Czy można ująć w księgach koszty przejazdów i noclegów podwykonawców bez faktury

Problem: Nasz klient zlecił wykonanie montażu swoich produktów podwykonawcom. Dotychczas rozliczenia następowały na podstawie wystawianych przez nich faktur. Tym razem jednak podwykonawcy przedstawili rozliczenie podróży służbowej, obejmujące koszty przejazdów i noclegów, zamiast faktury. Klient pokrył te koszty. Czy takie rozliczenie jest dopuszczalne i może zostać ujęte jako koszt podatkowy? Jakie są warunki prawidłowego ujęcia tych wydatków w księgach rachunkowych?

Odpowiedź: Tak, nie ma przeszkód, aby rozliczyć podróże podwykonawców na podstawie dokumentów innych niż faktura. Choć nie można ich nazwać podróżą służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy, ich koszty – pod warunkiem właściwego udokumentowania oraz związku z działalnością gospodarczą – mogą stanowić koszt uzyskania przychodów i zostać ujęte w księgach rachunkowych jako koszty rodzajowe lub kalkulacyjne.

Ramka 1