Interpretacja indywidualna z dnia 6 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.656.2025.4.KO

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej m.in. w zakresie podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo pismem z 30 września 2024 r. (wpływ 6 października 2025 r.) - w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego (ostatecznie przedstawiony w piśmie z 30 września 2025 r.)

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, tj. podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych oraz jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”). W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca wykonuje zarówno czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, niekorzystające ze zwolnienia w tym podatku jak i sporadycznie czynności zwolnione z podatku od towarów i usług, a także sporadycznie czynności niepodlegające podatkowi od towarów i usług.

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wykonuje głównie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia z tego podatku.

Sporadycznie pojawiają się czynności zwolnione z podatku od towarów i usług oraz czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Przeważającym przedmiotem działalności Wnioskodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności jest: (…). Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: „Kodeks pracy”), ponadto Spółka zatrudnia współpracowników w oparciu o umowy zlecenia oraz posiada pracowników zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej (wszyscy łącznie dalej zwani „pracownikami”).

W celu stworzenia zespołu pracowników o odpowiednich kwalifikacjach Spółka zapewnia odpowiednie warunki pracy. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, Spółka dokonuje zakupów artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe, dodatkowo wydatki obejmują również zakup serwetek (dalej: artykuły). Są to produkty o charakterze podstawowym, nie mają one charakteru wystawnego ani takiego, który można by uznać za wychodzący poza ogólnie przyjęte normy zapewnienia ogólnego komfortu pracy.

Spółka na podstawie zawartej umowy wynajmuje urządzenia służące przygotowaniu napojów wraz z obsługą oraz dokonuje zakupu artykułów niezbędnych do ich przygotowania. Zgodnie z zawartą umową dostawca dostarcza i instaluje ekspresy, które pozostają jego własnością i są przez niego konserwowane i naprawiane. Spółka nie wyklucza, że w przyszłości dokona również nabycia takich urządzeń. W ramach umowy Spółka zakupuje produkty służące do przygotowania napojów. Zakup artykułów finansowany jest ze środków obrotowych Spółki. Wydatki na zakup artykułów są udokumentowane fakturą, wystawioną na Spółkę.

Artykuły są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy, zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650, z późn. zm., dalej „Rozporządzenie BHP"). Dostęp do produktów jest nielimitowany.

Serwetki, które są udostępniane pracownikom w kuchni, stanowią podstawowy środek higieny, zapewniany zgodnie z § 115 Rozporządzenia BHP. Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaj są dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Artykuły są udostępniane dla wszystkich pracowników, w godzinach pracy pracowników w miejscach prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę w pomieszczeniach socjalnych.

Ponadto przedmiotowe produkty (napoje oraz serwetki) są podawane również w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami Spółki, jeśli te odbywają się w siedzibie Spółki. W ich trakcie prowadzone są negocjacje biznesowe, omawiane są zasady i warunki współpracy, jej założenia, cele oraz inne istotne sprawy z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności Spółki. Podczas takich spotkań lub narad biznesowych serwowana jest woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które rozkładane są na stołach w pomieszczeniach, gdzie odbywają się spotkania.

Udostępnienie produktów spożywczych w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, a tym samym wiąże się z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej: udane spotkania biznesowe z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Wnioskodawca nie prowadzi ewidencji w tym zakresie. Dlatego też nie ma on możliwości przyporządkowania, jaka część artykułów spożywczych została udostępniona pracownikom a jaka kontrahentom.

Tak jak zaznaczono, artykuły udostępniane są dla pracowników Spółki w godzinach ich pracy w miejscach prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę. Wymienione przekazania Wnioskodawca traktuje jako świadczenie obowiązkowe wynikające z odrębnych przepisów, do zapewnienia którego jest zobowiązany przepisami BHP, tj. Kodeks pracy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 2003.169.1650 j.t.).

