Interpretacja indywidualna z dnia 17 września 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.617.2025.2.AKA

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy uznania, że kary umowne pobierane za Utracony Sprzęt stanowią czynności niepodlegające opodatkowaniu o podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 2 września 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: „A.”, „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest częścią (…) grupy C. (dalej jako: „Grupa”), która specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym także dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Grupa (…).

W ramach prowadzonej działalności, Wnioskodawca zawiera umowy najmu palet z kontrahentami według określonego wzoru (dalej jako: Wzór), co stanowi integralną część jego modelu biznesowego. Umowy te regulują zasady korzystania z palet oraz odpowiedzialność stron w przypadku ich utraty. Wzór określa, że A. oddaje kontrahentowi w najem palety będące w posiadaniu Spółki, a kontrahent zobowiązuje się do ponoszenia opłat. Opłaty za wynajem są ustalane w zależności od poziomu współpracy oraz w oparciu o ilość udostępnionego sprzętu. Wzór określa również wysokość dodatkowych opłat np. za przekazanie palet poza siecią dystrybucji Spółki lub opóźnione zgłoszenie przekazania sprzętu.

Ponadto, Wzór określa opłaty dotyczące utraty palet. Główne postanowienia dotyczące odpowiedzialności w przypadku braku zwrot palet polegają na:

• Uznaniu sprzętu za utracony: W sytuacji, gdy sprzęt zostanie zgubiony, uszkodzony w sposób uniemożliwiający jego dalsze wykorzystanie lub zanieczyszczony, może zostać uznany za utracony (dalej jako: „Utracony Sprzęt”). W takim przypadku, kontrahent będzie zobowiązany do uiszczenia opłaty za ten sprzęt. Zgodnie ze Wzorem, Spółka zastrzega sobie prawo do wystawienia faktury za utracony sprzęt, co ma na celu zapewnienie odpowiedniego zarządzania finansami i zasobami.
• Statusu sprzętu wynajętego: Utracony sprzęt pozostaje w kategorii wynajętego do momentu, gdy kontrahent uiści pełną opłatę za jego utratę. Po dokonaniu płatności, nastąpi aktualizacja stanu magazynowego kontrahenta, a także zwrot dziennej opłaty najmu za okres do momentu stwierdzenia braków. Takie rozwiązanie ma na celu sprawiedliwe rozliczenie i uniknięcie dodatkowych obciążeń dla kontrahenta.
• Ograniczeniom dotyczącym praw własności: Postanowienia dotyczące utraty sprzętu nie prowadzą do przeniesienia praw własności na kontrahenta ani na osoby trzecie. Oznacza to, że nawet po uregulowaniu należności za utracony sprzęt, kontrahent nie nabywa do niego praw własności, co jest istotne dla zachowania struktury umowy najmu.

W przypadku uznania sprzętu za utracony, pobranie opłaty za utracony sprzęt nie wpływa na zmianę tytułu prawnego A. do tego sprzętu. Opłata ta obejmuje koszty, które A. ponosi z tytułu utraty potencjalnych dochodów wynikających z najmu sprzętu, a także koszty dodatkowego transportu, utrzymania oraz obsługi prawnej. Takie podejście ma na celu zabezpieczenie interesów Spółki oraz zapewnienie, że wszelkie straty związane z utratą sprzętu są odpowiednio rekompensowane. W tym modelu w żadnym wypadku palety nie będą zatem podlegać sprzedaży ani nieodpłatnym wydaniom na rzecz kontrahentów, nawet w przypadku uiszczenia opłaty za utracony sprzęt.

W sytuacji rozliczenia za utracony sprzęt z kontrahentem, Spółka obciążając go opłatą za utracone palety aktualnie wystawia notę obciążeniową tytułem: Opłata za utracony sprzęt.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

a)Na pytanie Organu: „Czy z zapisów umowy najmu zawartej między Państwem a Najemcą wynikają np. warunki, sposób, termin zwrotu przez Najemcę Sprzętu (prosimy wskazać ustalenia umowy w tym zakresie)?” Wnioskodawca wskazał: „Spółka potwierdza, iż z postanowień umów zawartych z Najemcami wynikają m.in.: warunki, sposób, termin zwrotu przez Najemcę Sprzętu.

