Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w pytaniach i odpowiedziach

Pracodawcy, którzy w 2025 r. są obowiązani do posiadania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS lub fundusz) muszą przekazać roczny odpis na odrębny rachunek w dwóch terminach – pierwszą część do końca maja, a drugą, wraz z ewentualnymi zwiększeniami, do końca września. Wysokość odpisu ustala się w oparciu o planowaną liczbę zatrudnionych, w okresie od początku roku albo od 1 czerwca do dnia przekazania drugiej tury środków na konto. W niniejszym opracowaniu odpowiadamy na najczęściej zadawane przez Czytelników RB pytania dotyczycące ZFŚS.

Działalność socjalna i osoby uprawnione

Różnicowanie pakietu świadczeń dla poszczególnych grup zawodowych

PROBLEM

Pracodawca zajmujący się działalnością produkcyjną założył ZFŚS. Zatrudnia ok. 70 osób, na różnych szczeblach i stanowiskach. Czy regulamin funduszu może różnicować pakiet świadczeń dla poszczególnych grup zawodowych – np. pracownicy biurowi mogliby korzystać z wycieczek, imprez firmowych, a pracownicy produkcji dodatkowo z tzw. wczasów pod gruszą czy świadczeń na święta? Czy taki rozdział świadczeń między pracownikami jest zgodny z prawem?

ODPOWIEDŹ

Nie. Zapisy regulaminu ZFŚS blokujące niektórym pracownikom dostęp do określonych świadczeń są nieprawidłowe.

Za osoby uprawnione do korzystania z funduszu uważa się pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie funduszu prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Niedopuszczalne jest segregowanie pracowników wedle stanowiska pracy, wymiaru czasu pracy czy okresu zatrudnienia przy dostępie do świadczeń. Osobami uprawnionymi do wszystkich świadczeń wymienionych w regulaminie funduszu są wszyscy pracownicy.

Za sprzeczną z przepisami należy uznać praktykę polegającą na tym, by jedni pracownicy, np. danego działu, mieli możliwość skorzystania z szerszej gamy świadczeń niż inni. Świadczenia zawarte w regulaminie ZFŚS powinny być dostępne dla wszystkich, a jedyne kryteria, według których powinny być przydzielane, mogą dotyczyć kwestii życiowych, materialnych, rodzinnych danego pracownika i jego rodziny. Nie ma żadnego uzasadnienia, by np. pracownicy produkcji mogli otrzymywać dofinansowanie wypoczynku czy pomoc materialną na święta, a pozostali pracownicy – nie.

Wykluczenie osób najlepiej zarabiających

PROBLEM

Czy dokonując wypłaty np. dofinansowania wczasów pod gruszą ze środków ZFŚS, można pominąć najlepiej zarabiających pracowników?

ODPOWIEDŹ

Nie, na mocy regulaminu, nie można nikogo z góry wykluczać przy rozdzielaniu dofinansowań do wypoczynku.

Kryterium, które kwalifikuje, bądź nie, osobę uprawnioną do określonych świadczeń i ich wysokości, jest sytuacja materialna, bytowa, życiowa, rodzinna danej osoby. Nie można więc automatycznie wykluczyć jakiejkolwiek grupy pracowników z kręgu uprawnionych tylko ze względu na wysokość uzyskiwanych zarobków u pracodawcy. Decydujący jest dochód całej rodziny, a nie tylko jednego jej członka. Być może pracownik stosunkowo dużo zarabia w danym zakładzie, ale sam utrzymuje dużą rodzinę. Dochód przypadający na jednego jej członka może więc wcale nie przewyższać dochodów innych współpracowników. Każdy pracownik, z racji zatrudnienia, ma prawo złożyć wniosek o dofinansowanie i wymagane do niego załączniki. Dopiero analiza wniosku da odpowiedź, czy pracownik spełnił kryteria i otrzyma świadczenie (być może niższe od pożądanej kwoty), czy też nie, bo pod względem finansowym nie zmieścił się w regulaminowych wartościach widełek dochodu.