Natomiast, artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach, co ma realny wpływ na ich wynik i wiąże się z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

1. Czy nieodpłatne udostępnienie urządzeń służących do przygotowywania napoi oraz artykułów opisanych w stanie faktycznym tj.: woda, herbata cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań związanych z działalnością gospodarczą jest opodatkowane podatkiem od to towarów i usług , w związku z czym Spółka jest zobowiązana naliczyć podatek VAT?

2. Czy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, z tytułu zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych wymienionych w stanie faktycznym tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które następnie zostaną udostępnione nieodpłatnie w siedzibie Wnioskodawcy jego pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Stanowisko w zakresie pytania nr 1

W ocenie Wnioskodawcy, nieodpłatne udostępnienie urządzeń służących do przygotowywania napoi oraz artykułów opisanych w stanie faktycznym tj.: wody, herbaty, cukru, kawy, czekolady do picia, mleka, soków smakowych oraz serwetek, pracownikom w trakcie wykonywania pracy na rzecz Wnioskodawcy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z działalnością gospodarczą nie jest opodatkowane podatkiem od to towarów i usług , w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana naliczyć podatku VAT.

Stanowisko w zakresie pytania nr 2

W ocenie Wnioskodawcy, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach w opisanym wyżej stanie faktycznym dot. najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz nabycia artykułów tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soczki smakowe oraz serwetki zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań, mają związek z wykonaniem czynności opodatkowanych. Ponieważ Wnioskodawca prowadzi zarówno działalność opodatkowaną jak i zwolnioną z VAT, i ponieważ Wnioskodawca nie jest w stanie przyporządkować w sposób bezpośredni całego podatku naliczonego odpowiednio czynnościom umożliwiającym odliczenie i czynnościom niedającym prawa do odliczenia podatku naliczonego, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z zastosowaniem proporcji, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT.

Uzasadnienie

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2. wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1. użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

2. nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Na podstawie § 112 Rozporządzenia BHP, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Natomiast na podstawie § 115 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić dostarczanie pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy - o jakich mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy - także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Ponadto, zgodnie z art. 304 § 3 Kodeksu pracy, obowiązki określone w art. 207 § 2 stosuje się odpowiednio do przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne:

1. na innej podstawie niż stosunek pracy,

2. prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą.

Jak stanowi art. 9 ust. 2a ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku.

Z zasady pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Zgodnie z art. 22 ww. ustawy, pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika ma prawo do korzystania z urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika na zasadach przewidzianych dla pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę użytkownika.

W świetle ww. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, należy odróżnić czynność przekazania od czynności zużycia towarów. W myśl tego przepisu, opodatkowaniu podlega (zgodnie z pkt 1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny. Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie - tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu oraz wyłącznie na cele osobiste.

Nie podlegają zatem opodatkowaniu nieodpłatne czynności użycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą wymienioną w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT (np. kontrahent przedsiębiorcy, potencjalny kontrahent).

Przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.

W ocenie Wnioskodawcy, udostępnione artykuły pracownikom w trakcie wykonywania przez nich obowiązków służbowych nie jest zużyciem na cele osobiste, prywatne tych osób. Osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, lecz artykuły, które Spółka udostępnia, nie służą celom prywatnym tych osób, gdyż ich zużycie związane jest ze statusem pracownika w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy. Zapewnienie artykułów spożywczych prowadzi do zwiększania motywacji do pracy i wzrostu wydajności pracowników. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu. Zatem czynności tych nie można uznać za czynności, które podlegają opodatkowaniu w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, tak samo należy ocenić udostępnienie artykułów podczas spotkań z Kontrahentami. Spotkania biznesowe z kontrahentami, w czasie których zapewniony jest zwyczajowy poczęstunek, związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Ponadto w odniesieniu do kontrahentów, Wnioskodawca uważa, że przekazanie im artykułów celem zużycia nie podlega opodatkowaniu już z uwagi na fakt, że te kategorie osób nie są objęte normą przepisu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Nie podlegają bowiem opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów w przypadku, gdy beneficjentem jest osoba niewymieniona w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Należy również zauważyć, że w odniesieniu do artykułów takich, jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, pozostawionych w pomieszczeniach kuchennych z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów we własnym zakresie przez pracowników w godzinach pracy należy stwierdzić, że wydanie tych produktów nie służy zaspokojeniu celów osobistych pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, tym samym czynności te nie wypełniają dyspozycji art. 7 ust. 2 ustawy i nie podlegają opodatkowaniu.

