Moment ujmowania kosztów zakupu towarów handlowych jako kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym - Interpretacja indywidualna z dnia 11 czerwca 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.378.2025.3.EC
Koszty uzyskania przychodów związane z nabyciem i sprzedażą towarów handlowych powinny być ujmowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia, tj. w momencie wystawienia dowodu księgowego, niezależnie od formy nabycia towaru.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe
Szanowna Pani,
stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 kwietnia 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 10 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 6 maja 2025 r. (wpływ 6 maja 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Planuje Pani sprzedaż towarów używanych w procedurze VAT marża faktura do paragonu gdyż będzie to sprzedaż dla osób fizycznych - byłaby to sprzedaż samochodów, motocykli, czy też quadów. Będą to towary kupowane od osób fizycznych (umowa cywilno-prawna) oraz prawnych (FV VAT marża) w Polsce, a także od firm z zagranicy( FV WDT oraz FV marży).
Przykład: kupiła Pani samochód 10.01.2024 - kwota 10 000,00 zł; 15.02.2025 samochód został umyty i wyprany 500,00 zł; samochód sprzedaje Pani 25.04.2025 za kwotę 15000,00 zł.
Marże liczymy od kwoty 15 000,00 -10 000,00 = 5000,00 czyli od 5000,00 (netto 4065,04 VAT 934,96), na kasie będzie nabite 15000,00.
Uzupełnienie opisu stanu faktycznego
Zakres prowadzonej działalności - sprzedaż używanych samochodów, motocykli, quadów. Nie prowadzi Pani obecnie działalności gospodarczej. Planuje Pani rozliczać się na książce przychodów i rozchodów na skali podatkowej i będzie czynnym podatnikiem VAT. Samochody, quady i motocykle będą stanowiły towar handlowy. Kosztami dodatkowymi będzie np.: tankowanie, mycie, drobne naprawy, koszty ogłoszeń - wszystkie koszty będą dotyczyły samochodów, quadów i motocykli będących towarem handlowym.
Pytania
1.Jaki jest prawidłowy moment ujęcia kosztu zakupu towaru handlowego zakupionego w Polsce (samochodów, quadów, motocykli) w momencie ich faktycznego zakupu czy dopiero w momencie ich sprzedaży?
2.Jaki jest prawidłowy moment ujęcia kosztu zakupu towaru handlowego zakupionego za granicą na terenie Unii Europejskiej granicą jako WDT (samochodów, quadów, motocykli) w momencie ich faktycznego zakupu czy dopiero w momencie ich sprzedaży?
3.Jaki jest prawidłowy moment ujęcia kosztu zakupu towaru handlowego zakupionego za granicą na terenie Unii Europejskiej granicą jako VAT-marża (samochodów, quadów, motocykli) w momencie ich faktycznego zakupu czy dopiero w momencie ich sprzedaży?
4.Jaki jest prawidłowy moment ujęcia kosztów dodatkowych - w dniu ich powstania czy dopiero w momencie sprzedaży towaru?
Pani stanowisko w sprawie
Uważa Pani, że momentem ujęcia w koszty zakupu towaru handlowego jest dzień jego sprzedaży przy zakupie w Polsce, przy zakupie jako WDT i VAT-marża na terenie Unii Europejskiej.
Uważa Pani, że momentem ujęcia w koszty dodatkowych kosztów jest moment ich faktycznego powstania.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 226 ze zm.)
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, albowiem to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że jego poniesienie ma (lub może mieć) wpływ wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Należy również podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.
Z opisu wniosku wynika, że zamierza Pani prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży używanych samochodów, motocykli i quadów. Planuje Pani rozliczać się według skali podatkowej i prowadzić Podatkową księgę przychodów i rozchodów. W związku z zakupem i sprzedażą samochodów, quadów i motocykli będzie Pani ponosiła również dodatkowe koszty: tankowanie, mycie, drobne naprawy, koszty ogłoszeń – koszty te będą dotyczyły samochodów, quadów i motocykli będących towarem handlowym.
Przedmiotem Pani wątpliwości jest moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup samochodów, quadów, motocykli oraz ww. kosztów dodatkowych.
W kwestii ustalenia momentu, w którym należy ująć jako koszt uzyskania przychodu poniesione przez Panią wydatki na zakup używanych samochodów, quadów, motocykli oraz kosztów dodatkowych, należy wskazać, co następuje.
W tym miejscu wskazuję, że ogólna zasada rozliczania kosztów uzyskania przychodów wyrażona została w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10 .
Stosownie do art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.
W myśl art. 22 ust. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:
1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego
– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Zgodnie z art. 22 ust. 5b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.
Zgodnie natomiast z art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Stosownie do art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.
W myśl natomiast art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Zatem ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikom możliwość prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stosując do ewidencji zdarzeń gospodarczych jedną z dwóch przewidzianych przepisami prawa podatkowego metod:
- metodę memoriałową – określoną w art. 22 ust. 5-5c tej ustawy lub
- metodę uproszczoną – wynikającą z art. 22 ust. 4 tej ustawy.
Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.
Definicja momentu poniesienia kosztu zawarta w art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od przyjętej metody ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.
Jednocześnie pamiętać należy, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księgach. Dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów i usług dodatkowych będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura (rachunek) lub inny dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o.
Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544):
Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi, z zastrzeżeniem § 27, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Zatem gdy przedmiotem działalności gospodarczej jest handel używanymi samochodami, quadami, motocyklami podatnik po stronie kosztów uzyskania przychodów, stosuje takie zasady ich ujmowania jakie obowiązują w przypadku towarów handlowych.
Biorąc pod uwagę zasady księgowania zakupu towarów handlowych, wskazać należy, że ujęcie zakupu towarów handlowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odbywa się na „bieżąco”, a nie w momencie ich sprzedaży.
Mając na względzie cytowane wyżej przepisy oraz treść wniosku, należy stwierdzić, że koszty zakupu używanych samochodów, quadów, motocykli oraz koszty dodatkowe (tankowanie, mycie, drobne naprawy, koszty ogłoszeń) winny być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia na zasadach określonych w art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem, że posiadają cechy o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?