Jak wystawiać i rozliczać faktury zaliczkowe po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF

Ustawodawca przewidział, że otrzymanie zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług przyspiesza co do zasady obowiązek podatkowy w VAT. Istotne jest także to, że w związku z otrzymaniem zaliczki zdarzenie to trzeba udokumentować fakturą zaliczkową. Faktury te, tak jak pozostałe, będą musiały być wystawiane obowiązkowo w KSeF. W publikacji omawiamy nie tylko zasady wystawiania tych faktur w KSeF i poza KSeF, ale również aktualne problemy z ich rozliczeniem.

Obecnie faktury zaliczkowe w KSeF wystawiamy według struktury (2). Od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązywała struktura (3), która będzie wykorzystywana także do wystawiania faktur rozliczeniowych, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).

1. Czy faktura zaliczkowa powinna mieć specjalne oznaczenie

Nie ma obowiązku umieszczania na fakturze zaliczkowej, tj. na fakturze dokumentującej przyjęcie płatności przed realizacją świadczenia, słowa „zaliczka”. Przepisy nie wprowadzają również wymogu wskazywania nazwy „faktura zaliczkowa” (podobnie jak aktualnie nie trzeba oznaczać faktury korygującej stosownym określeniem).

Przykładowo można również przyjąć, że nie ma obowiązku korygowania faktury (którą omyłkowo określono jako zaliczkowa) właśnie tylko z tego względu, iż jej wystawca w nagłówku dodatkowo umieścił wyraz „zaliczkowa”, tym bardziej gdy faktura zawiera wszystkie elementy, jakie powinna zawierać faktura dokumentująca wydanie towaru bądź wykonanie usługi w konkretnym przypadku.

Mimo że na podstawie art. 106f ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) faktura zaliczkowa nie musi mieć takiego oznaczenia, to w strukturze faktury obowiązkowe jest pole RodzajFaktury, w którym wybieramy jedną z opcji:

• „ZAL” – w przypadku faktury dokumentującej otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz w przypadku ostatniej faktury zaliczkowej, gdy zaliczki obejmują całość ceny,