(…):

„(…). Klient ponosi odpowiedzialność za całość Sprzętu wynajmowanego od A. Jeżeli Klient nie zwróci A. oddanego mu do korzystania Sprzętu lub Sprzęt będzie uszkodzony lub zużyty w stopniu większym niż to wynika z normalnego zużycia, Klient zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz A. Opłaty za Utracony Sprzęt określonej w Tabeli Opłat, określonej w (…). Postanowienia niniejszego punktu nie przyznają Klientowi ani jakiejkolwiek innej osobie prawa własności do palet A.”

(…):

„(…) Z chwilą rozwiązania Umowy, Klient zobowiązany jest niezwłocznie, przy czym najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od dnia rozwiązania Umowy, zwrócić A. cały posiadany Sprzęt, zgodnie ze stanem konta Klienta w systemie A.”

b)Na pytanie Organu: „Jak dokładnie umowa najmu, o której mowa we wniosku, reguluje sytuację, w której Sprzęt nie został/nie zostaje oddany przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu?” Wnioskodawca wskazał: „Wzór reguluje precyzyjnie sytuacje, w której Sprzęt nie został/nie zostanie oddany przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu. Stosownie do mechanizmu wprowadzonego we Wzorze jeśli konto klienta A. nie będzie aktywne przez 12 miesięcy, zostanie zamknięte, a umowa automatycznie rozwiązana. A. poinformuje o tym wcześniej. Jeśli na koncie będą palety lub dodatnie saldo, A. poprosi o rozliczenie. Brak odpowiedzi w ciągu 14 dni spowoduje, że A. sam rozliczy palety i wystawi fakturę jak za sprzęt zagubiony.

(…):

„(…) Z chwilą rozwiązania Umowy, Klient zobowiązany jest niezwłocznie, przy czym najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od dnia rozwiązania Umowy, zwrócić A. cały posiadany Sprzęt, zgodnie ze stanem konta Klienta w systemie A.

(…) Konto, na którym A. nie odnotuje żadnej aktywności przez 12 miesięcy uznane zostanie za nieaktywne i zamknięte w systemie, o czym A. poinformuje uprzednio Klienta. Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu z chwilą zamknięcia. Jeżeli na koncie klienta będą znajdować się palety lub widnieć będzie dodatnie saldo finansowe, A. zwróci się do Klienta z prośbą o rozliczenie sald. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 14 dni, A. rozliczy saldo paletowe w ramach audytu i wystawi fakturę dociążającą jak za sprzęt zagubiony przez klienta zgodnie z (...)”.

c)Na pytanie Organu: „Czy podejmują Państwo próby ustalenia, co jest powodem braku zwrotu Sprzętu przez Najemcę np. czy nie został on, zgubiony przez Najemcę bądź np. ukradziony? Jakie działania Państwo podejmują, żeby wyjaśnić z Najemcą powody braku zwrotu Sprzętu?” Wnioskodawca wskazał: „A. identyfikuje straty palet na podstawie bezpośrednich zgłoszeń od klientów lub poprzez porównanie liczby palet ustalonej podczas okresowych audytów terenowych przeprowadzanych w wybranych lokalizacjach magazynowych klientów z ilościamiraportowanymi przez klientów w tych lokalizacjach.

W przypadku stwierdzenia rozbieżności nie prowadzi się dalszego postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia przyczyny powstania straty. Wynika to ze złożonego charakteru obiegu palet, który obejmuje liczne przemieszczenia i punkty styku w całym cyklu transportowym - od zakładu produkcyjnego aż do odbiorcy końcowego (detalisty)”.

d)Na pytanie Organu: „Czy monitują Państwo Najemcę, że termin na zwrot Sprzętu został przekroczony wzywając jednocześnie do jego niezwłocznego zwrotu, w jaki sposób – proszę opisać?” Wnioskodawca wskazał: „Usługa wynajmu palet świadczona przez Spółkę nie przewiduje sztywnego terminu zwrotu. Zamiast tego, opłaty za wynajem naliczane są do momentu, w którym klient poinformuje Spółkę, że palety nie są już potrzebne i są gotowe do odbioru.

