Nieprawidłowe zorganizowanie obsługi finansowo-księgowej nowo utworzonego żłobka miejskiego

Nieprawidłowość

Rada miejska utworzyła z dniem 1 stycznia 2024 r. odrębną samorządową jednostkę budżetową pn. „Żłobek miejski”. W uchwale o utworzeniu wskazała, że obsługę finansowo-księgową żłobka ma wykonywać urząd miejski – jako jednostka obsługująca samorządowe centrum usług wspólnych (CUW). Uchwała o utworzeniu żłobka i objęciu go wspólną obsługą przez CUW był prawidłowa, została jednak nieprawidłowo wykonana przez burmistrza miasta – będącego jednocześnie kierownikiem jednostki obsługującej CUW. Dochody i wydatki żłobka były ujmowane w planie finansowym urzędu miejskiego. Nie otworzono dla niego odrębnego rachunku bankowego bieżącego, dochody i wydatki żłobka były realizowane bezpośrednio z rachunku bankowego urzędu miejskiego. Podobnie było z rachunkiem zfśs. Żłobek ponadto nie miał osobnych ksiąg rachunkowych – dotyczące go operacje były ewidencjonowane w księgach rachunkowych urzędu miejskiego. To skutkowało brakiem osobnego sprawozdania finansowego żłobka za 2024 rok. Burmistrz miasta, jako kierownik jednostki obsługującej CUW, zaciągał w jego imieniu zobowiązania oraz wydawał dyspozycje jego środkami pieniężnymi. Rola dyrektora żłobka w zakresie gospodarki finansowej ograniczała się do przedstawiania propozycji wydatków do ujęcia w projekcie planu finansowego.

Prawidłowe postępowanie

Gmina miejska może organizować opiekę nad małymi dziećmi – tworząc w tym celu żłobek, funkcjonujący w formie samorządowej jednostki budżetowej (art. 8 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3). Ponadto może zapewnić żłobkowi wspólną obsługę w zakresie administracyjnym, finansowym i organizacyjnym (w tym w zakresie prowadzenia rachunkowości) – wskazując w uchwale rady miejskiej zakres obsługi i jednostkę obsługującą (art. 10a pkt 1, art. 10b ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym; dalej: u.s.g.).

W szczególności jednostką obsługującą może być urząd miejski. W tej sytuacji kierownikiem jednostki obsługującej jest burmistrz miasta (jako kierownik urzędu miejskiego – art. 33 ust. 3 u.s.g.). Jednocześnie – jako zarząd JST – burmistrz jest odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie uchwały rady miejskiej o utworzeniu żłobka i objęcia go wspólną obsługą przez urząd miejski (art. 30 ust. 1 u.s.g.).

Wykonanie przedmiotowej uchwały wymaga przede wszystkim zatrudnienia przez burmistrza dyrektora żłobka, który będzie odpowiedzialny za jego zorganizowanie zgodnie ze statutem – w tym:

• nadanie regulaminu organizacyjnego i zatrudnienie pracowników na wskazane w nim stanowiska (art. 13 ust. 1 ustawy o opiece nad dziećmi),

• otwarcie rachunku bankowego bieżącego żłobka i rachunków pomocniczych wymaganych przepisami (art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych; dalej: u.f.p., i art. 12 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych),

• ustalenie planu finansowego żłobka (dochodów i wydatków) niezwłocznie po otrzymaniu od burmistrza informacji koniecznych do sporządzenia planu finansowego żłobka zgodnie z kwotami dochodów i wydatków ujętymi w budżecie miasta (art. 249 ust. 1 pkt 1 i ust 2 u.f.p.).