W ocenie Wnioskodawcy, w analizowanej sprawie nie znajdzie zastosowania również art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

W niniejszej sprawie nie następuje użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa Wnioskodawcy do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Jak bowiem wskazano wyżej, zapewnienie artykułów ma ścisły związek z działalnością prowadzoną przez Wnioskodawcę. Jednocześnie czynność ta nie może być uznana za nieodpłatne świadczenie usług.

Również udostępnienie urządzeń służących do przygotowywania napoi, z przyczyn opisanych powyżej, pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością opodatkowaną.

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ustawy o VAT podatnicy, mają prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług, w takim zakresie, w jakim te towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w przypadku, gdy zakupione towary lub usługi są wykorzystywane w działalności gospodarczej, a co za tym idzie służą do realizacji czynności opodatkowanych (z pewnymi wyjątkami wynikającymi z art. 88 ust. 1 ustawy o VAT).

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością. Związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży.

Natomiast ze związkiem pośrednim nabywanych towarów i usług z działalnością podatnika mamy do czynienia w sytuacji, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości (ich ponoszenie warunkuje uzyskanie obrotu opodatkowanego podatkiem VAT).

W tym miejscu należy zauważyć, że przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.

W ocenie Wnioskodawcy, zużycie artykułów przez pracowników w trakcie wykonywania przez nich obowiązków służbowych nie jest zużyciem na cele osobiste, prywatne tych osób. Spółka udostępnia artykuły, które nie służą celom prywatnym tych osób, gdyż ich zużycie związane jest ze statusem pracownika w przedsiębiorstwie Wnioskodawcy.

Udostępnianie pracownikom artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) niewątpliwie wykazują związek z działalnością gospodarczą.

Na podstawie § 112 Rozporządzenia BHP, pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Natomiast na podstawie § 115 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić dostarczanie pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaje powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Zgodnie z art. 304 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy - o jakich mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy - także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Ponadto, zgodnie z art. 304 § 3 Kodeksu pracy, obowiązki określone w art. 207 § 2 stosuje się odpowiednio do przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne:

1. na innej podstawie niż stosunek pracy,

2. prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą.

Jak stanowi art. 9 ust. 2a ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku.

Z zasady pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Zgodnie z art. 22 ww. ustawy, pracownik tymczasowy w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika ma prawo do korzystania z urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika na zasadach przewidzianych dla pracowników zatrudnionych przez tego pracodawcę użytkownika.

Biorąc pod uwagę przytoczone powyżej uregulowania prawne należy stwierdzić, że udostępnienie przez Wnioskodawcę pracownikom artykułów nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Konieczność zapewnienia artykułów przez Wnioskodawcę swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Wnioskodawcę Rozporządzenia BHP. Zatem nabywane przez Wnioskodawcę artykuły, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem nie służą dalszej odsprzedaży, ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, lecz wykorzystywane są na terenie firmy w godzinach jej pracy przez pracowników, w celu prawidłowego funkcjonowania na rzecz firmy. Do niezbędnego minimum zaliczane są wskazane produkty pozwalające utrzymać u pracowników odpowiedni poziom energii w trakcie dnia pracy zwiększając tym samym ich efektywność. W szczególności, tego typu artykuły postrzegane są jako norma, standard, obowiązek pracodawcy mającego na względzie ogólny dobrostan swoich pracowników. Zapewnienie artykułów spożywczych prowadzi do zwiększania motywacji do pracy i wzrostu wydajności pracowników. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu. Również urządzenia służące do przygotowywania napoi są wykorzystywane przez pracowników wyłącznie w godzinach pracy w związku z koniecznością zapewnienia napoi.

