Praca zdalna a ryczałt z tytułu użytkowania auta prywatnego w celach służbowych

Osoby zajmujące się tematyką kadrowo-płacową miewają wątpliwości odnośnie tego, czy dni pracy zdalnej powinny pomniejszać ryczałt przyznany na podstawie umowy w sprawie używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych.

Jak wiadomo, wspomniane świadczenie powinno ulegać zmniejszeniu o 1/22:

1) za każdy dzień, w czasie którego pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych oraz

2) za każdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:

• choroby,
• urlopu,
• podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności lub
• innej nieobecności.

W rezultacie za zasadny należy uznać pogląd, iż omawiany ryczałt powinniśmy pomniejszać za każdy roboczy dzień pracy zdalnej, w którym zatrudniony nie korzystał z prywatnego pojazdu na potrzeby wypełniania obowiązków pracowniczych. A zatem, jeśli przykładowo w czasie dni pracy zdalnej pracownik korzystał z prywatnego samochodu w celach służbowych, wówczas takie dni nie powinny skutkować wypłatą mniejszego ryczałtu, o którym mowa wyżej.

Przypomnijmy, że ryczałt za wykorzystywanie na potrzeby pracodawcy pojazdu niebędącego jego własnością powinien być kalkulowany na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:

• z uwzględnieniem pojemności silnika pojazdu oraz liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony oraz rodzaju służb, dla których świadczona jest praca;
• w oparciu o złożone przez pracownika pisemne oświadczenie wskazujące:

- dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz

- liczbę dni nieobecności w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których zatrudniony nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Mariusz Pigulski

Paweł Muż

Czytaj więcej w artykule Monitora Księgowego Nr 6/2023: "Rozliczenia kosztów związanych z pracą zdalną - pracownicze, podatkowe i rachunkowe" >>