Interpretacja indywidualna z dnia 22 listopada 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0115-KDIT2.4011.466.2023.1.KC

Obowiązki płatnika wynikające z realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów dla pracowników w postaci wydanych przedpłaconych kart na zakup posiłków i napojów przez pracowników.

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A S.A. (dalej „Spółka”) jest podatnikiem CIT oraz jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Od wielu lat zajmuje się działalnością polegającą na produkcji (...). Obszar działalności Spółki obejmuje województwo X oraz Y i częściowo Z.

Na podstawie art. 232 Kodeksu pracy, Spółka jest zobowiązana do dostarczania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie, odpowiednich posiłków profilaktycznych i napojów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: „Rozporządzenie”).

Zgodnie z § 5 Rozporządzenia stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustala pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników, ponieważ w Spółce nie ma zakładowych organizacji związkowych.

Ze względów organizacyjnych, a w tym także z powodu zmian zaistniałych w ostatnim czasie, spowodowanych także przez COVID, Spółka nie dysponuje odpowiednim zapleczem i nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych oraz napojów, tym bardziej że jej zakłady oddalone są o wiele kilometrów od Q, gdzie znajduje się biuro Zarządu Spółki.

Dotychczas wymienione posiłki były i są wydawane, przy bardzo dużym wysiłku organizacyjnym oraz związanych z tym sporych wydatkach lecz z przyczyn podanych powyżej Spółka rozważa wprowadzenie kart na posiłki profilaktyczne.

Po porozumieniu z przedstawicielami pracowników Spółka zamierza wprowadzić docelowo wydawanie kart na posiłki profilaktyczne.

Pracownicy uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów otrzymaliby kartę na posiłki profilaktyczne lub artykuły spożywcze i napoje, zwaną dalej także „Kartą”.

Wystawcą karty ma być zewnętrzny podmiot, z którym Spółka zamierza nawiązać współpracę. Każda Karta ma być przypisana do konkretnego rachunku i miałaby swój numer identyfikacyjny, a dodatkowo dostęp do Karty byłby zabezpieczony unikatowym kodem PIN, który posiadałby tylko uprawniony pracownik.

Uprawniony pracownik ma otrzymać Kartę, która będzie miała określony z góry dłuższy termin ważności. Karta ma być wydawana uprawnionemu pracownikowi raz na jakiś okres, np. 24 miesięcy, zaś kolejna karta ma być wydawana tuż przed upływem ważności wcześniej wydanej karty. W przypadku zagubienia Karty, uprawnionemu pracownikowi zostanie wydana ponownie karta lub duplikat karty utraconej.

Pomimo wydawania Kart Spółka planuje sprawdzać czy dany pracownik, któremu wydano Kartę, jest uprawniony do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów.

Ponadto, Spółka co miesiąc będzie zasilać Karty dla uprawnionych pracowników do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów. Środki finansowe, które zasilą Karty pozostaną własnością Spółki.

Wystawca kart zobowiązany zostanie do zapewnienia, że uprawniony pracownik nie będzie miał możliwości wypłacenia środków finansowych, znajdujących się na Karcie, zarówno w bankomacie, w formie cash-back, w placówkach wystawcy czy jakiejkolwiek innej formie.

W celu zapewnienia, że Karta będzie służyć wyłącznie do nabycia gotowych posiłków lub artykułów spożywczych umożliwiających przygotowanie przez pracownika posiłku samodzielnie oraz napojów bezalkoholowych, wystawca Karty zagwarantuje możliwość płatności Kartą jedynie w punktach handlowych, których główną działalnością jest sprzedaż ogólnospożywcza oraz w punktach gastronomicznych lub cateringowych.

Wskazanie punktów lub ograniczenie typów punktów handlowych, gastronomicznych i cateringowych, będzie odbywało się przy wykorzystaniu kodu, tj. kilkucyfrowego oznaczenia MCC, przypisanego przedsiębiorstwu działającemu w określonej branży.

Wystawca Karty wprowadzi również na karcie oznaczenie, że karta uprawnia tylko do nabycia posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych) oraz napojów bezalkoholowych, co będzie dodatkowym pouczeniem dla pracownika.

Spółka dodatkowo wprowadzi wewnętrzne zasady dotyczące korzystania z Kart na posiłki profilaktyczne i napoje, a także wprowadzi regulamin realizacji bonów na posiłki profilaktyczne w formie karty przedpłaconej.