W trakcie okresu wynajmu klient zobowiązany jest do bieżącego aktualizowania lokalizacji palet (np. zakład produkcyjny, centrum dystrybucyjne, magazyn detalisty itp.). Dane dotyczące lokalizacji wykorzystywane są jako punkt odniesienia podczas okresowych audytów terenowych w celu identyfikacji ewentualnych rozbieżności lub strat w stanie magazynowym palet. W przypadku stwierdzenia takich rozbieżności naliczana jest opłata z tytułu utraconego sprzętu względem klienta (kara umowna, o której mowa w treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualne). Opłata za utracony sprzęt ma również zastosowanie w przypadku palet, które nie zostały zwrócone po zakończeniu umowy najmu pomiędzy A. a klientem”.

e)Na pytanie Organu: „Czy w sytuacji ponownie zawieranej umowy najmu Sprzętu z Najemcą, który ówcześnie nie zwrócił najmowanego Sprzętu, wartość wynagrodzenia za usługę najmu Sprzętu uwzględnia możliwość ponownego braku zwrotu Sprzętu przez Najemcę?” Wnioskodawca wskazał: „Tak jak wskazywał Wnioskodawca punkcie 2b) powyżej Wzór reguluje precyzyjnie sytuacje, w której Sprzęt nie został/nie zostanie oddany przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu. Stosownie do mechanizmu wprowadzonego we Wzorze, jeśli konto klienta A. nie będzie aktywne przez 12 miesięcy, zostanie zamknięte, a umowa automatycznie rozwiązana. A. poinformuje o tym wcześniej. Jeśli na koncie będą palety lub dodatnie saldo, A. poprosi o rozliczenie. Brak odpowiedzi w ciągu 14 dni spowoduje, że A. sam rozliczy palety i wystawi fakturę jak za sprzęt zagubiony.

W efekcie odpowiadając na pytanie sformułowane przez tut. organ podatkowy Spółka wskazuje, iż w sytuacji ponownie zawieranej umowy najmu Sprzętu z Najemcą, który ówcześnie nie zwrócił najmowanego Sprzętu, wartość wynagrodzenia wynikająca z „kolejnej” umowy nie jest w żaden sposób odnoszona do pobranej przez Wnioskodawcę opłaty za utracony sprzęt. Nie ma to jednak wpływu na okoliczność, iż w ramach „kolejnej” zawartej umowy, ponownie może dojść do nałożenia na Najemcę opłaty za utracony sprzęt, jeżeli Sprzęt nie zostanie zwrócony zgodnie z postanowieniami umowy (Wzoru).

(…):

„(…) Z chwilą rozwiązania Umowy, Klient zobowiązany jest niezwłocznie, przy czym najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od dnia rozwiązania Umowy, zwrócić A. cały posiadany Sprzęt, zgodnie ze stanem konta Klienta w systemie A.

(…) Konto, na którym A. nie odnotuje żadnej aktywności przez 12 miesięcy uznane zostanie za nieaktywne i zamknięte w systemie, o czym A. poinformuje uprzednio Klienta. Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu z chwilą zamknięcia konta w systemie A. Jeżeli na koncie klienta będą znajdować się palety lub widnieć będzie dodatnie saldo finansowe, A. zwróci się do Klienta z prośbą o rozliczenie sald. W przypadku braku odpowiedzi w ciągu 14 dni, A. rozliczy saldo paletowe w ramach audytu i wystawi fakturę dociążającą jak za sprzęt zagubiony przez klienta zgodnie z (…)”.

Pytanie

Czy kary umowne pobierane przez Wnioskodawcę za Utracony Sprzęt stanowią czynności podlegające opodatkowaniu według ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.; dalej jako: „ustawa o VAT”)?

Państwa stanowisko w sprawie

Dostawa towarów i świadczenie usług na gruncie ustawy o VAT

Zdaniem Wnioskodawcy, obciążenie związane z nałożeniem kary umownej za utratę palet nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ nie mieści się w katalogu czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają między innymi odpłatna dostawa towarów (w rozumieniu art. 7 ustawy o VAT) i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT).

Naliczane przez Spółkę kary z tytułu braku zwrotu sprzętu po zakończeniu umowy najmu nie stanowią wynagrodzenia z tytułu odpłatnej dostawy towarów z uwagi na brak przeniesienia tytułu prawnego do palet. Zgodnie z powyżej opisanym stanem faktycznym przez cały czas prawo własności do palet przysługuje Wnioskodawcy i w żadnym momencie nie ulega przeniesieniu na podmiot trzeci. Ponadto, opłata za utracony sprzęt nie stanowi również świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Jednak zgodnie z ustawą o VAT, aby dana czynność podlegała opodatkowaniu musi istnieć bezpośredni związek o charakterze przyczynowym, pomiędzy świadczoną usługą a otrzymanym świadczeniem wzajemnym. W związku z tym opodatkowaniu podlegają jedynie czynności odpłatne, co oznacza, że musi istnieć związek prawny pomiędzy świadczeniem a wynagrodzeniem. W przypadku kar umownych, takich jak te nakładane przez Spółkę, mamy do czynienia z rekompensatą za poniesione straty, a nie z wynagrodzeniem za wykonanie jakiejkolwiek czynności. Termin „odpłatność” odnosi się do realizacji czynności (takiej jak dostawa towarów) w zamian za wynagrodzenie. Aby dana czynność mogła być uznana za odpłatną, konieczne jest istnienie relacji prawnej między stroną świadczącą a odbiorcą. Musi również występować powiązanie między świadczeniem a otrzymanym wynagrodzeniem, co oznacza, że wynagrodzenie powinno być wypłacone w zamian za wykonanie danej czynności.