Należy również zauważyć, że Wnioskodawca w celu utrzymania statusu konkurencyjnego miejsca pracy nie tylko jest zobowiązany do przestrzegania obowiązków wynikających z kodeksu pracy i pozostałych aktów normatywnych, lecz co istotne, artykuły te udostępniane są powszechnie, wszystkim pracownikom w pomieszczeniach socjalnych. Ich celem jest zatem również zapewnienie dogodnych warunków pracy, bez uprzywilejowania jakichkolwiek indywidualnych pracowników w tym względzie.

W odniesieniu do udostępnienia ww. artykułów kontrahentom Wnioskodawcy należy zaznaczyć, że artykuły podawane są w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami Spółki. Zużycie tych artykułów ma związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem przez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczynia się do generowania przez nią obrotu. Artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ spotkania odbywają się w celu omówienia zasad i warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych, co przyczynia się do uzyskania obrotu przez Spółkę.

Konsumpcja wody, herbaty, cukru, kawy, czekolady do picia, mleka, soków smakowych oraz udostępnienie serwetek będą miały charakter pośrednio związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ poprawiają one komfort uczestników spotkań, a tym samym przyczyniają się do efektywności prowadzonych rozmów i negocjacji, co z kolei wpływa na ogólną efektywność funkcjonowania spółki oraz generowanie przez nią obrotu.

Udostępnienie produktów spożywczych ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w naradach oraz spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, co wiąże się bezsprzecznie z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej: udane spotkania z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Zapewnienie wskazanych artykułów pozwala na uzupełnienie ubytku energetycznego osób uczestniczących w spotkaniu oraz pozwala uczestnikom na dłuższe skupienie się na przedmiocie spotkania bez konieczności zapewnienia przerw, ma wpływ na efektywność działania osób uczestniczących w spotkaniach.

Standardem jest zapewnienie ww. wymienionych artykułów podczas różnego typu narad, spotkań z kontrahentami. Praktyka ta wynika z konieczności zachowania pełnej efektywności i skupienia podczas trwania danego spotkania. Praktyka taka sprzyja także zapewnieniu płynności danego spotkania (uczestnicy nie rozchodzą się w trakcie jego trwania, aby spożyć lub zakupić napoje we własnym zakresie, co sprzyja utrzymaniu zaangażowania w danym temacie omawianym na spotkaniu).

Spotkania takie wymagają przeważnie odbycia krótszej lub dłuższej podróży przez danego kontrahenta do biura Spółki oraz poświęcenia znacznej ilości czasu (często wielu godzin) na prowadzenie danych rozmów np. negocjacyjnych. Zgodnie z dobrymi obyczajami oraz savoir-vivre biznesowym, Spółka powinna w tego typu sytuacjach zapewnić przynajmniej minimalny dostęp do produktów, który umożliwi sprawne przeprowadzenie rozmów, bez konieczności przerywania spotkania w celu poszukiwania dodatkowych produktów we własnym zakresie przez osoby przybyłe, i tym samym zaburzania dynamiki spotkania.

W ocenie Wnioskodawcy, w opisanym wyżej stanie faktycznym nabywana usługa najmu urządzeń (kupno urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykuły zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych oraz przez kontrahentów w trakcie spotkań mają związek (pośredni) z wykonaniem czynności opodatkowanych, bowiem poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczyniają się do generowania przez nią obrotu.

Zapewnienie artykułów spożywczych pracownikom nie służy celom osobistym wymienionych osób, lecz wynika z potrzeby zwiększenia komfortu i efektywności pracy w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej, stworzenia odpowiednich warunków do wykonywania zadań służbowych. Ponadto, zapewnienie artykułów dla pracowników w godzinach pracy wynika z przepisów BHP.

Artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ odbywają się w celu nawiązania i kontynuacji współpracy, omówienia warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych, co przyczynia się do uzyskania obrotu przez Spółkę.

Jednocześnie, wydatki na zakup opisanych artykułów nie zostały wymienione wśród zakupów, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. W szczególności nie są to usługi gastronomiczne, o których mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Reasumując, Spółce przysługuje na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów udostępnianych swoim pracownikom w czasie pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych, w zakresie, w jakim przeznaczone są do zużycia w związku z przepisami Rozporządzenia BHP jak również w zakresie, w jakim zakupione artykuły zużywane są czasie służbowych spotkań związanych z działalnością opodatkowaną podatkiem od towarów i usług.

Ponieważ wnioskodawca prowadzi zarówno działalność opodatkowaną jak i zwolnioną z VAT, i ponieważ Wnioskodawca nie jest w stanie przyporządkować w sposób bezpośredni całego podatku naliczonego odpowiednio czynnościom umożliwiającym odliczenie i czynnościom niedającym prawa do odliczenia podatku naliczonego, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z zastosowaniem proporcji, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT.

Na mocy art. 90 ust. 1 ustawy o VAT, w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Na mocy natomiast art. 90 ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Prowadząc sprzedaż mieszaną (opodatkowaną i zwolnioną lub nieopodatkowaną), również można skorzystać z prawa do odliczenia podatku. W tym celu należy podzielić wydatki związane z działalnością gospodarczą na:

- zakupy związane tylko ze sprzedażą zwolnioną lub nieopodatkowaną

- zakupy związane tylko ze sprzedażą opodatkowaną

- zakupy, które mogą służyć obu rodzajom sprzedaży.

Jeżeli nie jest pewne w jakim stopniu nabyty towar lub usługa będzie wykorzystywana do celów opodatkowanych lub zwolnionych, to prawo do odliczenia podatku przysługuje wyłącznie na podstawie współczynnika proporcji sprzedaży.

Ponieważ wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku stanowią koszty wspólne, związane jednocześnie ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną, będą one objęte ww. proporcją.

Prawidłowość stanowiska w zakresie ww. wydatków potwierdza m.in. interpretacja indywidualna z dnia 5.08.2019 r., nr 0112-KDIL4.4012.260.2019.4.HW:

„(...) udostępnienie przez Wnioskodawcę Pracownikom oraz osobom współpracującym ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych artykułów spożywczych takich, jak: kawa, herbata, woda, mleko, cukier, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste Pracowników. Konieczność zapewnienia napojów przez Wnioskodawcę swoim Pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów powołanego przez Wnioskodawcę rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zatem nabywane przez Wnioskodawcę artykuły spożywcze, tj. kawa, herbata, woda, mleko, cukier, przeznaczone do zużycia przez Pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem nie służą dalszej odsprzedaży, ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, lecz spożywane są na terenie firmy w godzinach jej pracy przez Pracowników, w celu prawidłowego funkcjonowania na rzecz firmy.

W odniesieniu do udostępnienia wszystkich ww. artykułów spożywczych kontrahentom Wnioskodawcy należy zaznaczyć, że - jak wskazała Spółka - zdarza się, że ww. artykuły spożywcze podawane są również w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki. Zużycie tych artykułów ma związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem przez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczynia się do generowania przez nią obrotu. Artykuły spożywcze podawane w trakcie spotkań z kontrahentami wykazują związek z prowadzoną działalnością, ponieważ odbywają się w celu nawiązania i kontynuacji współpracy, omówienia warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych, co przyczynia się do uzyskania obrotu przez Spółkę.

Należy zatem stwierdzić, że w zakresie, w jakim zakupione towary i usługi (artykuły spożywcze) są związane z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach.”