Zapomoga dla byłych pracowników

PROBLEM

Jeden z naszych byłych już pracowników zwrócił się do nas o zapomogę z ZFŚS ze względu na wypadek losowy. Czy powinniśmy mu ją wypłacić?

ODPOWIEDŹ

Prawo do świadczeń pochodzących z ZFŚS mogą mieć również byli pracownicy niebędący emerytami/rencistami, jeżeli są osobami uprawnionymi do korzystania z pomocy socjalnej na podstawie regulaminu funduszu.

Ustawowo osobami uprawnionymi są aktualni pracownicy oraz byli pracownicy, ale będący emerytami lub rencistami. Natomiast pracodawca może wskazać w regulaminie również inne osoby, np. zleceniobiorców, a także byłych pracowników jeszcze nie emerytów/rencistów. Regulamin to podstawa funkcjonowania funduszu i prowadzenia działalności socjalnej. Jeżeli więc osoby, które odeszły z pracy, zostały wymienione w regulaminie jako osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych, to powinny być traktowane pod względem prawa do ubiegania się o pomoc tak samo jak np. obecni pracownicy.

Natomiast jeśli pracodawca nie rozszerzył kręgu osób uprawnionych, to niestety były pracownik nie powinien otrzymać zapomogi z tych środków.

Finansowanie wyjazdów z pominięciem kryterium socjalnego

PROBLEM

Czy z ZFŚS można finansować wszystkim po równo wyjazdy sportowo-rekreacyjne, wypoczynkowe, np. wycieczki, obozy itp.?

ODPOWIEDŹ

Jest to dopuszczalne po spełnieniu określonych warunków. Generalnie, świadczenia z ZFŚS nie mogą być przyznawane z pominięciem wyznaczników socjalnych, a więc wszystkim po równo. Jednak jak zauważył SN w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08), tylko ulgowe rodzaje usług i świadczeń podlegają zróżnicowaniu. Natomiast regulamin ZFŚS może przewidywać wydatkowanie pieniędzy również na inne cele mieszczące się w zakresie działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechną dostępność na równych zasadach w imprezach integracyjnych. Z pominięciem kryterium socjalnego można więc finansować imprezy masowe, np. pikniki, andrzejki, wycieczki, jednak raczej w drodze wyjątku i pod warunkiem że regulamin funduszu wyraźnie wymienia, jakie przedsięwzięcia z zakresu działalności socjalnej będą dostępne dla wszystkich.

Odpisy i zwiększenia

Rezygnacja z prowadzenia ZFŚS

PROBLEM

Firma zatrudnia 65 osób, w przeliczeniu na pełny etat. Od wielu lat tworzy ZFŚS i dokonuje odpisów oraz zwiększeń. Pracodawca chciałby jednak zrezygnować z ZFŚS. Jakie kroki, procedury należy wszcząć w tym celu?

ODPOWIEDŹ

Pracodawca zobowiązany do prowadzenia ZFŚS może zrezygnować z tego funduszu zarówno w trakcie roku kalendarzowego, jak i od razu na jego początku. Jednak odstąpienie od tego obowiązku musi być poprzedzone odpowiednimi procedurami, które w tym celu należy przeprowadzić.

U pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz lub może postanawiać, że nie będzie on w ogóle tworzony. U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu bądź obniżenia odpisu może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w wymienionych sytuacjach wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Jeśli więc przy pracodawcy nie działają związki zawodowe, a uzyska on porozumienie z przedstawicielem personelu w sprawie likwidacji ZFŚS, powinien wprowadzić odpowiedni zapis w regulaminie wynagradzania. Regulamin o zmienionej treści zazwyczaj wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (zwykle jest to np. zamieszczenie w firmowym intranecie, tradycyjne wywieszenie ogłoszenia na tablicy lub wręczenie każdemu pracownikowi osobnego pisma). Niemniej jednak postanowienia regulaminu ZFŚS mogą zakładać inny okres niż dwutygodniowy, po którym zmiany w tym akcie wejdą w życie.