Celem pobieranych przez Spółkę kar nie jest otrzymanie wynagrodzenia za wypożyczony sprzęt, lecz otrzymanie opłaty sankcyjnej za niewywiązanie się przez kontrahenta z zawartej ze Spółką umowy. Zgodnie z umową najmu, zawieraną według opisanego Wzoru, obowiązkiem najemcy jest terminowy zwrot nieuszkodzonego sprzętu, który Spółka może wykorzystać i udostępnić kolejnemu kontrahentowi na podstawie zawartej z nim umowy. Dlatego też, w ocenie Wnioskodawcy, związku z powyższym, nie można mówić o dostawie towarów.

Warto zauważyć, że zagadnienie odpłatności było wielokrotnie analizowane przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (dalej jako: „TSUE”). Przykładowo, w wyroku z 15 lipca 1982 r. w sprawie C-89/81 Hong-Kong Trade Development Council, TSUE orzekł, że czynności omawiane w tej sprawie podlegają opodatkowaniu jedynie w przypadku, gdy są realizowane odpłatnie. W dalszej analizie, w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council, Trybunał stwierdził, że czynność może być uznana za odpłatną, gdy dostawca towaru lub usługi odnosi bezpośrednią i wyraźnie zindywidualizowaną korzyść, a odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) jest bezpośrednio związana z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem. Dodatkowo, w orzeczeniu w sprawie C-16/93 R. J. Tolsma, Trybunał zauważył, że czynność „podlega opodatkowaniu tylko wtedy, gdy istnieje związek prawny między usługodawcą a usługobiorcą, w ramach którego następuje wzajemne świadczenie, a wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za świadczone usługi”.

W związku z tym, czynność podlega opodatkowaniu tylko wtedy, gdy jest realizowana w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może być uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług otrzymaną zapłatą.

Odszkodowawczy charakter świadczenia

Należy pokreślić, że zgodnie z Wzorem, opłatę będą wnosić tylko i wyłącznie kontrahenci, którzy z jakiegoś powodu utracą wypożyczony sprzęt. Brak poniesienia takiej opłaty skutkowałoby uszczerbkiem majątkowym po stronie Spółki, a taka opłata go kompensuje, przywracając stan majątkowy sprzed wyrządzenia szkody. Celem oraz istotą tej opłaty będzie zatem rekompensata za szkodę, a nie płatność za świadczenie jakim jest w tym przypadku usługa wynajmu palet.

Mimo, że w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.; dalej jako: „K.c.”) nie zdefiniowano pojęć „szkody” i „odszkodowania”, to zgodnie z art. 361 § 1 i 2 K.c. osoba zobowiązana do naprawienia szkody odpowiada jedynie za normalne następstwa swojego działania lub zaniechania, które doprowadziły do powstania szkody. W ramach tych granic, w przypadku braku innych przepisów lub postanowień umowy, naprawienie szkody obejmuje zarówno straty poniesione przez poszkodowanego, jak i korzyści, które mógłby on uzyskać, gdyby szkody nie wyrządzono.

Z kolei art. 483 § 1 K.c. pozwala na zastrzeżenie w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi poprzez zapłatę określonej sumy (karę umowną). Kara umowna stanowi dodatkowe zastrzeżenie w umowie, mające na celu wzmocnienie skuteczności zobowiązań wynikających z umowy. Należy jednak podkreślić, że obowiązek zapłaty kary umownej ma charakter uboczny w stosunku do głównego obowiązku dłużnika wynikającego z umowy. Kara umowna jest czynnością jednostronną i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia przez osobę zobowiązaną do jej zapłaty.

Kara ta ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia. Zapłata tej kary nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Ustalanie statusu wypłacanego odszkodowania jako podlegającego bądź nieopodatkowaniu podatkiem od towarów i usług należy oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem. Zatem, w przypadku, gdy płatności o charakterze odszkodowawczym nie będą miały bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony podmiotu zobowiązanego, wtedy kwota otrzymanych odszkodowań nie będzie mieściła się w katalogu czynności wymienionych  w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i nie będzie podlegała opodatkowaniu tym podatkiem.