Jednocześnie burmistrz miasta powinien niezwłocznie:

• przekazać dyrektorowi żłobka w zarząd mienie komunalne konieczne do prowadzenia działalności, wskazane w uchwale rady gminy (art. 30 ust. 1 u.s.g.),

• zawnioskować do rady miejskiej o zabezpieczenie w budżecie środków koniecznych na wydatki związane z utworzeniem i prowadzeniem żłobka (art. 233 pkt 1 lub 3 u.f.p.),

• udzielić kierownikowi żłobka pełnomocnictwa do zarządu mieniem komunalnym przekazanym żłobkowi (art. 47 ust. 1 u.s.g.).

Te czynności burmistrz wykonuje jako zarząd JST. Ponadto, jako kierownik jednostki obsługującej CUW, ma obowiązek:

• ustalenia w formie pisemnej polityki rachunkowości żłobka (art. 10 ust. 3 w związku z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości i art. 53 ust. 5 u.f.p.),

• niezwłocznego otwarcia odrębnych ksiąg rachunkowych żłobka na dzień rozpoczęcia działalności, tj. na dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Burmistrz, jako kierownik jednostki obsługującej CUW, w żadnym razie nie może uzurpować sobie prawa do zaciągania zobowiązań w imieniu żłobka, wydawania dyspozycji środkami pieniężnymi ani zatwierdzania planu finansowego żłobka. Zakazuje tego art. 10c u.s.g. Te kompetencje przysługują wyłącznie dyrektorowi żłobka (art. 53 ust. 1 u.f.p.).

Za nieprawidłowe wykonanie uchwały rady miejskiej i naruszenie podanych wyżej przepisów z zakresu finansów i rachunkowości nie grożą burmistrzowi żadne sankcje karne. Jednakże powinien on niezwłocznie usunąć stwierdzone nieprawidłowości. Ponieważ pierwszy rok działalności żłobka jest już zamknięty (upłynął zarówno rok budżetowy, jak i obrotowy 2024 i zostało już zatwierdzone sprawozdanie jednostkowe finansowe urzędu miasta, obejmujące aktywa, pasywa i wynik finansowy żłobka za 2024 r.) – odpowiednie korekty należy przeprowadzić w zakresie roku 2025.

Burmistrz musi zlecić dyrektorowi żłobka:

• ustalenie odrębnego planu finansowego dochodów i wydatków żłobka na 2025 rok – w kwotach zgodnych z ujętymi w uchwale budżetowej,

• otwarcie rachunku bankowego bieżącego żłobka i rachunków pomocniczych wymaganych przepisami (m.in. zfśs żłobka, sum depozytowych).

Ponadto burmistrz we własnym zakresie musi:

• niezwłocznie ustalić (w formie pisemnej) osobną od urzędu miejskiego politykę rachunkowości żłobka – z datą wejścia w życie od 1 stycznia 2025 r.,

• niezwłocznie założyć odrębne księgi rachunkowe dla żłobka, zgodnie z jego polityką rachunkowości – z datą otwarcia ksiąg rachunkowych 1 stycznia 2025 r.,

• przeksięgować z ksiąg rachunkowych urzędu miejskiego do ksiąg żłobka wszystkie salda otwarcia i operacje dotyczące żłobka od 1 stycznia 2025 r.,

• udzielić dyrektorowi żłobka pełnomocnictwa do zarządu mieniem komunalnym przekazanym żłobkowi,

• przekazać protokolarnie dyrektorowi żłobka w zarząd mienie komunalne konieczne do prowadzenia działalności, wskazane w uchwale rady gminy o utworzeniu żłobka.

W sprawozdaniu finansowym urzędu miejskiego za 2025 rok trzeba będzie w informacji dodatkowej zawrzeć dane opisowe i liczbowe na temat skutków, jakie dla majątku urzędu miało wyksięgowanie z dniem 1 stycznia 2025 r. aktywów i pasywów żłobka z ksiąg rachunkowych urzędu miejskiego. Natomiast w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego żłobka za 2025 rok trzeba będzie zamieścić adnotacje na temat przyczyny braku sprawozdania finansowego za 2024 rok.

Izabela Motowilczuk