Warunki odzyskania nadpłaty podatku od wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych – odpowiedzi na 5 pytań z praktyki

W przypadku gdy płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych będący pracodawcą lub zleceniodawcą naliczył i potrącił od wypłaconych wynagrodzeń lub innych świadczeń podatek, który był nienależny lub w wysokości wyższej od należnej, powstaje nadpłata. Podatnik może ją odzyskać na podstawie wniosku o stwierdzenie nadpłaty podatku lub po złożeniu zeznania rocznego. Z takiego rozwiązania nie skorzysta płatnik podatku. 

Podatnik, który kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo jego wysokość, może złożyć do urzędu skarbowego wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku. Natomiast płatnik jest uprawniony do złożenia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika. Wniosek można złożyć w trakcie roku. W praktyce odzyskanie podatku może sprawiać problemy. Jest to bowiem uzależnione od konkretnych okoliczności. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania naszych Czytelników w tym zakresie.

(?) Od stycznia do czerwca 2024 r. pobieraliśmy nienależny podatek od wynagrodzenia pracownika w wieku 25 lat. Osoba ta nie złożyła rezygnacji ze stosowania zwolnienia z podatku osiąganych przychodów. Czy skuteczny będzie złożony przez nas wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku?

Nie. Ponieważ podatek został pobrany z wynagrodzenia pracownika i to on w związku z tym otrzymał niższe wynagrodzenie, nie przysługuje Państwu zwrot tego podatku. Zatem złożenie przez Państwa wniosku jest bezprzedmiotowe. Wniosek może skutecznie złożyć pracownik i odzyskać nienależnie potrącony podatek. Jeżeli tego nie zrobi, odzyska nadpłatę po złożeniu zeznania podatkowego za 2024 r. 

Z nadpłatą podatku mamy do czynienia m.in. w sytuacji pobrania przez płatnika (osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej) podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej. Jeżeli podatnik kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo jego wysokość, może złożyć do urzędu skarbowego wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku.

Płatnik również jest uprawniony do złożenia takiego wniosku, ale tylko wtedy, gdy wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika. Jednak z taką sytuacją nie mamy do czynienia w przedstawionych okolicznościach. 

NSA w wyroku z 13 stycznia 2023 r. (I FSK 1951/19) uznał, że:

NSA

(…) płatnik jest uprawniony do wystąpienia z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty wyłącznie wówczas, gdy wpłacił podatek niepobrany od podatnika, a więc uszczuplił w ten sposób swój majątek, nie podatnika. Należy zatem przyjąć, że skoro nadpłata w przypadku jej stwierdzenia przysługiwać może jednemu podmiotowi to płatnik w takiej sytuacji może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty, jeżeli na skutek własnych błędów wpłacił podatek w wysokości większej od należnej, albo większej od wysokości pobranego podatku, przez co uszczuplił swój majątek. Jeżeli uszczuplenie nastąpiło w majątku podatnika tylko on może wystąpić o stwierdzenie nadpłaty.

Podobnie stwierdził WSA w Lublinie w wyroku z 28 czerwca 2023 r. (I SA/Lu 244/23).

Wzór. Wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku dochodowego od osób fizycznych

Należy przypomnieć, że zwolnione z podatku do wysokości 85 528 zł są przychody otrzymane przez podatnika do ukończenia 26 lat z tytułu:

• stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy,

• umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, 

• odbywania praktyki absolwenckiej, 

• odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,

• zasiłku macierzyńskiego. 

W przypadku tej ulgi podatnik nie składa płatnikowi podatku wniosku o jej stosowanie. Podatek nie jest naliczany automatycznie do wyczerpania maksymalnej kwoty przychodu objętej zwolnieniem. Podatnik, który nie chce korzystać z omawianej preferencji, może od niej odstąpić w każdym czasie, składając wniosek płatnikowi podatku (np. na formularzu PIT-2). Wówczas podatek naliczany jest na ogólnych zasadach. 

(?) Pracownik jednego z oddziałów naszej spółki rozwiązał umowę o pracę 14 czerwca 2024 r. Informacja ta dotarła do centrali spółki odpowiedzialnej za rozliczenia płacowe po zakończeniu miesiąca i wypłacie wynagrodzeń za ten miesiąc. Pracownik od razu zwrócił otrzymaną kwotę, przy czym od nienależnego wynagrodzenia zostały naliczone i opłacone składki ZUS oraz podatek. Składki zostały przez nas skorygowane, a w jaki sposób odzyskać nadpłatę podatku?

Powinni Państwo skorygować PIT-11 za pracownika i wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o zwrot nadpłaty podatku. Należy uznać, że jako płatnik są Państwo uprawnieni do złożenia takiego wniosku, ponieważ wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika. Pracownik zwrócił bowiem wynagrodzenie, które otrzymał nienależnie.

Nadpłata podatku powstaje m.in. z dniem zapłaty przez płatnika podatku nienależnego lub w wysokości większej od należnej. Natomiast uprawnienie do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty przysługuje podatnikom, płatnikom i inkasentom oraz osobom, które były wspólnikami spółki cywilnej w momencie rozwiązania spółki w zakresie zobowiązań spółki. Powyższy katalog ma charakter zamknięty, co oznacza, że żaden inny podmiot nie może skutecznie złożyć wniosku w tym zakresie (wyrok NSA z 11 maja 2022 r., III FSK 4696/21). Płatnik lub inkasent jest uprawniony do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty, jeżeli wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przedstawionym stanie faktycznym. 

