Wydatki jednostki pokrywane przez pracowników

Wstęp

Prawo pracy nie zakazuje finansowania wydatków pracodawcy ze środków własnych pracowników. Nie powinno to jednak prowadzić do przerzucania finansowania działalności jednostki na pracowników. W szczególności pracownicy nie mogą być zobowiązani do pokrywania wydatków służbowych z prywatnych środków, a wszelkie wydatki, które pokryli, powinny zostać im zwrócone terminowo i w pełnej wysokości.

Mimo rosnącego udziału operacji bezgotówkowych w wykonywaniu planów finansowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych zaliczki gotówkowe i finansowanie wydatków związanych z realizacją zadań służbowych przez pracowników nadal pozostają ważnym elementem prowadzenia gospodarki finansowej tych jednostek.

Zasady postępowania w tym zakresie regulowane są głównie przepisami wewnętrznymi, ustalanymi przez kierowników jednostek w ramach procedur kontroli zarządczej I stopnia, opartymi na zwyczajowej praktyce. Stąd pojawia się wiele wątpliwości dotyczących prawidłowego postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu zaliczek oraz pokrywaniu wydatków jednostki przez pracowników. Chodzi m.in. o to, kiedy udzielanie zaliczek jest dozwolone, a kiedy nie, jak kontrolować prawidłowość wydatków jednostki finansowanych z zaliczek i prywatnych środków pracowników oraz jak egzekwować kwoty nierozliczone, gdy kontrola w tym zakresie odbywa się ex post (po wykonaniu wydatku), a nie ex ante (przed jego dokonaniem).

Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:

• jak i na jakiej podstawie można udzielać zaliczek,
• jak przebiega procedura udzielania i rozliczania zaliczek oraz zwracania wydatków poniesionych przez pracowników za pracodawcę,
• jak prawidłowo kalkulować wysokość zaliczek na podróże służbowe i inne wydatki służbowe,
• czy można potrącać z wynagrodzenia kwoty zaliczek nierozliczonych czy tylko rozliczonych i przypisanych do zwrotu,
• czy pracodawca może w przepisach wewnętrznych zobowiązać pracowników do pokrywania kosztów wykonania zadań służbowych z własnych środków pracowników do późniejszego rozliczenia z pracodawcą,