Na kogo spółdzielnia powinna wystawiać faktury za eksploatację lokalu użytkowego stanowiącego własność małżonków

PROBLEM

W akcie notarialnym jest zapis, że lokal użytkowy został zakupiony na małżeństwo (osoby fizyczne). Po sporządzeniu aktu notarialnego zostało złożone do spółdzielni oświadczenie zgodnie z którym faktury za eksploatację lokalu należy wystawiać na jednego z małżonków z NIP-em. Obecnie złożone zostało kolejne oświadczenie, zgodnie z którym faktury za eksploatację tego lokalu użytkowego należy wystawić na spółkę z o.o., której udziałowcami są ci sami małżonkowie posiadający po 50% udziałów w kapitale zakładowym spółki. Czy spółdzielnia może wystawić fakturę za eksploatację ww. lokalu użytkowego na spółkę z o.o.? Jeśli nie to na kogo powinna wystawić fakturę?

RADA

Co do zasady faktura za eksploatację lokalu użytkowego powinna być wystawiana na rzeczywistego nabywcę świadczenia, tj. podmiot, na rzecz którego spółdzielnia faktycznie świadczy usługę związaną z eksploatacją i utrzymaniem lokalu.

W opisanej sytuacji należy odróżnić dwie możliwości:

1. Jeżeli spółka z o.o. faktycznie użytkuje lokal i to ona jest rzeczywistym odbiorcą świadczeń eksploatacyjnych - np. lokal został jej oddany do używania na podstawie umowy najmu, użyczenia, dzierżawy albo innego udokumentowanego tytułu prawnego - można bronić stanowiska, że faktura może być wystawiana na spółkę z o.o. W takim przypadku spółdzielnia powinna jednak dla celów dowodowych posiadać dokumenty potwierdzające ten stan, w szczególności oświadczenie właścicieli lokalu oraz spółki, że lokal jest wykorzystywany przez spółkę na potrzeby jej działalności, a spółka jest podmiotem faktycznie korzystającym z lokalu i ponoszącym koszty jego eksploatacji.

2. Jeżeli spółka z o.o. nie jest faktycznym użytkownikiem lokalu, a jedynie ma otrzymywać faktury dlatego, że jej udziałowcami są małżonkowie będący właścicielami lokalu - spółdzielnia nie powinna wystawiać faktur na spółkę. Spółka z o.o. jest odrębnym od małżonków podmiotem prawa, a sam fakt, że udziałowcami spółki są właściciele lokalu nie oznacza jeszcze, że spółka jest nabywcą usług eksploatacyjnych.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie dla spółdzielni: przed zmianą danych nabywcy na fakturach uzyskać od właścicieli lokalu i spółki pisemne oświadczenie, z którego wynika, że lokal jest faktycznie używany przez spółkę z o.o., a koszty eksploatacyjne dotyczą działalności tej spółki. Jeszcze lepiej, gdyby spółdzielnia otrzymała kopię umowy, na podstawie której małżonkowie udostępnili lokal spółce.

Jeżeli takich dokumentów brak, faktura powinna być wystawiana na właścicieli lokalu, tj. na oboje małżonków, ewentualnie - jeżeli lokal jest wykorzystywany w działalności jednego z małżonków - na dane obojga małżonków z NIP-em tego małżonka prowadzącego działalność gospodarczą.

UZASADNIENIE

Faktura VAT powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego, w tym rzeczywiste strony transakcji. Nie wystarczy więc samo oświadczenie, że faktura ma być wystawiana na określony podmiot, jeżeli ten podmiot nie jest faktycznym nabywcą świadczenia.

W interpretacjach i komentarzach dotyczących spółdzielni podkreśla się, że prawidłowość faktury zależy od tego, czy dokumentuje ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Wskazuje się, że faktura nie jest prawidłowa, jeżeli dotyczy innych podmiotów niż te, które faktycznie uczestniczyły w transakcji. W odniesieniu do lokalu będącego we wspólności majątkowej małżeńskiej przyjmuje się, że jeżeli lokal faktycznie służy działalności jednego z małżonków, dopuszczalne może być ujęcie na fakturze danych tego małżonka albo danych obojga małżonków wraz z NIP-em małżonka prowadzącego działalność.

W przypadku spółki z o.o. sytuacja jest jednak bardziej wrażliwa niż przy jednoosobowej działalności jednego z małżonków. Spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną. Z chwilą wpisu do rejestru uzyskuje osobowość prawną i staje się samodzielnym podmiotem praw i obowiązków. Oznacza to, że nie można utożsamiać małżonków jako właścicieli lokalu z ich spółką z o.o., nawet jeżeli posiadają po 50% udziałów.

Dlatego samo powiązanie właścicielskie nie wystarcza do wystawienia faktury na spółkę. Konieczne jest wykazanie, że spółka jest faktycznym użytkownikiem lokalu oraz ekonomicznym odbiorcą świadczeń eksploatacyjnych. W przeciwnym razie nabywcami świadczeń pozostają właściciele lokalu, czyli małżonkowie.

Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że w odniesieniu do opłat związanych z lokalem zasadniczo to właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem lokalu oraz uczestniczy w kosztach zarządu nieruchomością wspólną. Wynika to m.in. z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali. Jeżeli więc spółdzielnię łączy stosunek prawny wyłącznie z właścicielami lokalu, a nie ze spółką z o.o., to bez dodatkowego udokumentowania faktycznego korzystania przez spółkę wystawienie faktury na spółkę mogłoby zostać zakwestionowane jako dokumentujące niewłaściwego nabywcę.

W praktyce organy podatkowe i komentarze branżowe wskazują również, że jeżeli odbiorcą usługi jest podmiot trzeci, z którym spółdzielni nie łączy stosunek prawno-gospodarczy, spółdzielnia nie powinna wystawiać faktury na taki podmiot. W takim przypadku brak jest bowiem czynności świadczonej przez spółdzielnię bezpośrednio na rzecz tego podmiotu.

Patrycja Kubiesa

ekonomista, doradca podatkowy, członek zwyczajny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce przy oddziale krakowskim