Aktualność
Praca zdalna a ryczałt z tytułu użytkowania auta prywatnego w celach służbowych
Osoby zajmujące się tematyką kadrowo-płacową miewają wątpliwości odnośnie tego, czy dni pracy zdalnej powinny pomniejszać ryczałt przyznany na podstawie umowy w sprawie używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych.
Jak wiadomo, wspomniane świadczenie powinno ulegać zmniejszeniu o 1/22:
1) za każdy dzień, w czasie którego pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych oraz
2) za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:
- choroby,
- urlopu,
- podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności lub
- innej nieobecności.
W rezultacie za zasadny należy uznać pogląd, iż omawiany ryczałt powinniśmy pomniejszać za każdy roboczy dzień pracy zdalnej, w którym zatrudniony nie korzystał z prywatnego pojazdu na potrzeby wypełniania obowiązków pracowniczych. A zatem, jeśli przykładowo w czasie dni pracy zdalnej pracownik korzystał z prywatnego samochodu w celach służbowych, wówczas takie dni nie powinny skutkować wypłatą mniejszego ryczałtu, o którym mowa wyżej.
Przypomnijmy, że ryczałt za wykorzystywanie na potrzeby pracodawcy pojazdu niebędącego jego własnością powinien być kalkulowany na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:
- z uwzględnieniem pojemności silnika pojazdu oraz liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony oraz rodzaju służb, dla których świadczona jest praca;
- w oparciu o złożone przez pracownika pisemne oświadczenie wskazujące:
- dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz
- liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których zatrudniony nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Pracownica zatrudniona w prywatnym przedsiębiorstwie z Wrocławia korzysta ze swojego samochodu (o pojemności silnika ponad 900 cm3) przy realizacji zadań służbowych. W związku z tym faktem otrzymuje ona ryczałt pieniężny ustalony dla limitu 700 km. Od kwietnia 2023 r. pracuje wyłącznie w trybie zdalnym (w swoim mieszkaniu). Na początku czerwca 2023 r. dostarczyła mailowo swemu pracodawcy oświadczenie potwierdzające, że w maju nie korzystała z własnego auta na potrzeby zakładu pracy przez 10 dni (w tym przez 3 dni z powodu choroby). Jak z tego wynika, pomimo zdalnej pracy pracownica wykorzystywała swój pojazd do celów służbowych przez 11 dni. W konsekwencji obliczenie przysługującego jej majowego ryczałtu powinno wyglądać następująco:
- (700 km × 1,15 zł) : 22 = 36,59 zł,
- 36,59 zł × 10 dni = 365,90 zł,
- 805 zł - 365,90 zł = 439,10 zł.
Mariusz Pigulski
Paweł Muż
Czytaj więcej w artykule Monitora Księgowego Nr 6/2023: "Rozliczenia kosztów związanych z pracą zdalną - pracownicze, podatkowe i rachunkowe" >>
