Kontrola ZUS według kategorii ryzyka. Co się zmieni od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie istotne zmiany w sposobie prowadzenia kontroli płatników składek przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorcy zostaną przypisani do jednej z trzech kategorii ryzyka – niskiego, średniego lub wysokiego – co bezpośrednio wpłynie na częstotliwość przeprowadzanych kontroli planowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie efektywności działań kontrolnych, ograniczenie nadmiernej ingerencji w działalność firm oraz skoncentrowanie zasobów ZUS tam, gdzie ryzyko nieprawidłowości jest największe.

13 lipca 2025 r. weszły w życie przepisy ustawy deregulacyjnej, które istotnie zmieniły zasady kontroli przedsiębiorców przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Nowe regulacje przewidują m.in.:

• skrócenie maksymalnego czasu kontroli mikroprzedsiębiorców z 12 do 6 dni roboczych w roku kalendarzowym,
• obowiązek wcześniejszego przekazania przedsiębiorcy wstępnej listy dokumentów i informacji wymaganych w toku kontroli,
• możliwość wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych – nawet w przypadku, gdy ZUS powołuje się na ustawowe wyłączenia ograniczeń kontrol

Kolejne zmiany zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Zostaną wprowadzone kategorie ryzyka naruszenia przepisów prawa, do których będą przypisywani przedsiębiorcy: niskie, średnie oraz wysokie. Klasyfikacja płatników składek do odpowiednich kategorii ryzyka ma na celu określenie maksymalnej częstotliwości przeprowadzania kontroli planowych dla każdej z nich. Kontrole doraźne będą nadal realizowane na dotychczasowych zasadach.

Transparentność procedur - nowy obowiązek ZUS

ZUS będzie zobowiązany do opublikowania informacji o zasadach umożliwiających przypisanie przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka, zawartych w okresowej analizie prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Obowiązek ten będzie mógł być zrealizowany w ten sposób, że ZUS poda zasady umożliwiające przypisanie poszczególnych przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka (bez ich podmiotowej identyfikacji). Kontrolowany przedsiębiorca na podstawie przedstawionych informacji powinien być w stanie ustalić przypisaną dla niego kategorię ryzyka (np. poprzez wskazanie, że każdy podlegający kontroli przedsiębiorca, który osiąga wskazany poziom przychodów i zatrudnia co najmniej wskazaną liczbę pracowników, jest przypisany do danej kategorii ryzyka). ZUS będzie miał swobodę w zakresie określenia zasad przypisania przedsiębiorców do jednej z kategorii ryzyka.

Podmioty kontrolowane zyskają możliwość zapoznania się ze sposobem realizacji przez organ kontroli wymogu przeprowadzania okresowych analiz, służącego lepszemu przygotowaniu kontroli i wytypowaniu do kontroli podmiotów, u których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Przedsiębiorcy będą mieli również większą pewność, że ZUS prawidłowo i systematycznie realizuje obowiązek związany z przygotowaniem okresowej analizy oraz jest w tym zakresie obiektywny i skrupulatny. Według ustawodawcy wgląd w procedury umożliwi ciągłe doskonalenie opracowywanych analiz i sukcesywne eliminowanie ewentualnych ich braków, co może przyczynić się z czasem do zwiększenia skuteczności kontroli i lepszego do niej typowania.

Obowiązek udostępnienia przez ZUS informacji wynikających z okresowej analizy powinien zostać zrealizowany w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia kolejnej analizy, zastępującej zdezaktualizowaną, poprzednią analizę, podlegającą udostępnieniu. Jeżeli w ZUS powstanie roczna analiza prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej, na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r., a 1 stycznia 2027 r. zostanie przyjęta kolejna roczna analiza ryzyka, wówczas 6-miesięczny termin na udostępnienie informacji wynikających z okresowej analizy z 2026 r. rozpoczyna się z dniem 1 stycznia 2027 r. Udostępnienie informacji nastąpi zatem już po jej dezaktualizacji i pozostanie bez wpływu na zakończone już kontrole, a zatem nie wpłynie negatywnie na realizację zadań przez ZUS.

Maksymalna liczba kontroli a kategoria ryzyka

Nowe przepisy regulują też maksymalną liczbę kontroli planowych, które może przeprowadzić ZUS w danym okresie u kontrolowanych przedsiębiorców zaliczonych do kategorii ryzyka niskiego i średniego. W przypadku tego pierwszego kontrola będzie przeprowadzana nie częściej niż raz na 5 lat, a drugiego – nie częściej niż raz na 3 lata. Natomiast w przypadku wysokiego ryzyka nie przewidziano maksymalnej liczby kontroli planowych. Będą one mogły być przeprowadzane tak często, jak będzie to konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania przepisów.

Co istotne, nowe ograniczenia dotyczą wyłącznie kontroli planowych. Kontrole doraźne będą nadal przeprowadzane na dotychczasowych zasadach, bez żadnych limitów czasowych. ZUS zachowa pełną swobodę reagowania na sygnały uzasadniające przeprowadzenie kontroli doraźnej.

Jeżeli przedsiębiorca będzie wykonywał działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części przedsiębiorstwa, to zasada uzależnienia liczby kontroli od kategorii ryzyka będzie stosowana do zakładu lub części przedsiębiorstwa (z wyłączeniem kontroli działalności gospodarczej mikroprzedsiębiorców oraz małych przedsiębiorców). Celem tego rozwiązania jest zmniejszenie dolegliwości dla najmniejszych przedsiębiorców, przy jednoczesnym wyeliminowaniu unikania kontroli ZUS przez największych przedsiębiorców.

Należy pamiętać, że ZUS może aktualizować analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa, tj. przypisać przedsiębiorcy wyższą kategorię ryzyka niż wcześniej. Przedsiębiorca nie może więc zakładać niezmienności swojej kategorii ryzyka w danym okresie i wynikającego z tego limitu częstotliwości kontroli. Aktualizacja analiz powinna następować z upływem okresu objętego analizą, natomiast nie powinna być dokonywana jedynie w związku z powstaniem nagłego uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa i potrzebą przeprowadzenia pilnej dodatkowej kontroli (ponad limit). W takim przypadku zasadne może być podjęcie przez ZUS kontroli doraźnej, której wyniki mogą wpłynąć na ewentualne podwyższenie kategorii ryzyka przedsiębiorcy (w następnej analizie).

Oprac. Katarzyna Bogucka