Obniżenie odpisu podstawowego

PROBLEM

Czy można obniżyć odpis podstawowy za ZFŚS, wskazując jego wysokość kwotowo, np. 500 zł na każdego pracownika? Czy trzeba podać w regulaminie uzasadnienie takiego obniżenia?

ODPOWIEDŹ

Tak, możliwe jest obniżenie odpisu podstawowego na fundusz i nie trzeba podawać przyczyny takiego zmniejszenia. Odpisy, jak i zwiększenia, stanowią odpowiedni procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Odpis jest naliczany w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) dopuszcza kształtowanie wysokości odpisu dowolnie, a więc w obie strony (obniżenie, podwyższenie). Jednakże wprost nie narzuca pracodawcy sposobu określenia tego odpisu. W opinii autora najlepiej byłoby, gdyby obniżenie nastąpiło poprzez zmniejszenie procentu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce, np. z 37,5% do 20% czy 15%.

Zwiększenie odpisu podstawowego

PROBLEM

Czy pracodawca musi naliczać dodatkowe odpisy na osoby niepełnosprawne i emerytów?

ODPOWIEDŹ

Nie, zwiększenia mają charakter fakultatywny. Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Są to tzw. zwiększenia.

Pracodawca nie ma obowiązku zwiększania funduszu na pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności czy na emerytów/rencistów. Zwiększenia mają charakter dobrowolny, o czym świadczy sformułowanie „wysokość odpisu może być zwiększona”.

Regulamin ZFŚS i kryteria socjalne

Obliczanie dochodu przy rozdzielności majątkowej małżonków

PROBLEM

Czy mając rozdzielność majątkową, należy podać dochody drugiego małżonka do uzyskania świadczenia z ZFŚS?

ODPOWEDŹ

Tak, jeżeli małżonkowie prowadzą wspólnie gospodarstwo domowe i pokrywają ze swoich dochodów bieżące wydatki i potrzeby rodziny.

Przejawem działalności socjalnej – według ustawy o ZFŚS – jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu zależnie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zasobów tego funduszu. Przepisy ustawy o ZFŚS nie określają, w jaki sposób pracodawca ma weryfikować i oceniać indywidualne położenie, np. pracownika i jego rodziny. Ten temat leży w gestii pracodawcy. Najczęściej stosowanym wskaźnikiem, według którego przyznaje się różnego rodzaju świadczenia i w jakim wymiarze, jest dochód przypadający na członka rodziny wnioskodawcy. Przyjmuje się, że nie tylko należy tu brać pod uwagę, np. zarobki pracownika osiągane w firmie, ale również dochody jego rodziny, a więc małżonka, ewentualnie dzieci. Dopiero łączny dochód rodziny, liczba jej członków na utrzymaniu, daje pełny obraz sytuacji życiowej czy materialnej całej wspólnoty.

Fakt posiadania rozdzielności majątkowej nie przesądza o tym, że małżonkowie mają oddzielne budżety i wydatki. Jeżeli razem zamieszkują, wychowują dzieci, dzielą się obowiązkami, to prowadzą jedno gospodarstwo domowe, zaspakajając codzienne potrzeby rodziny i załatwiając bieżące sprawy. W piśmie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 23 lutego 2011 r. (nr SPS-023-20396/11) czytamy, że zgodnie z art. 27 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, oboje małżonkowie obowiązani są, każdy według swoich sił oraz swoich możliwości zarobkowych i majątkowych, przyczyniać się do zaspokajania potrzeb rodziny, które przez swój związek założyli. Obowiązek ten, jako wynikający z przepisu bezwzględnie obowiązującego, powstaje z chwilą zawarcia małżeństwa i gaśnie z chwilą jego ustania, orzeczenia separacji lub unieważnienia. Zatem istota związku małżeńskiego opiera się na prowadzeniu wspólnego gospodarstwa domowego.