Nadpłaty podatku wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek, kosztów upomnienia oraz bieżących zobowiązań podatkowych. W razie braku zaległości podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

(?) Zawarliśmy umowę zlecenia z obywatelem Niemiec. Od przychodu z tytułu jej realizacji należny był podatek zryczałtowany na podstawie art. 29 ustawy o pdof. Strony umówiły się na wynagrodzenie w kwocie netto. Jednak z powodu choroby osoba ta odstąpiła od umowy. Wypłata wynagrodzenia miała nastąpić w 2 transzach. Przed odstąpieniem dokonaliśmy zapłaty pierwszej transzy wynagrodzenia. Zleceniobiorca zwrócił nam tę kwotę. W tym samym czasie zapłaciliśmy też podatek od wypłaconej części wynagrodzenia. Czy możemy wystąpić z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty podatku czy takie uprawnienie ma tylko zleceniobiorca?

Tak, mogą Państwo wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty podatku ryczałtowego. Zleceniobiorca odstąpił od umowy, a więc nie była ona przez niego realizowana. W konsekwencji nie nabył prawa do wynagrodzenia, od którego należało naliczyć i odprowadzić ryczałt. Zatem podatek został nienależnie zapłacony.

WSA

Podatek zapłacony nienależnie to kwota uiszczona przez podatnika w sytuacji, gdy nie było ustawowego obowiązku jej zapłacenia albo obowiązek ten istniał, ale wygasł. Istota nadpłaty sprowadza się do tego, że podatnik płaci wówczas, gdy nie musi tego robić (nie istnieje obowiązek podatkowy), albo płaci za dużo (kwota podatku zapłaconego przewyższa kwotę należną) – wyrok WSA w Opolu z 2 lutego 2022 r. (I SA/Op 478/21). 

W omawianym przypadku płatnik jest uprawniony do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty podatku. 

Osoby fizyczne, jeżeli nie mają miejsca zamieszkania na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Polski. Jest to ograniczony obowiązek podatkowy. Od przychodów m.in. z tytułu umowy zlecenia zawartej z nierezydentem, jeżeli nie udokumentował on miejsca zamieszkania certyfikatem rezydencji, podatek pobierany jest w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu. Możliwa jest sytuacja, w której strony umowy cywilnoprawnej ustaliły wysokość wynagrodzenia w kwocie netto (czyli po odliczeniu podatku, który przez takie ustalenia podwyższył koszt wynagrodzenia ponoszony przez zleceniodawcę). 

(?) W PIT-11 za 2024 r. jednego z naszych byłych pracowników nie zostały wykazane składki na ubezpieczenia społeczne, które obniżają dochód do opodatkowania. W związku z tym zaliczka na podatek dochodowy została obliczona, pobrana i przekazana na rachunek urzędu w wyższej wysokości niż należna. Skorygowaliśmy PIT-11 oraz PIT-4R i chcemy odzyskać nadpłacony podatek, składając wniosek o stwierdzenie nadpłaty. Czy nasze działania będą skuteczne?

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku nie odniesie skutku. Uprawnienie do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty przysługuje również płatnikom, ale pod warunkiem, że wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika. W przedstawionej sytuacji podatek został pobrany z wynagrodzenia pracownika. Taki wniosek może jednak złożyć pracownik, jeżeli kwestionuje on zasadność pobrania przez płatnika podatku albo jego wysokość. 

W decyzji stwierdzającej nadpłatę organ podatkowy określi wysokość zobowiązania podatkowego w prawidłowej wysokości w takim zakresie, w jakim powstanie nadpłaty jest związane ze zmianą wysokości zobowiązania podatkowego. W zakresie, w jakim wniosek jest niezasadny, organ odmówi stwierdzenia nadpłaty.

Nasz zleceniobiorca jest wynagradzany stawką godzinową. W czerwcu 2024 r. wypracował 3 godziny, za co otrzymał wynagrodzenie w wysokości 180 zł. Od wynagrodzenia z tego tytułu pobraliśmy podatek zryczałtowany zamiast zaliczki na podatek. Jaka jest możliwość odzyskania nadpłaty podatku?

Mogą Państwo złożyć do urzędu skarbowego wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku zryczałtowanego. Jeżeli wniosek zostanie przekazany przed złożeniem przez płatnika rocznej deklaracji o zryczałtowanym podatku dochodowym, nie należy składać deklaracji korygującej. Taką deklarację trzeba złożyć, jeżeli płatnik wystąpi z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty podatku po złożeniu pierwszej deklaracji. 

Jeżeli prawidłowość wniosku nie budzi wątpliwości organu podatkowego, nadpłata jest zwracana bez wydawania decyzji stwierdzającej nadpłatę w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku. Płatnik uwzględnia w składanej deklaracji lub jej korekcie kwotę zwróconej nadpłaty bez wydawania decyzji. Zwróconą nadpłatę należy niezwłocznie przekazać podatnikowi.

Od przychodów z tytułu m.in. umowy zlecenia lub o dzieło zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika pobierany jest zryczałtowany 12% podatek, jeżeli kwota należności określona w tej umowie nie przekracza 200 zł (art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof). 

W interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2009 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (IPPB2/415-605/09-2/MK) stwierdził, że aby wskazany przepis ustawy o pdof mógłby być zastosowany, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

• suma należności określonych w tej umowie lub w umowach zawartych z osobą niebędącą pracownikiem płatnika, z tego samego tytułu, nie może przekroczyć kwoty 200 zł,

• ww. należność musi być określona w okresach miesięcznych.

Jeżeli w tego rodzaju umowach wprost nie jest określona kwota należności, a wynagrodzenie jest ustalane według stawki godzinowej, to nie będzie miała zastosowania ryczałtowa forma opodatkowania. Od należności wynikających z tego rodzaju umów należy pobrać zaliczkę na podatek. 

Alicja Kozłowska

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z wieloletnim doświadczeniem