Każdy pracownik zostanie zapoznany z wprowadzonymi zasadami, co zostanie potwierdzone złożeniem przez każdego pracownika, którego ten system będzie dotyczył oświadczenia o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu regulaminu realizacji bonów na posiłki profilaktyczne w formie karty przedpłaconej oraz zasad używania kart debetowych typu przedpłaconego do realizacji płatności za posiłki profilaktyczne dla pracowników.

Dodatkowo Spółka będzie kontrolowała wykorzystanie środków na Kartach, a pracownicy najprawdopodobniej będą zobowiązani do przechowywania paragonów fiskalnych potwierdzających zakup posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych przez okres określony w regulaminie.

W przypadku stwierdzenia przez Spółkę, że pracownik wykorzysta Kartę niezgodnie z przeznaczeniem, będzie zobowiązany do zwrotu środków finansowych, związanych z nieuprawnionym użyciem Karty.

Spółka zamierza także zabezpieczyć swoją wierzytelność z tytułu wydanej pracownikowi Karty, w przypadku jej nieuprawnionego użycia, przez uzyskanie pisemnej zgody pracownika na potrącenie niezasadnie wydanych środków pieniężnych z wynagrodzenia należnego pracownikowi.

Pytania:

1.Czy Karty przekazane uprawnionym pracownikom celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów mogą być traktowane jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2.Czy wartość finansowanych przez Spółkę Kart w celu wykonania ustawowego obowiązku, ją obciążającego, będzie stanowić przychód pracownika zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

3.Czy Spółka nie będzie zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot, którymi zasilane będą Karty na cel określony w poprzedniej części niniejszego wniosku?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, - odniesieniu do pytania nr 1 - Karty, opisane w pierwszej części wniosku (stan faktyczny), które wydane będą pracownikom na posiłki profilaktyczne będą w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tzw. „innymi dowodami”, ponieważ zgodnie ze wskazanym przepisem wolna od podatku dochodowego jest; wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych w przypadku, gdy pracodawca mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom tych artykułów, gdyż z pewnością nie jest ani bonem, ani talonem lub kuponem.

Odnosząc się do pytania nr 2 - wartość finansowanych i przekazywanych przez Spółkę pracownikom Kart, celem wywiązania się przez Spółkę z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, co do zasady będzie stanowiła dla pracowników przychód ze stosunku pracy, jednakże przychód ten będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b wymienionej ustawy, ponieważ zgodnie ze wskazanym przepisem - wolna od podatku dochodowego jest: wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku, gdy pracodawca mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Spółka takich możliwości już nie ma, wyda uprawnionym pracownikom opisane powyżej Karty, a te są wymienionymi w ww. przepisie „innymi dowodami uprawniającymi do uzyskania na ich podstawie posiłków, art. spożywczych lub napojów bezalkoholowych”.

Z kolei, w odniesieniu do pytania nr 3 - z uwagi na zwolnienie uzyskanego przez pracowników przychodu z tytułu zasilenia Kart, na cele opisane powyżej, od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, Spółka nie będzie zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot tych zasileń.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie treścią ww. przepisu:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie zaś do treści art. 11 ust. 1 tej ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zatem każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie stosowanie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.), zgodnie z którym każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.

Idąc dalej, prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 1465 ze zm.).

Obowiązek pracodawcy zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych wynika z art. 232 Kodeksu pracy.

Zgodnie z ww. przepisem:

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

Natomiast rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DZ. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 279 ze zm.).

Zgodnie z § 1 tego rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

1)posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, zwane dalej „posiłkami”, w formie jednego dania gorącego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 2,

2)napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Na podstawie § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie.

Z kolei § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że:

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

1)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8374 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,

2)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10^○ C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25^○ C,

3)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,

4) pod ziemią.

Jak wynika z § 4 omawianego rozporządzenia:

1.Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

1)w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25^○ C,

2)w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCl) powyżej 1000,

3)przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^○ C lub powyżej 25^○ C,

4)przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,

5)na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28^○ C.

2.Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 - napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Stosownie do § 5 ww. rozporządzenia:

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 2, ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Na podstawie § 8 rozporządzenia:

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Na mocy art. 38 ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z opisu zdarzenia w szczególności wynika, że na podstawie art. 232 Kodeksu pracy Spółka jest zobowiązana do dostarczania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie, odpowiednich posiłków profilaktycznych i napojów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (dalej: „Rozporządzenie”). Zgodnie z § 5 Rozporządzenia stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje oraz szczegółowe zasady ich wydawania ustala pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników, ponieważ w Spółce nie ma zakładowych organizacji związkowych.