Podobne konkluzje wynikają z interpretacji indywidualnej z dnia 2.04.2021 r., nr 0114-KDIP4- 3.4012.2.2021.2.IG:

„Spółce przysługuje natomiast prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów artykułów spożywczych takich, jak: woda, mleko, kawa, herbata, cukier, woda mineralna, udostępnianych przez Wnioskodawcę swoim pracownikom i współpracownikom w czasie pracy. Nabywane przez Wnioskodawcę ww. artykuły spożywcze przeznaczone są bowiem do zużycia w związku z przepisami BHP i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

W odniesieniu do zakupu wszystkich wymienionych we wniosku artykułów spożywczych podawanych w trakcie spotkań biznesowych, narad spotkań z Kontrahentami, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów tych produktów. Udostępnienie tych artykułów w trakcie takich spotkań ma bowiem związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych (przez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczynia się do generowania przez nią obrotu).”

oraz z interpretacja indywidualnej z dnia 11.12.2024 r., nr KDIL1-1.4012.664.2024.3.HW

„Zatem nabywane przez Spółkę napoje, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem - jak wskazali Państwo w opisie sprawy - nie służą dalszej odsprzedaży, ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, lecz spożywane są na terenie firmy w godzinach jej pracy przez pracowników, w celu prawidłowego funkcjonowania na rzecz firmy.

Tym samym, Spółce przysługuje - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów artykułów spożywczych (napojów) udostępnianych przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy, w zakresie, w jakim przeznaczone są do zużycia w związku z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.”

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Z treści powołanego wyżej przepisu art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, jednoznacznie wynika, że dostawa towarów i świadczenie usług, co do zasady podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług jedynie wówczas, gdy czynności te są wykonywane odpłatnie.

Ustawodawca jednakże przewidział od powyższej reguły wyjątki, które zostały zawarte - w przypadku dostawy towarów w art. 7 ust. 2 ustawy oraz - w przypadku świadczenia usług w art. 8 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

 1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

 2) wszelkie inne darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Stosownie do art. 7 ust. 3 ww. ustawy:

Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy

Za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

 1) użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;

 2) nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Z powyższych uregulowań art. 7 ust. 2 ustawy wynika, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega generalnie każde nieodpłatne przekazanie towaru należącego do przedsiębiorstwa, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego towaru lub ich części składowych, z wyjątkiem przekazania towarów stanowiących prezenty o małej wartości lub próbki. Jeżeli natomiast podatnik nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego, to nieodpłatne przekazanie tych towarów pozostaje neutralne podatkowo (podatnik nie musi dokonać ich opodatkowania).

Opodatkowaniu podlega również zużycie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszeni, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wykonują Państwo głównie czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług, które nie korzystają ze zwolnienia z tego podatku. Sporadycznie pojawiają się czynności zwolnione z podatku od towarów i usług oraz czynności niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Przeważającym przedmiotem działalności Państwa jest (…). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudniają Państwo pracowników w rozumieniu Kodeks pracy, współpracowników w oparciu o umowy zlecenia oraz posiadają pracowników zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej.

W celu stworzenia zespołu pracowników o odpowiednich kwalifikacjach zapewniają Państwo odpowiednie warunki pracy. Realizując politykę firmy w zakresie zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, dokonują Państwo zakupów artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe, dodatkowo wydatki obejmują również zakup serwetek. Są to produkty o charakterze podstawowym, nie mają one charakteru wystawnego ani takiego, który można by uznać za wychodzący poza ogólnie przyjęte normy zapewnienia ogólnego komfortu pracy.

Na podstawie zawartej umowy wynajmują Państwo urządzenia służące przygotowaniu napojów wraz z obsługą oraz dokonują zakupu artykułów niezbędnych do ich przygotowania. Zgodnie z zawartą umową dostawca dostarcza i instaluje ekspresy, które pozostają jego własnością i są przez niego konserwowane i naprawiane.

Artykuły są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy, zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Dostęp do produktów jest nielimitowany. Serwetki, które są udostępniane pracownikom w kuchni, stanowią podstawowy środek higieny, zapewniany zgodnie z § 115 Rozporządzenia BHP. Przepis ten zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikom środków higieny osobistej, których ilość i rodzaj są dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach.

