Jak dokumentować udzielenie urlopu

Pracodawca chciałby uprościć procesy HR i padła propozycja, aby wnioski urlopowe pracownik mógł wysyłać bezpośrednio do HR, zakładając, że zgodę uzyskał poza systemami (ustnie, mailem), jako generalną zgodę na rozporządzanie własnym urlopem. Czy możemy zrezygnować z akceptacji wniosków przez przełożonego i jednoczenie zrezygnować z dokumentacji takiego wniosku?

Pracodawca musi prowadzić dokumentację urlopową zgodnie z przepisami prawa pracy. 

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Rozporządzenie nie wymienia konkretnych dokumentów. W praktyce są to przede wszystkim wnioski pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego, a także inne pisma i podania, np. dotyczące odwołania z urlopu, jego przesunięcia z uzasadnionych przyczyn, podziału na krótsze części, udzielenia urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

O okolicznościach i zasadach udzielania urlopów stanowi Kodeks pracy w dziale VII.

Według K.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167², czyli w trybie "na żądanie".

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Zatem jeśli pracodawca nie utworzył planu urlopów na dany rok, to z każdym z pracowników musi indywidualnie uzgodnić termin i wymiar urlopu. Zwyczajowo wygląda to tak, że pracownik składa w tej sprawie wniosek, a pracodawca na znak, że go akceptuje, powinien złożyć swój podpis.

Przepisy K.p. nie określają, w jakiej formie strony mają porozumieć się co do terminu urlopu. Wydaje się więc, że chodzi tu o sposób przyjęty przez pracodawcę. Zatem wnioski powinny być składane przez pracowników, ponieważ są częścią dokumentacji pracowniczej i dowodem na spożytkowanie tego uprawnienia. Natomiast sposób wyrażenia zgody na zaproponowany przez pracownika termin pracodawca może ustanowić np. poprzez pocztę elektroniczną.

Izabela Nowacka

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym, autor licznych publikacji z zakresu rozliczania płac