W przedstawionym stanie faktycznym i przyszłym wysokość obciążenia wynika z ustaleń pomiędzy stronami. W razie utraty sprzętu kontrahent zobowiązany jest do zapłaty kwoty (zgodnie z zawartą umową według opisanego Wzoru) w wysokości ustalonej wartości za każdą utraconą paletę. W ocenie Spółki, opłaty te mają charakter odszkodowawczy. Są to czynności jednostronne i nie wiążą się z otrzymaniem przez kontrahenta świadczenia wzajemnego w postaci dostawy towarów czy świadczenia usługi. Dlatego też, nie jest w tym przypadku spełniona przesłanka istnienia związku pomiędzy zapłatą przez kontrahenta określonej kwoty, a otrzymaniem świadczenia wzajemnego, co jest warunkiem koniecznym do uznania, że zapłata podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Tym samym, przedmiotowe opłaty z tytułu utraty palet przez kontrahenta nie stanowią wynagrodzenia za dostawę towaru bądź świadczenie usług, o których mowa w art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, a w konsekwencji nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W analogicznym stanie faktycznym NSA w wyroku z 17 maja 2024 r., sygn. akt I FSK 1240/20, również stwierdził, że wynagrodzenie za opłatę za opóźnienie w zwrocie maszyny nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług: „Przedstawiony przez spółkę sposób określenia wysokości kary umownej wskazuje na jej sankcyjny i odszkodowawczy charakter. Sytuacja, w której spółka nie otrzymuje wynajętej maszyny na czas jest bowiem niekorzystna z gospodarczego punktu widzenia. Spółka wskazała, iż w przypadku kary umownej za opóźnienie w zwrocie maszyny, jej szkodą jest niemożność korzystania z własnego majątku w trakcie opóźnienia. Nie można zatem przyjąć, jak oczekuje tego organ podatkowy, że spółka w dalszym ciągu pobiera wynagrodzenie za udostępnienie maszyny klientowi. W okolicznościach opisanych we wniosku o interpretacja kara umowna naliczana przez spółkę za opóźnienie w zwrocie maszyny przez klienta nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdyż w żadnej mierze nie ma charakteru odpłatnej usługi”.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych Dyrektora KIS:

• z 3 października 2024 r. znak: 0113-KDIPT1-1.4012.602.2024.1.MGO,
• z 29 stycznia 2024 r. znak: 0114-KDIP1-2.4012.62.2022.1.GK
• z 4 marca 2022 r. znak: 0114-KDIP1-2.4012.62.2022.1.GK.

Należy więc stwierdzić, że kary umowne pobierane przez Wnioskodawcę w związku z nałożeniem opłaty za utracony sprzęt pełnią funkcję odszkodowawczą (rekompensacyjną) za poniesione straty, nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, a tym samym nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Co oznacza, że Spółka powinna wystawić na kontrahenta notę obciążeniową z odpowiednią kwotą za utracone palety wyliczoną na podstawie Wzoru.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy:

Należy zauważyć, że generalnie – poza wyjątkami wskazanymi w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy – opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają czynności odpłatne.

Co do zasady, dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usługi podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, warunkiem jest „odpłatność” za daną czynność, co wynika z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność. Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.

Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną zapłatą.

Kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Przykładowo, w wyroku z 1 kwietnia 1982 r. w sprawie C-89/81 Hong-Kong Trade Development Council, TSUE stwierdził, że wskazane w sprawie czynności podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy zostały wykonane odpłatnie.

Analizując głębiej ten problem TSUE w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple and Pear Development Council stwierdził, że czynność można uznać za dokonaną odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być opodatkowana tym podatkiem.

W orzeczeniu z 3 marca 1994 r w sprawie C-16/93 pomiędzy R. J. Tolsma a Inspecteur der Omzetbelasting Leeuwarden (Holandia), Trybunał wskazał, że czynność:

W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.

Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług, a otrzymanym wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku z dokonaną czynnością.

Należy wskazać, że dostawa towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy rozumiana jest przez ustawodawcę jako przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. W określeniu „jak właściciel” zawiera się możliwość uznania za dostawę faktycznego przeniesienia władztwa nad rzeczą. W rozumieniu ustawy „dostawa” oznacza bowiem wszelkiego rodzaju rozporządzanie towarem (sprzedaż, zamiana, darowizna, oraz każdą inną transakcję, która w aspekcie ekonomicznym będzie prowadziła do podobnego rezultatu).