Artykuły są udostępniane dla wszystkich pracowników, w godzinach pracy pracowników w miejscach prowadzenia działalności przez Wnioskodawcę w pomieszczeniach socjalnych.

Ponadto produkty (napoje oraz serwetki) są podawane również w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami Państwa, jeśli te odbywają się w siedzibie Państwa spółki. W ich trakcie prowadzone są negocjacje biznesowe, omawiane są zasady i warunki współpracy, jej założenia, cele oraz inne istotne sprawy z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności Państwa. Podczas takich spotkań lub narad biznesowych serwowana jest woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które rozkładane są na stołach w pomieszczeniach, gdzie odbywają się spotkania.

Udostępnienie produktów spożywczych w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, a tym samym wiąże się z prowadzeniem przez Państwa działalności gospodarczej: udane spotkania biznesowe z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Nie prowadzą Państwo ewidencji w tym zakresie. Dlatego też nie ma on możliwości przyporządkowania, jaka część artykułów spożywczych została udostępniona pracownikom a jaka kontrahentom.

Artykuły udostępniane są dla pracowników w godzinach ich pracy w miejscach prowadzenia działalności przez Państwa. Wymienione przekazania traktują Państwo jako świadczenie obowiązkowe wynikające z odrębnych przepisów, do zapewnienia którego są zobowiązani przepisami BHP, tj. Kodeks pracy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Natomiast, artykuły podawane w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach, co ma realny wpływ na ich wynik i wiąże się z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Nie prowadzą Państwo ewidencji i nie mają możliwości przyporządkowania, jaka część artykułów spożywczych została udostępniona pracownikom a jaka kontrahentom.

Wątpliwości Państwa dotyczą kwestii czy nieodpłatne udostępnienie urządzeń służących do przygotowywania napoi oraz artykułów (tj.: woda, herbata cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki) pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań związanych z działalnością gospodarczą jest opodatkowane podatkiem od to towarów i usług.

W myśl powołanego powyżej art. 7 ust. 2 ustawy, opodatkowaniu podlega, zgodnie z pkt 1, przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a na mocy pkt 2 tego przepisu, wszelkie inne darowizny. Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy, podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie - tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu - jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Nie podlegają zatem opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów na cele związane z prowadzoną działalnością, w przypadku gdy beneficjentem jest np. kontrahent przedsiębiorcy (potencjalny kontrahent) - osoba trzecia, niebędąca pracownikiem, udziałowcem ani inną osobą wymienioną w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy, a także zużycie towarów na cele własne prowadzonej działalności gospodarczej.

Zwrócić przy tym należy uwagę, że przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Za słownikiem języka polskiego uznać należy, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tę osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika czy pełnioną funkcją.

Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a zatem potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów innych ustaw regulujących prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, postanowień zbiorowych układów pracy, postanowień porozumień zbiorowych, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.

Na podstawie § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 ze zm.):

Zgodnie z § 115 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy:

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że w przypadku spotkań służbowych z kontrahentami przekazanie opisanych artykułów celem zużycia przez te osoby (kontrahentów) nie podlega opodatkowaniu z uwagi na fakt, że ta kategoria osób nie jest objęta normą przepisu art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy. Nie podlegają opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów na cele związane z prowadzoną działalnością, w przypadku gdy beneficjentem jest np. kontrahent Spółki, bądź osoba trzecia niewymieniona w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy.

W przypadku pracowników, osoby te należą co prawda do kręgu podmiotów wymienionych w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy, lecz wydanie tych artykułów nie służy zaspokojeniu celów osobistych pracowników w zakresie, w jakim konieczność zapewnienia tych artykułów przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów wskazanego przez Państwa Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Jak Państwo wskazali w opisie sprawy artykuły są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy, zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast serwetki, które są udostępniane pracownikom w kuchni, stanowią podstawowy środek higieny, zapewniany zgodnie z § 115 ww. rozporządzenia. Tym samym czynności te nie wypełniają dyspozycji art. 7 ust. 2 ustawy i nie podlegają opodatkowaniu.

