Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową pracownika

Problem: Pracownik naszego klienta odbył podróż zagraniczną. Na co należy zwrócić uwagę, aby prawidłowo ją rozliczyć? Jaki kurs waluty zastosować do ujęcia kosztów? Jak będzie przebiegać ewidencja?

Odpowiedź: Pracodawca delegujący pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien pokryć wydatki związane z jej odbyciem. Ich zakres i zasady ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Należności te trzeba przeliczyć według właściwego kursu waluty z dnia rozliczenia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych.

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują m.in.: diety przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, a także zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg. Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. [ramka]