Podsumowując, jeżeli małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe, to należałoby stwierdzić, że dochód współmałżonka jest częścią dochodu rodziny i powinien być uwzględniany przy analizowaniu wniosków o wsparcie z ZFŚS. Szczegóły w tym zakresie powinien zawierać regulamin funduszu.

Weryfikowanie dochodu w gospodarstwie domowym

PROBLEM

Jak zweryfikować „dochód” w celu rozpoznania sytuacji materialnej wnioskodawcy? Jakie uwzględniać dochody – alimenty, świadczenie 800+, zasiłki? Czy dochód obejmuje przychody po odjęciu kosztów ich uzyskania oraz opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne czy przychody pomniejszone tylko o koszty uzyskania przychodów?

Niniejsze kwestie powinien rozstrzygać regulamin ZFŚS. Ustawa o ZFŚS nakazuje uzależniać wysokość świadczeń od indywidualnych potrzeb osób uprawnionych. Ocenie podlega więc sytuacja materialna, życiowa, bytowa, rodzinna czy zdrowotna osoby uprawnionej i jej rodziny. Natomiast ustawa o ZFŚS nie zawiera żadnych unormowań co do tego, w jaki sposób pracodawca ma weryfikować stan materialny czy rodzinny wnioskodawcy. Te kwestie pracodawca musi ukształtować w regulaminie.

W celu przeprowadzenia analizy sytuacji materialnej osoby uprawnionej najczęściej przyjmuje się dochód przypadający na członka jego rodziny, choć nie musi to być jedyny wskaźnik. To pracodawca powinien, po uzgodnieniu ze związkami bądź reprezentantem załogi, zdefiniować pojęcie „dochodu” jako silnego weryfikatora. Oprócz dochodu, np. pracownika jako osoby uprawnionej, powinien być brany pod uwagę także dochód innych jego członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym (w tym małżonka, dzieci).

Każdy pracodawca powinien u siebie określić, jakiego rodzaju wpływy, zarobki, świadczenia rodziny będą brane pod uwagę.

Powołanie komisji socjalnej

PROBLEM

Czy każdy pracodawca posiadający ZFŚS musi powołać komisję socjalną? Jeśli tak, to kto wybiera jej członków?

ODPOWIEDŹ

Nie, komisja socjalna nie jest ciałem obowiązkowym w żadnym przedsiębiorstwie, które posiada fundusz. Jednak jeśli zakład chciałby taką komisję powołać, to skład i działalność komisji socjalnej oraz jej kompetencje powinny być określone w regulaminie funduszu.

Administratorem środków zgromadzonych na rachunku ZFŚS jest pracodawca, który w porozumieniu ze związkami zawodowymi podejmuje decyzję o przyznaniu świadczeń uprawnionym osobom. Natomiast komisja socjalna jest gremium nieobowiązkowym. Generalnie skład komisji, zasady wyboru członków, okres ewentualnej kadencji powinien określać regulamin funduszu lub stanowiący jego załącznik osobny regulamin działania komisji socjalnej. W praktyce członkowie komisji mogą być wyłonieni w drodze wyborów wewnątrzzakładowych, spośród pracowników lub powołani przez pracodawcę w porozumieniu ze związkami zawodowymi.

Podatek i składki

Zwolnienie świadczeń z ZFŚS z podatku dochodowego

PROBLEM

Regulamin ZFŚS przewiduje organizowanie przez pracodawcę imprez, spotkań integracyjnych dla wszystkich, bez stosowania przesłanek materialnych czy rodzinnych. Czy udział pracowników i członków ich rodzin w takim przedsięwzięciu powoduje powstanie przychodu, a jeśli tak, to czy wartość takiego świadczenia może być zwolniona z podatku dochodowego?

