Nagrody dla pracowników samorządowych – zasady przyznawania, opodatkowanie, klasyfikacja budżetowa

Regulacje dotyczące nagradzania pracowników samorządowych są szczególne i odbiegają od ogólnie przyjętych reguł. Jednak również i oni mogą być nagradzani i to nie tylko za osiągnięcia związane z wykonywaną pracą, ale również za osiągnięcie określonego stażu pracy. Kiedy pracownik samorządowy może otrzymać nagrodę? Jakie warunki musi spełnić, aby takie świadczenie mogło zostać mu przyznane? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w artykule.

Nagroda za szczególne osiągnięcia

Postanowienia regulaminu

Warunki przyznawania pracownikom samorządowym nagród innych niż nagroda jubileuszowa należy określić w regulaminie wynagradzania (art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych). Choć pracodawca ma w tym zakresie pewną dowolność, musi pamiętać o tym, że postanowienia te muszą być zgodne z obowiązującymi regulacjami prawnymi i mieścić się w zakresie upoważnienia ustawowego. Zastrzeżenie to dotyczy w szczególności przesłanki nabycia prawa do nagrody – skoro zgodnie z przepisami taką przesłanką są szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, to nie ma podstaw do tego, by w regulaminie ustanawiać inne przesłanki. W szczególności za niedopuszczalne należy uznać uzależnienie prawa do nagrody od posiadania środków finansowych w budżecie samorządowym. Pogląd ten został potwierdzony w piśmie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Warszawie z 5 stycznia 2023 r. (nr WK.510.66.2022.ZD).

Niedopuszczalne jest również zamieszczanie w regulaminie wynagradzania zapisów przyznających pracownikom samorządowym prawo do nagród na innej podstawie niż szczególne osiągnięcia, np. nagrody świątecznej, nagrody z okazji dnia pracownika samorządowego czy też nagrody związanej z zakończeniem roku. Tego rodzaju zapis regulaminu zakwestionowała Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie w piśmie z 4 maja 2023 r. (nr WK.6130.50.22). Za dopuszczalne uznaje się jednak zamieszczenie w regulaminie negatywnych postanowień, które wykluczają możliwość przyznania nagrody, np. w przypadku dyscyplinarnego ukarania pracownika.

Uzasadnienia przyznania nagrody

To, co powinno zostać określone w regulaminie, to z całą pewnością sposób ustalania wysokości nagrody oraz procedura jej przyznawania i wypłaty. Bez względu na to, jaka ona będzie, należy pamiętać o tym, że przyznając pracownikom nagrody, należy każdorazowo uzasadnić podjętą decyzję, czyli wskazać szczególne osiągnięcia pracownika, które stały się podstawą podjęcia decyzji o nagrodzeniu go. Za niedopuszczalne należy uznać zbiorcze przyznawanie nagród wszystkim pracownikom, czy też ich konkretnym grupom, bez merytorycznego uzasadnienia. Takie postępowanie może stać się podstawą do orzeczenia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych (patrz: PIŚMIENNICTWO). Innymi słowy, każda decyzja o nagrodzeniu pracownika powinna zostać odpowiednio uzasadniona.

Informacja publiczna

Kwestią budzącą w praktyce wiele wątpliwości jest to, czy informacja o nagrodach przyznanych pracownikom samorządowym stanowi informację publiczną. Jak wynika z jednolitej linii orzeczniczej dotyczącej tej problematyki, wysokość wynagrodzeń wszystkich pracowników finansowanych ze środków publicznych, w tym również nagród, o których mowa w art. 36 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych, stanowi informację publiczną (patrz np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 14 grudnia 2023 r., sygn. akt II SAB/Op 46/23, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 31 maja 2023 r., sygn. akt II SA/Rz 113/23).

Nagrody jubileuszowe pracowników samorządowych

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem przysługującym każdemu pracownikowi, który w dniu osiągnięcia określonego stażu pracy jest zatrudniony w ramach stosunku pracy w jednostce wypłacającej to świadczenie. Oznacza to, że prawa do niej nie można stracić, np. w związku z przewinieniem dyscyplinarnym. Należy również pamiętać o tym, że jej wysokość i zasady nabywania prawa do niej zostały określone w obowiązujących przepisach, a pracodawcy nie mogą zmieniać ich w regulaminie wynagradzania obowiązującym w danej jednostce.

Wysokość nagrody jubileuszowej

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem charakterystycznym dla stosunków pracy sfery budżetowej. Przysługuje ona również pracownikom samorządowym. Jak wynika z art. 38 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, jej wysokość to:

1) po 20 latach pracy – 75% wynagrodzenia miesięcznego,

2) po 25 latach pracy – 100% wynagrodzenia miesięcznego,

3) po 30 latach pracy – 150% wynagrodzenia miesięcznego,

4) po 35 latach pracy – 200% wynagrodzenia miesięcznego,

5) po 40 latach pracy – 300% wynagrodzenia miesięcznego,

6) po 45 latach pracy – 400% wynagrodzenia miesięcznego.

