Ile wynosi okres przechowywania ewidencji czasu pracy w archiwum zakładowym

Pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą (m.in. ewidencję czasu pracy) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Ten okres przechowywania nie obejmuje jednak dokumentacji wszystkich pracowników. Przepisy przejściowe ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją dzielą w tym zakresie pracowników na trzy grupy, przy czym dla wielu pracodawców niejasne jest to, właściwie w jakiej sytuacji pracownik należy do którejś z tych grup:

• zatrudnieni od dnia wejścia w życie nowelizacji (1 stycznia 2019 r.) - obowiązuje nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie),
• zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. - okres przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.; pracodawca może jednak (jest to decyzja dobrowolna) zdecydować się na złożenie za osoby zgłoszone w tym okresie do ubezpieczeń społecznych raportów informacyjnych i wówczas, po ich faktyczny złożeniu, okres przechowywania dokumentacji ulegnie zmianie na ten, który wynika z obecnych przepisów,
• zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. - okres przechowywania dokumentacji ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2019 r.

Przed 2019 r. przyjmowano powszechnie, że ewidencja czasu pracy przechowywana jest przez okres 3 lat od zakończenia okresu nią objętego. Wprost przepisy na okres ten nie wskazywały (jedynie w ustawie o czasie pracy kierowców), był przyjmowany w oparciu o przepisy o przedawnieniu roszczeń pracowniczych (ewidencja wprost nakierowana jest na ustalenie świadczeń ze stosunku pracy - art. 149 Kodeksu pracy).

Karta ewidencji czasu pracy dotyczy pewnego okresu, przepisy nie wskazują wprost jakiego. Nie jest jednak prowadzona w sposób ciągły przez cały okres zatrudnienia. Może być prowadzona w formie kart miesięcznych, kwartalnych czy rocznych. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca.

Po zakończeniu okresu, który objęty jest ewidencją jest zamykana i nie są dokonywane na niej kolejne wpisy. Podlega przechowywaniu przez wyżej wskazany okres z zachowaniem warunków bezpieczeństwa. Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

W stosunku do dokumentacji osób zatrudnionych przed początkiem 2019 r. mamy zatem 3 letni okres przechowywania ewidencji i tego okresu pracodawca powinien się trzymać.

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, specjalista z zakresu kadr i zatrudnienia