ODPOWIEDŹ

Udział osób uprawnionych w różnorodnych imprezach, np. wycieczkach, których celem jest integracja, umożliwienie aktywnego wypoczynku, pozytywnie wpływających na wzajemne relacje i efektywność pracy, sfinansowanych w całości lub częściowo ze środków ZFŚS, nie skutkuje u uczestników powstaniem przysporzenia majątkowego. W konsekwencji nie powstaje przychód, a na zakładzie pracy nie ciąży obowiązek płatnika podatku.

Generalnie przychód po stronie podatnika z tytułu otrzymanych świadczeń nieodpłatnych lub odpłatnych częściowo pojawia się wtedy, gdy zachodzą następujące okoliczności:

1) świadczenie zostało spełnione:

1. za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

2) korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)

– (por. wyrok TK z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13).

Bez elementu realnego w postaci otrzymania korzyści przez pracownika nie uzyskuje on przychodu. Nie występuje zdarzenie, z którym ustawa wiąże powstanie obowiązku podatkowego. Tym bardziej bez skonkretyzowanego i indywidualnie przypisanego świadczenia brak jest podstaw do określenia jego wysokości. Gdy pracodawca proponuje swoim pracownikom dobrowolny udział w spotkaniach integracyjnych, choćby organizowanych poza miejscem pracy (imprezy wyjazdowe), po jego stronie nie występuje żadne przysporzenie, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatków. Udział pracowników w wycieczce, którą pracodawca zamierza zorganizować, mającej na celu integrację załogi i poprawienie relacji służbowych, nie stanowi dla nich przysporzenia majątkowego, a tym samym nieodpłatnego świadczenia. Istotny jest więc cel wycieczki i sposób organizacji wyjazdu.

Ogólnie rzecz biorąc, udział w wycieczkach, spotkaniach o charakterze integracyjnym, gdzie chodzi o zbliżenie się pracowników do siebie w warunkach pozazawodowych, jest obojętny podatkowo (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 czerwca 2022 r., sygn. akt 0114-KDIP3-1.4011.521.2022.1.MZ).

Jednak zdarzają się również wycieczki innego rodzaju, z tytułu których może powstać przychód. Jako przykład można tu podać wycieczkę, której nie przyświecał cel integracyjny, nie odbywała się ona w interesie pracodawcy. Pracodawca wyraził jedynie zgodę na wyjazd zainicjowany przez związek zawodowy i na sfinansowanie go z ZFŚS oraz udzielił na ten czas pracownikom urlopów wypoczynkowych. Po zakończeniu wycieczki dokonano łącznego jej rozliczenia na podstawie faktur i rachunków oraz rozliczenia kosztów w odniesieniu do każdego indywidualnego uczestnika wycieczki. Obliczono je w oparciu o świadczenia, z których faktycznie skorzystała dana osoba. Część osobowego kosztu imprezy, którą pokrywał pracownik, podlegała potrąceniu za jego zgodą z wynagrodzenia za pracę. Reszta była sfinansowana z ZFŚS. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 lutego 2018 r., sygn. akt 0111-KDIB2-3.4011.312.2017.2.LG, stwierdził, że skoro zostały spełnione wszystkie trzy przesłanki do wystąpienia u pracowników przychodu z tytułu nieodpłatnych (częściowo odpłatnych) świadczeń, po stronie pracowników powstał przychód ze stosunku pracy, który powoduje konieczność obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy, ale z uwzględnieniem zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof).

Zwolnienie to obejmuje wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł – rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zatem wartość udziału w powyższej wycieczce może podlegać powyższemu zwolnieniu w ramach limitu 1000 zł na rok.

Przekroczenie limitu zwolnienia z podatku dochodowego

PROBLEM

Jeden z pracowników złożył wniosek o zapomogę z funduszu ze względu na pogorszenie się jego sytuacji życiowej. W tym roku, w styczniu pobrał już dofinansowanie do obozu zimowego małoletniego dziecka, w wysokości 600 zł. Zapomoga została przyznana w lutym, w wysokości 1200 zł. Pracownik zarabia 4700 zł, a ponadto ma prawo do premii zmiennej od 10% do 25% podstawy zasadniczej. Jak rozliczyć kwotę świadczeń z ZFŚS?