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy kary umowne pobierane za Utracony Sprzęt stanowią czynności niepodlegające opodatkowaniu o podatku od towarów i usług.

W odniesieniu do powyższych wątpliwości należy zauważyć, że termin odszkodowania nie został zdefiniowany w ustawie. Regulacje dotyczące odszkodowania zostały zawarte w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071).

Z art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że:

W myśl art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego:

Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

Podobnie kary umowne, stosowane na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, nie stanowią zapłaty za usługę, lecz pełnią funkcję odszkodowawczą (sankcyjną). Zgodnie z tym przepisem:

Przepis art. 483 Kodeksu cywilnego jest bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa. Kara umowna ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Zapłata kary umownej nie jest związana również ze zobowiązaniem otrzymującego zapłatę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji. Kara umowna ma w tym wypadku charakter odszkodowawczy. Co do zasady, kara umowna jest rodzajem sankcji cywilnoprawnej zastrzeżonej na wypadek szkód powstałych w wyniku niewłaściwego wykonania umowy. W przypadku kar umownych, które Kodeks cywilny definiuje jako zastrzeżenie naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego, zadośćuczynienie następuje poprzez zapłatę określonej sumy i w związku z tym takie wynagrodzenie nie zawiera ekwiwalentności w postaci świadczenia.

We wniosku wskazali Państwo:

• są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT;
• w ramach prowadzonej działalności, zawierają Państwo umowy najmu palet z kontrahentami według określonego wzoru;
• umowy regulują zasady korzystania z palet oraz odpowiedzialność stron w przypadku ich utraty m.in. warunki, sposób, termin zwrotu Sprzętu przez Najemcę;
• w sytuacji, gdy sprzęt zostanie zgubiony, uszkodzony w sposób umożliwiający jego dalsze wykorzystanie lub zanieczyszczony, może zostać uznany za utracony - w takim przypadku kontrahent będzie zobowiązany do uiszczenia opłaty za ten sprzęt;
• utracony sprzęt pozostaje w kategorii wynajętego do momentu, gdy kontrahent uiści pełną opłatę za jego utratę;
• postanowienia dotyczące utraty sprzętu nie prowadzą do przeniesienia praw własności na kontrahenta ani na osoby trzecie – kontrahent po uregulowaniu należności za utracony sprzęt nie nabywa do niego praw własności.

Z uwagi na powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że opisana we wniosku kara umowna za Utracony Sprzęt nie stanowi/nie będzie stanowiła wynagrodzenia za dostawę towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy. W rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną - świadczenie w zamian za wynagrodzenie, gdyż otrzymywane przez Państwa opłaty tytułem kar umownych za Utracony Sprzęt, nie wiążą się z przeniesieniem prawa do rozporządzania paletami jak właściciel, lecz, jak przedstawiono we wniosku, wynikają z niedochowania indywidualnych postanowień umowy, do których zobowiązane były strony zawartej umowy.

Czynności będące przedmiotem wniosku nie spełniają przesłanek pozwalających uznać je za świadczenie usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. Aby uznać dane świadczenie za odpłatne świadczenie usług, musi istnieć stosunek zobowiązaniowy pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, a w zamian za wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi więc istnieć bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem. Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść dla świadczącego usługę. Zatem odpłatne świadczenie usług może zostać opodatkowane wtedy, gdy pomiędzy świadczącym usługę i jej beneficjentem istnieje stosunek prawny, w ramach którego spełniane są świadczenia wzajemne. W przedstawionych okolicznościach sprawy elementy powyższe nie występują. Pomiędzy Państwem i Najemcą nie powstaje żaden stosunek prawny, z którego wynikałoby zobowiązanie do jakichkolwiek świadczeń wzajemnych, w zamian za wykonanie których powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Tym samym w niniejszej sprawie nie dochodzi również do świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy.

W związku z powyższym, kary umowne za Utracony Sprzęt związane z nienależytym wykonaniem postanowień umowy, spełniają funkcję odszkodowawczą i nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług i tym samym nie podlegają/nie będą podlegały opodatkowaniu.

W związku z powyższym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania). Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, bądź we własnym stanowisku (w szczególności dotyczące wystawiania not obciążenionych i zapisów umowy, które wskazują na dokumentowanie opłat za utracony sprzęt fakturą), które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny i zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.