Prace bilansowe związane z zamknięciem roku 2023 (cz. 1)

Przez prace bilansowe rozumie się wszelkie czynności sprawdzające, weryfikacyjne oraz rozliczeniowe, które są wykonywane w ramach prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czynności te poprzedzają sporządzenie sprawozdania finansowego. Konieczne jest staranne zaplanowanie i zorganizowanie tych prac w taki sposób, aby umożliwić sporządzenie sprawozdania w terminach określonych w ustawie o rachunkowości. Stanowią one zatem etap poprzedzający sporządzenie sprawozdania finansowego.

Prace bilansowe związane z zamknięciem roku obrotowego można podzielić na etapy przedstawione poniżej.

Rysunek 1. Zamknięcie roku obrotowego

Krok 1. Sprawdzenie kompletności i poprawności ewidencji księgowej

Na wstępie jednostka powinna zweryfikować, czy prowadzona przez nią ewidencja księgowa jest kompletna i zgodna pod względem formalnym. W księgach rachunkowych dla danego okresu sprawozdawczego należy precyzyjnie odnotować każde zdarzenie występujące w tym czasie. Następnie konieczne jest skrupulatne przeanalizowanie, czy uwzględniono wszystkie osiągnięte przychody i poniesione koszty związane z danym rokiem obrotowym, niezależnie od momentu ich faktycznego uregulowania. Zapewnienie kompletności i poprawności ksiąg rachunkowych wymaga między innymi dokładnego odnotowania wszystkich transakcji związanych z danym rokiem obrotowym.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco, a zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a za rok obrotowy, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. W związku z tym jednostka, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2023 r., powinna sporządzić zestawienia obrotów i sald za ten rok najpóźniej do 25 marca 2024 r.