Wynagrodzenie, o którym mowa w tym przepisie, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Co istotne, podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do tej nagrody, jednak jeżeli jest to dla niego korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty (patrz: PRZYKŁAD 1). Jednocześnie, jeżeli pracownik nabył prawo do nagrody, będąc zatrudnionym w innym wymiarze czasu pracy niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi samorządowemu w dniu nabycia prawa do niej (patrz: PRZYKŁAD 2).

Obliczanie stażu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej

Do okresów pracy uprawniających do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że w zakresie obliczania stażu jubileuszowego należy brać pod uwagę nie tylko zatrudnienie w ramach stosunku pracy, ale także tzw. okresy równorzędne, do których należą np.:

• pobieranie zasiłku dla bezrobotnych i stypendium za okres stażu,

• służba wojskowa,

• praca na roli,

• urlop wychowawczy,

• odbywanie studiów doktoranckich.

Pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej co do zasady w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody. Jak wskazał Sąd Najwyższy w podjętej uchwale, oznacza to ostatni dzień okresu zatrudnienia uprawniającego do tej nagrody. Jeżeli więc przepisy przewidują prawo do nagrody jubileuszowej po 30 latach pracy i okres ten upływa 31 sierpnia danego roku, to pracownik nabywa prawo do nagrody w tym dniu, nie zaś 1 września tego roku (uchwała Sądu Najwyższego z 21 maja 1991 r., sygn. akt I PZP 16/91).

Rzadko zdarza się, aby na staż pracy uprawniający do nagrody składał się jedynie okres zatrudnienia w jednym zakładzie pracy. To zaś oznacza, że w większości przypadków pojawia się konieczność obliczenia stażu pracy pracownika poprzez zsumowanie okresów zatrudnienia u innych pracodawców i innych równoważnych okresów. Niezwykle istotnym elementem ustalania prawa do tego świadczenia są więc dostarczane przez pracownika dokumenty potwierdzające te okresy. W interesie pracownika jest to, aby dokumenty te zostały dostarczone w odpowiednim momencie i aby w związku z tym miał możliwość nabycia prawa do świadczenia. W praktyce dokumenty potwierdzające okresy zaliczające się do stażu uprawniającego do otrzymania nagrody jubileuszowej są dostarczane przez pracownika stopniowo i istotnie wpływa to na zakres jego uprawnień, np. gdy z dostarczonych pracodawcy dokumentów wynika, że pracownik nabywa prawo do nagrody z tytułu 20 lat zatrudnienia, świadczenie zostaje wypłacone, a po miesiącu pracownik dostarcza kolejne dokumenty, które potwierdzają dłuższy okres zatrudnienia. Zasady postępowania w takich przypadkach regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Wynika z niego, że jeżeli w dniu, w którym pracownik samorządowy udokumentował swoje prawo do nagrody jubileuszowej, był uprawniony do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca mu się tylko jedną nagrodę – najwyższą (patrz: PRZYKŁAD 3). Z kolei jeżeli nabędzie prawo do nagrody wyższego stopnia w ciągu 12 miesięcy od tego dnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej – różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej (patrz: PRZYKŁAD 4).

Obliczając staż pracy uprawniający do nagrody jubileuszowej, należy pamiętać także o tym, że w przypadku równoległego zatrudnienia w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy do stażu pracy należy zaliczyć jeden z tych okresów. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w urzędzie lub jednostce w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę w celu wykonywania tej pracy, okres zatrudnienia u tego pracodawcy poprzedzający dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej (mimo że nie jest to zakończony okres zatrudnienia).

Szczególne regulacje dotyczą nabycia prawa do nagrody jubileuszowej przez pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę. Przepisy wskazują, że w takim przypadku, jeżeli pracownikowi do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia ustania stosunku pracy, nagrodę wypłaca się w dniu ustania stosunku pracy. Wówczas nie nabywa on prawa do tej nagrody w dniu upływu okresu uprawniającego do nagrody danego stopnia (patrz: PRZYKŁAD 5).

Opodatkowanie nagród przyznawanych pracownikom samorządowym

Nagrody przyznawane pracownikom samorządowym, zarówno te za szczególne osiągnięcia, jak i jubileuszowe, stanowią przychody ze stosunku pracy. Jak bowiem wprost wynika z art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Oznacza to, że wypłaconą pracownikowi nagrodę należy opodatkować na takich samych zasadach jak wypłacane mu wynagrodzenie. W konsekwencji, jeżeli nagroda jest wypłacana pracownikowi w jednym terminie razem z wynagrodzeniem, pracodawca dokonuje po prostu ich łącznego opodatkowania. Jeżeli jednak do wypłaty wynagrodzenia i nagrody dochodzi w dwóch różnych terminach, należy pamiętać o tym, że na gruncie podatku dochodowego zarówno przysługujące pracownikowi koszty uzyskania przychodów, jak i kwota zmniejszająca podatek zostały określone w wysokości miesięcznej (uzależnionej od złożonego przez podatnika PIT-2). Dokonując więc drugiej wypłaty w tym samym miesiącu, pracodawca nie może ponownie ich uwzględnić.