Ze względów organizacyjnych, a w tym także z powodu zmian zaistniałych w ostatnim czasie, spowodowanych także przez COVID, Spółka nie dysponuje odpowiednim zapleczem i nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłków profilaktycznych oraz napojów, tym bardziej że jej zakłady oddalone są o wiele kilometrów od Q, gdzie znajduje się biuro Zarządu Spółki. Po porozumieniu z przedstawicielami pracowników Spółka zamierza wprowadzić docelowo wydawanie kart na posiłki profilaktyczne. Pracownicy uprawnieni do otrzymywania posiłków profilaktycznych i napojów otrzymaliby kartę na posiłki profilaktyczne lub artykuły spożywcze i napoje, zwaną dalej także „Kartą”. Wystawcą karty ma być zewnętrzny podmiot, z którym Spółka zamierza nawiązać współpracę.

Każda Karta ma być przypisana do konkretnego rachunku i miałaby swój numer identyfikacyjny, a dodatkowo dostęp do Karty byłby zabezpieczony unikatowym kodem PIN, który posiadałby tylko uprawniony pracownik. Pomimo wydawania Kart Spółka planuje sprawdzać czy dany pracownik, któremu wydano Kartę, jest uprawniony do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów. Ponadto Spółka co miesiąc będzie zasilać Karty dla uprawnionych pracowników do otrzymania posiłków profilaktycznych i napojów. Wystawca kart zobowiązany zostanie do zapewnienia, że uprawniony pracownik nie będzie miał możliwości wypłacenia środków finansowych, znajdujących się na Karcie, zarówno w bankomacie, w formie cash-back, w placówkach wystawcy czy jakiejkolwiek innej formie. W celu zapewnienia, że Karta będzie służyć wyłącznie do nabycia gotowych posiłków lub artykułów spożywczych umożliwiających przygotowanie przez pracownika posiłku samodzielnie oraz napojów bezalkoholowych, wystawca Karty zagwarantuje możliwość płatności Kartą jedynie w punktach handlowych, których główną działalnością jest sprzedaż ogólnospożywcza oraz w punktach gastronomicznych lub cateringowych.

Wskazanie punktów lub ograniczenie typów punktów handlowych, gastronomicznych i cateringowych, będzie odbywało się przy wykorzystaniu kodu, tj. kilkucyfrowego oznaczenia MCC, przypisanego przedsiębiorstwu działającemu w określonej branży. Wystawca Karty wprowadzi również na karcie oznaczenie, że karta uprawnia tylko do nabycia posiłków profilaktycznych (posiłków lub artykułów spożywczych) oraz napojów bezalkoholowych, co będzie dodatkowym pouczeniem dla pracownika. Spółka dodatkowo wprowadzi wewnętrzne zasady dotyczące korzystania z Kart na posiłki profilaktyczne i napoje, a także wprowadzi regulamin realizacji bonów na posiłki profilaktyczne w formie karty przedpłaconej.

Każdy pracownik zostanie zapoznany z wprowadzonymi zasadami, co zostanie potwierdzone złożeniem przez każdego pracownika, którego ten system będzie dotyczył oświadczenia o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu regulaminu realizacji bonów na posiłki profilaktyczne w formie karty przedpłaconej oraz zasad używania kart debetowych typu przedpłaconego do realizacji płatności za posiłki profilaktyczne dla pracowników. Dodatkowo Spółka będzie kontrolowała wykorzystanie środków na Kartach, a pracownicy najprawdopodobniej będą zobowiązani do przechowywania paragonów fiskalnych potwierdzających zakup posiłków profilaktycznych i napojów oraz artykułów spożywczych przeznaczonych do celów profilaktycznych przez okres określony w regulaminie.

Zauważyć należy, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 11b ustawy PIT nie wynika, aby na pracodawcę nałożony został dodatkowy obowiązek polegający na weryfikacji sposobu realizacji bonu, kuponu, lub innego dowodu uprawniającego pracownika do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych, lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości ich wydania pracownikom.

W świetle powyższego – w opisanym zdarzeniu przyszłym – Karty przekazane uprawnionym do posiłków i napojów profilaktycznych pracownikom Spółki, umożliwiające nabywanie przez ww. pracowników posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych mogą zostać uznane jako inne dowody wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartość przekazanych pracownikom przedmiotowych Kart będzie stanowiła zatem dla pracowników Spółki przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym Spółka nie będzie zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwoty zasilenia Kart.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

•Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

•Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

•Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

•w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

•w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).