Jak rozliczyć w VAT i podatkach dochodowych najem mieszkania dla pracownika udokumentowany fakturą

Y spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) prowadzi działalność w zakresie usług informatycznych, która w całości jest opodatkowana VAT. Spółka zawarła 5 marca 2025 r. umowę najmu lokalu mieszkalnego w Poznaniu z firmą X (podatnikiem VAT czynnym). Umowa, która została zawarta na 18 miesięcy kalendarzowych, począwszy od kwietnia 2025 r., przewiduje miesięczne okresy rozliczeniowe. Termin płatności czynszu (3000 zł netto plus VAT według 23-proc. stawki) przypada na 10. dzień kolejnego miesiąca. Zgodnie z umową wynajęte mieszkanie jest podnajęte jednemu z pracowników spółki wyłącznie na jego cele mieszkaniowe. W wynajętym lokalu ma mieszkać wskazany przez spółkę pracownik z rodziną. Z kolei zgodnie z umową podnajmu pracownik ma płacić 3690 zł brutto za okresy miesięczne, z terminem płatności przypadającym na 20. dzień kolejnego miesiąca. Podnajem ma być dokumentowany fakturą wystawianą na rzecz pracownika. Zgodnie z umową najmu, spółka Y samodzielnie podpisała umowy z dostawcami mediów (prąd, woda/ścieki), z kolei koszty energii cieplnej są wliczone w czynsz najmu. Spółka Y refakturuje opłaty za prąd, wodę/ścieki na pracownika według faktycznego zużycia, natomiast koszty energii cieplnej są wliczone w czynszu umowy podnajmu. Media mają być refakturowane odrębnymi fakturami na podstawie faktycznego zużycia. 25 kwietnia 2025 r. firma X wystawiła fakturę elektroniczną (PDF) za najem za kwiecień 2025 r. na kwotę 3690 zł brutto (kwota netto: 3000 zł, VAT: 690 zł). Spółka otrzymała ją tego samego dnia i zapłaciła za nią 2 maja 2025 r. przelewem na rachunek firmy X figurujący na białej liście podatników VAT. Z kolei 29 kwietnia 2025 r. spółka wystawiła i doręczyła podnajemcy (pracownikowi) fakturę na kwotę 3690 zł brutto (stosując zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT). Pracownik (podnajemca) zapłacił za najem przelewem na rachunek firmy 5 maja 2025 r. Usługa podnajmu na rzecz pracownika nie została ujęta na kasie fiskalnej. Ustalony w umowie podnajmu czynsz płacony przez pracownika odpowiada wartości rynkowej. Wspólnikami spółki Y są trzy osoby fizyczne. Jej rokiem podatkowym jest rok kalendarzowy, a właściwa dla niej jest stawka CIT w wysokości 19 proc. Spółka rozlicza VAT oraz zaliczki na CIT za okresy miesięczne na zasadach ogólnych. Czy firma X prawidłowo wystawiła fakturę z 23-proc. stawką VAT? Jak spółka Y powinna rozliczyć podatkowo nabycie usługi najmu mieszkania od firmy X oraz wykonaną usługę podnajmu na rzecz pracownika? ©℗