ODPOWIEDŹ

Limit zwolnienia z podatku dochodowego zostanie przekroczony o 800 zł. Zapomoga w tej wysokości będzie podlegała opodatkowaniu wraz z pozostałym przychodem. Natomiast cała wartość wsparcia nie wchodzi do podstawy wymiaru składek na ZUS.

Zwolnienie z podatku dochodowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, jest obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie, by miało ono zastosowanie:

1. świadczenia mają postać rzeczową lub finansową,
2. świadczenia w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS – po stronie pracodawcy jest jedno źródło finansowania, czyli fundusz; świadczenie nie może być zakupione częściowo z funduszu, a częściowo ze środków, np. obrotowych,
3. świadczenia są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS – konieczne stosowanie kryteriów socjalnych,
4. łączna roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza kwoty obowiązującego limitu.

Zwolnienie jest limitowane w stosunku rocznym, co oznacza, że nadwyżka ponad obecne 1000 zł jest opodatkowana na zasadach ogólnych. Jeżeli pracownik już wcześniej w roku otrzymał jakieś świadczenia z ZFŚS, to należy je zsumować i sprawdzić, czy limit nie został już wyczerpany, a jeśli nie, to ile jeszcze z niego pozostało, by objąć kolejne świadczenie z ZFŚS. Limit 1000 zł obejmuje zarówno wartość świadczeń uzyskanych przez samego pracownika, jak i członków jego rodziny, którzy również takie świadczenie otrzymali.

Z kolei z podstawy wymiaru składek wyłączone są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Takie brzmienie treści zwolnienia oznacza, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie od tego, jaką mają formę czy wartość. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

Łączna wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń z ZFŚS w 2025 r. wyniosła 1800 zł (600 zł + 1200 zł), a to oznacza przekroczenie limitu zwolnienia z podatku o 800 zł (1800 zł – 1000 zł). Zapomogę w wysokości 800 zł należy doliczyć do pozostałych składników. Załóżmy, że premia za luty wyniesie 564 zł. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty zmniejszającej podatek – 300 zł.

TABELA. Lista płac z uwzględnieniem świadczeń z ZFŚS

Zwolnienie z podatku w przypadku zatrudniania emeryta

PROBLEM

Jeden z byłych pracowników będący emerytem korzystał już w tym roku ze świadczeń z ZFŚS. Ich wartość była zwolniona z podatku dochodowego w ramach limitu 3000 zł na rok. Zamierzamy w tym roku zatrudnić tę osobę na część etatu, będzie więc ponownie pracownikiem. Czy będzie miał tu zastosowanie kolejny limit zwolnienia do 1000 zł rocznie jak dla pracowników?

ODPOWIEDŹ

Tak, wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł.

Aby świadczenie dla byłych pracowników (emerytów i rencistów) korzystało ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 38 updof, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

1. świadczenie ma otrzymać emeryt lub rencista,
2. świadczenie to musi być przyznane ww. osobom w związku z istniejącym uprzednio stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy lub od związków zawodowych,
3. wartość świadczenia nie może przekroczyć w roku podatkowym wysokości 3000 zł.

Z kolei dla pracowników obowiązuje limit zwolnienia dla świadczeń socjalnych w wysokości 1000 zł na rok podatkowy.

O zastosowaniu jednego z wymienionych zwolnień przesądza status osoby, której dane świadczenie przyznano. Może się zdarzyć, że ta sama osoba w jednym roku podatkowym skorzysta jednocześnie z obu zwolnień, nawet w pełnym wymiarze. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tego nie zabraniają. Tym samym, gdy dana osoba będąca byłym pracownikiem – emerytem zostanie ponownie zatrudniona u tego samego pracodawcy, ma prawo do skorzystania w jednym roku kalendarzowym zarówno z limitu 3000 zł, jak i 1000 zł (por. pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 z kwietnia 2020 r., sygn. akt 0112-KDIL2-1.4011.51.2020.2.AMN).

