Okulary dla pracownika - czy pracodawca może odliczyć VAT

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitorów ekranowych. Pracodawca decyduje o wysokości refundacji oraz jak często pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tytułu zakupu soczewek kontaktowych. Czy pracodawca może odliczyć VAT naliczony od okularów kupionych przez pracownika?

Okulary oraz szkła kontaktowe dla pracownika - rozliczenia podatkowe i rachunkowe >>>

Obowiązkowe świadczenia i wypłaty dla pracowników w 2024 r. >>>

Okulary i szkła kontaktowe dla pracownika

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pracownik, który ubiega się o zwrot kosztów zakupu okularów/soczewek kontaktowych musi spełnić następujące warunki:

• status pracownika - każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy ((§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

• praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej 4 godziny dziennie (dotyczy to także laptopów i tabletów),

• zaświadczenie od lekarza medycyny pracy dot. potrzeby ich stosowanie podczas pracy.

Pracodawca zdecyduje o wysokości refundacji oraz jak często pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tytułu zakupu soczewek kontaktowych.. Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych w formie refundacji jest o tyle istotne, że ich brak może zobowiązać pracodawcę do zwrotu całego wydatku poniesionego przez pracownika.

Czy pracodawca może odliczyć VAT

Często popełnianym błędem jest odliczenie podatku naliczonego w przypadku zrefundowania pracownikowi zakupu okularów korekcyjnych. Podatnicy niesłusznie bowiem przyjmują założenie, że otrzymanie faktury za okulary dla pracownika, wystawionej na pracodawcę, uprawnia ich do odliczenia podatku naliczonego.

Dla odliczenia podatku naliczonego kluczowe jest nabycie przez podatnika prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Odliczenie podatku naliczonego jest jednak możliwe tylko w sytuacji, gdy podatnik oprócz wykazania związku z ww. działalnością opodatkowaną potwierdzi, że nabył prawo do rozporządzania towarem jak właściciel. Powinien on więc danym towarem faktycznie władać (dysponować). O prawie do odliczenia nie przesądza natomiast samo wykazanie podatnika jako nabywcy w fakturze. 

W przypadku nabycia okularów przez pracownika co prawda faktura wystawiona jest na pracodawcę, ale faktycznego zakupu dokonuje pracownik. Pracodawca jedynie dokonał zwrotu pracownikowi części lub całości kosztów zakupu okularów. Zatem jeśli to nie pracodawca kupuje okulary, to nie można uznać, iż ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturze dokumentującej zakup towaru.

Czytaj więcej w najnowszym wydaniu Poradnika Gazety Prawnej

Błędy w rozliczeniach VAT. Na czym polegają i jak ich uniknąć >>>