Oskładkowanie nagród przyznawanych pracownikom samorządowym

Nieco bardziej skomplikowana jest kwestia oskładkowania nagród wypłacanych pracownikom. W przypadku nagród za szczególne osiągnięcia podlegają one bowiem oskładkowaniu na ogólnych zasadach, tak samo, jak inne składniki wynagrodzenia. Jednak jeśli chodzi o nagrodę jubileuszową, to jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. W praktyce na tle tej regulacji powstają wątpliwości związane z tym, jak należy prawidłowo postąpić w sytuacji, gdy co prawda zgodnie z regulaminem nagrody jubileuszowe przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, ale w związku z udokumentowaniem stażu dodatkowego okresu zatrudnienia podlegającego zaliczeniu do stażu pracy, do wypłaty nagrody kolejnego stopnia dochodzi szybciej niż po 5 latach. Należy podkreślić, że również w takich przypadkach nie ma obowiązku naliczania składek na ubezpieczenie społeczne od wypłacanej pracownikowi nagrody jubileuszowej (patrz: PIŚMIENNICTWO).

Ewidencja księgowa nagród dla pracowników

Prawidłowe rozliczenie i ujęcie w ewidencji bilansowej nagród pracowników samorządowych wymaga zarówno zwrócenia uwagi na zapisy prawa bilansowego, jak i zasady określone w prawie pracy. W szczególności należy zwrócić uwagę na sposób ujmowania zobowiązań w księgach rachunkowych, przypisywania kosztów do poszczególnych okresów sprawozdawczych, które będzie warunkowało prawidłowość sporządzenia zarówno sprawozdań finansowych, jak również budżetowych. W niektórych przypadkach, w momencie wystąpienia rozrachunków z pracownikiem, rozliczenie przyznanej nagrody może wymagać ujęcia należności lub zobowiązań w kwartalnych sprawozdaniach z operacji finansowych.

W celu prawidłowego ujęcia w ewidencji bilansowej operacji związanych z rozliczeniem nagród należy zwrócić uwagę na sposób dokumentowania tego rodzaju kosztów. Od strony księgowej dokument, który będzie służył do ujęcia rozliczenia delegacji w księgach rachunkowych, powinien – zgodnie z zapisami art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość,

• datę dokonania operacji,

• podpis wystawcy,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),

• podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokumentem, na podstawie którego może zostać ujęta w księgach rachunkowych nagroda może być zarówno polecenie księgowania (PK), jak również lista płac (LP). Do ujęcia i rozliczenia w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont) powinny zostać wykorzystane konta księgowe, takie jak:

• 130 „Rachunek bieżący jednostki”,

• 225 „Rozrachunki z budżetami”,

• 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,

• 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,

• 404 „Wynagrodzenia”,

• 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.

Koszty nagród, zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont, ewidencjonowane są z wykorzystaniem konta 404, które służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Kotem przeciwstawnym jest konto 231, które służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych – zgodnie z odrębnymi przepisami – do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Warto również zwrócić uwagę, że ewidencja przyznanej nagrody nie ogranicza się wyłącznie do ewidencji bilansowej. W ślad za pismem, z którego wynika przyznanie nagrody, jednostka obciąża plan finansowy danego roku budżetowego, czego odzwierciedleniem jest prawne zaangażowanie wydatków. Odzwierciedlenie tego zdarzenia powinno znaleźć się na koncie 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, które służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego oraz niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.

Na stronie Wn konta 998 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym oraz równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.

Zgodnie bowiem z zapisami art. 49 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, plany kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej powinny uwzględniać, że ujmuje się również wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów – także zaangażowanie środków.

Ujęcie w ewidencji bilansowej przyznanej nagrody powinno zostać zrealizowane zgodnie z przebiegiem operacji gospodarczych zamieszczonych w SCHEMACIE 1.

Przebieg operacji gospodarczych związanych z obciążeniami z tytułu należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek ZUS został zamieszczony w SCHEMACIE 2.

©®

MAŁGORZATA CZOŁCZYŃSKA

prawnik, specjalista w zakresie prawa pracy, autorka wielu publikacji dotyczących zatrudnienia w jednostkach budżetowych

JAROSŁAW JURGA

ekonomista, certyfikowany księgowy posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości JST, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych