

Ad a) Identyfikacja działalności B+R

Działalność B+R nie musi oznaczać działań innowacyjnych na skalę globalną - wystarczające są działania innowacyjne w skali danej firmy (z perspektywy danego przedsiębiorcy). Projekt realizowany w ramach działalności B+R nie musi zakończyć się sukcesem. Nawet działania zakończone niepowodzeniem (osiągnięty cel nie został zrealizowany) lub przerwane (np. z uwagi na nieopłacalność projektu) mogą stanowić działalność B+R.

Zgodnie z art. 4a pkt 26 ustawy o CIT⁴działalność badawczo-rozwojowa to:

§ (…) działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów do tworzenia nowych zastosowań.

Działalność badawczo-rozwojowa nie obejmuje działań rutynowych i okresowych.

W kwestii definicji ustawowych badań naukowych i prac rozwojowych przepisy odsyłają do ustawy z 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Definicje tych pojęć przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Badania naukowe a prace rozwojowe - definicje

W praktyce każde przedsiębiorstwo, które udoskonala albo tworzy swoje produkty, technologie (w tym technologie produkcyjne) lub usługi, spełnia warunki kwalifikowalności do ulg B+R.

Ad b) Identyfikacja kosztów kwalifikowanych

Odliczeniu od podstawy obliczenia podatku podlegają koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane kosztami kwalifikowanymi, tj.:

1) koszty wynagrodzeń oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu ubezpieczeń społecznych pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło;

2) inne wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową, tj.:

a) nabycie materiałów i surowców,

b) nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego,

c) ekspertyzy, opinie, wyniki prac badawczych, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez placówki badawczo-naukowe,

d) odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z "podmiotem powiązanym" z podatnikiem,

e) nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z "podmiotem powiązanym" z podatnikiem,

f) koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego,

g) dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Ad c) Ewidencja kosztów kwalifikowanych i karty projektów