Egzekucja ze świadczeń socjalnych

Komornicze zajęci niealimentacyjne

PROBLEM

Czy w zajęciach niealimentacyjnych z tytułem: „zajęcie wynagrodzenia za pracę”, „zajęcie wynagrodzenia za pracę oraz wierzytelności zasiłku chorobowego i wezwanie do dokonywania potrąceń”, „zajęcie wynagrodzenia za pracę z tytułu egzekucji innych należności” i w związku z art. 881 ustawy 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.), świadczenie wypłacone z ZFŚS będzie podlegać potrąceniom w wysokości 100%? Czy do potrącenia świadczenia z ZFŚS komornik musi w zajęciu zastosować art. 895 k.p.c.?

ODPOWIEDŹ

Świadczenia z ZFŚS nie podlegają ochronie i mogą być w pełni przekazane na poczet zadłużenia, ale tylko wówczas, gdy zajęcie komornicze obejmuje również inne wierzytelności, a nie tylko wynagrodzenie za pracę lub wynagrodzenie za pracę i zasiłki.

Cywilna egzekucja z wynagrodzenia za pracę odbywa się na podstawie art. 881–888 k.p.c. Podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, którym jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności (chyba że ustawa stanowi inaczej). Do egzekucji z wynagrodzenia za pracę komornik przystępuje przez jego zajęcie. Komornik zawiadamia dłużnika, że do wysokości egzekwowanego świadczenia i aż do pełnego pokrycia długu nie wolno mu odbierać wynagrodzenia poza częścią wolną od zajęcia ani rozporządzać nim w żaden inny sposób. Dotyczy to w szczególności periodycznego wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia za prace zlecone oraz nagród i premii przysługujących dłużnikowi za okres jego zatrudnienia, jak również związanego ze stosunkiem pracy zysku lub udziału w ZFŚS oraz wszelkich innych funduszach, pozostających w związku ze stosunkiem pracy.

Ani Kodeks postępowania cywilnego, ani przepisy prawa pracy nie wyjaśniają pojęcia „wynagrodzenie za pracę”. Jednak w literaturze można spotkać kilka definicji (patrz: SŁOWNICZEK).

W każdym określeniu wynagrodzenia za pracę pojawia się więc istotny element w postaci wzajemności świadczeń – z jednej strony pracownik wykonuje pracę, z drugiej – pracodawca zatrudnia go za wynagrodzeniem, a więc innymi słowy – praca w zamian za wynagrodzenie.

Dla potrzeb stosowania ochrony pracowniczego wynagrodzenia na podstawie przepisów Kodeksu pracy przyjmuje się jego szeroką definicję, wykraczającą poza ścisły ekwiwalent za pracę.

Pracodawca, do którego wpływa zajęcie od komornika, powinien uważnie przeczytać, czego ono dotyczy. Na podstawie zajęcia wynagrodzenia za pracę pracodawca może bowiem potrącać tylko i wyłącznie należności mieszczące się w tej kategorii. Zdarzają się również zajęcia rozszerzone o zasiłki upoważniające pracodawcę do dokonywania ujęć z wypłacanych zasiłków z ubezpieczenia społecznego.

Natomiast świadczenia o charakterze socjalnym nie mogą być zajmowane na podstawie art. 881 i następnych k.p.c.

Interpretacja Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej potwierdza, że świadczenia finansowane z ZFŚS nie są wynagrodzeniem nawet w bardzo szerokim rozumieniu tego pojęcia. Nie kwalifikują się więc pod ochronę, jaką daje Kodeks pracy poprzez stosowanie m.in. kwot wolnych od ujęć. Jedynym kryterium przyznania wsparcia z ZFŚS jest sytuacja osobista (materialna, rodzinna) pracownika i jego rodziny, a nie ocena jego pracy (interpretacja MPiPS i MS z 21 czerwca 2011 r. w sprawie możliwości prowadzenia egzekucji komorniczej lub administracyjnej ze świadczeń z ZFŚS oraz odpowiedź na interpelację poselską nr 1952 Ministra Sprawiedliwości z 29 marca 2012 r.).

To oznacza, że świadczenia z ZFŚS, np. zapomogi, dofinansowanie do wypoczynku, nie korzystają z ochrony, jaką zapewnia art. 87 i 87¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Z kolei w Kodeksie postępowania cywilnego nie zostały wymienione w katalogu świadczeń wyłączonych spod egzekucji. To prowadzi do wniosku, że ze świadczeń z ZFŚS mogą być zaspokajane należności alimentacyjne czy też niealimentacyjne, ale podstawą wszczęcia i prowadzenia egzekucji powinien być art. 895–908 k.p.c. Przepisy te dotyczą egzekucji z innych wierzytelności.

Pracodawca, mając zajęcie wynagrodzenia za pracę lub wynagrodzenia za pracę i zasiłków, nie ma podstawy do odbierania pracownikowi świadczeń przyznanych z ZFŚS. Tym niemniej powinien powiadomić organ egzekucyjny o korzystaniu przez pracownika z tego rodzaju wsparcia (art. 882 k.p.c.). Jeżeli komornik zechce te świadczenia również przejąć, powinien albo rozszerzyć zajęcie o inne wierzytelności, albo wydać odrębny tytuł ich dotyczący. Jeśli tak będzie, to świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości.

Podsumowanie

1. W 2025 r. pracodawcy, którzy utworzyli ZFŚS, muszą przekazać roczny odpis na odrębny rachunek w dwóch terminach – pierwszą część do końca maja, a drugą, wraz z ewentualnymi zwiększeniami, do końca września.
2. Świadczenia zawarte w regulaminie ZFŚS powinny być dostępne dla wszystkich, a jedyne kryteria, według których powinny być przydzielane, mogą dotyczyć kwestii życiowych, materialnych, rodzinnych danego pracownika i jego rodziny.
3. W celu przeprowadzenia analizy sytuacji materialnej osoby uprawnionej najczęściej przyjmuje się dochód przypadający na członka jego rodziny, choć nie musi to być jedyny wskaźnik.
4. Fakt posiadania rozdzielności majątkowej nie przesądza o tym, że małżonkowie mają oddzielne budżety i wydatki.
5. Prawo do świadczeń pochodzących z ZFŚS mogą mieć również byli pracownicy niebędący emerytami/rencistami, jeżeli są osobami uprawnionymi do korzystania z pomocy socjalnej na podstawie regulaminu funduszu.
6. Pracodawca nie ma obowiązku zwiększania funduszu na pracowników z orzeczonym stopniem niepełnosprawności czy na emerytów/rencistów. Zwiększenia mają charakter dobrowolny.
7. Pracodawca zobowiązany do prowadzenia ZFŚS może zrezygnować z tego funduszu zarówno w trakcie roku kalendarzowego, jak i od razu na jego początku.
8. Komisja socjalna nie jest ciałem obowiązkowym w żadnym przedsiębiorstwie, które posiada fundusz. Jednak jeśli zakład chciałby taką komisję powołać, to skład i działalność komisji socjalnej oraz jej kompetencje powinny być określone w regulaminie funduszu.
9. Zwolnienie z podatku dochodowego środków pochodzących z ZFŚS jest limitowane w stosunku rocznym i limit ten wynosi 1000 zł. Nadwyżki są opodatkowane na zasadach ogólnych.
10. Świadczenia z ZFŚS nie podlegają ochronie i mogą być w pełni przekazane na poczet zadłużenia, ale tylko wówczas, gdy zajęcie komornicze obejmuje również inne wierzytelności, a nie tylko wynagrodzenie za pracę lub wynagrodzenie za pracę i zasiłki.

®©

Izabela Nowacka

– ekonomista, autor licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; od ponad 20 lat zajmuje się tematyką wynagrodzeniową i rozliczaniem płac