Wszystkie wymienione okoliczności zużycia ww. artykułów przez pracowników i kontrahentów, dotyczą pośrednio celów związanych z działalnością gospodarczą i nie dotyczą zużycia na cele osobiste pracowników i kontrahentów.

W związku z powyższym udostępnienie urządzeń służących do przygotowywania napoi dla pracowników w trakcie wykonywania pracy i kontrahentów w takcie spotkań biznesowych pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną przez Państwa działalnością. A zatem nie znajdzie zastosowania również art. 8 ust. 2 ustawy o VAT.

Podsumowując, nie są Państwo zobowiązani do rozliczenia podatku należnego - na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy - z tytułu nieodpłatnego przekazania artykułów (tj. wody, herbaty, cukru, kawy, czekolady do picia, mleka, soków smakowych oraz serwetek) pracownikom w trakcie wykonywania pracy na rzecz Państwa oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z działalnością gospodarczą.

Państwa stanowisko zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Z powołanych przepisów art. 86 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie określone warunki:

- odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

- towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego),

- faktura dokumentuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski, czyli została na niej wskazana kwota podatku.

Przedstawiona zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy zauważyć, że formułując w art. 86 ust. 1 ustawy warunek związku ze sprzedażą opodatkowaną, ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczającym jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te dokonane są w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 90 ust. 2 ustawy:

Dokonując analizy cyt. wyżej przepisów stwierdzić należy, że na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy, występuje obowiązek wyodrębnienia podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.

Natomiast w sytuacji, gdy nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot podatku związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwot podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do proporcjonalnego rozliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 90 ust. 2 ustawy.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Z kolei jak stanowi art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Natomiast w myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Wskazać należy, że w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje zatem wówczas, gdy zostaną spełnione dwa warunki: odliczenia tego dokonuje czynny podatnik podatku VAT, a nabyte towary i usługi, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z uwagi na konstrukcję podatku od towarów i usług (opartą na zasadzie potrącalności w danej fazie obrotu), podatek ten jest z punktu widzenia jego podatników neutralny, gdyż pełnią oni jedynie rolę płatników, przerzucając jego ekonomiczny ciężar na kolejnych nabywców, czyli finalnie na konsumentów. Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związana jest jednak z wykonaniem przez podatnika takich czynności, które podlegają ustawie o podatku od towarów i usług. Jeśli jednak dana czynność ustawie tej nie podlega, to nie powstaje ani obowiązek w zakresiepodatku należnego, ani uprawnienie w zakresie podatku naliczonego.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy mają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, z tytułu zakupu usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowywania napoi oraz artykułów spożywczych tj.: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, które następnie zostaną udostępnione nieodpłatnie w siedzibie Państwa pracownikom w trakcie wykonywania pracy oraz kontrahentom w trakcie spotkań biznesowych związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

W odniesieniu do udostępnianych przez Państwa pracownikom artykułów takich jak: woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe wskazać należy, że w opisanej sytuacji udostępnienie przez Państwa pracownikom artykułów, nie jest przekazaniem towarów na cele osobiste pracowników. Jak Państwo - wskazali konieczność zapewnienia ww. artykułów przez Państwa swoim pracownikom w czasie pracy wynika bezpośrednio z przepisów ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Również w odniesieniu do serwetek wskazali Państwo, że serwetki są udostępniane pracownikom w kuchni i stanowią podstawowy środek higieny zapewniany zgodnie z § 115 ww. rozporządzenia.

Zatem nabywane przez Państwa artykuły tj. woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki, przeznaczone do zużycia przez pracowników w związku z przepisami BHP, mają związek (pośredni) z wykonywaniem czynności opodatkowanych, bowiem - jak wskazali Państwo w opisie sprawy - spożywane i używane są na terenie spółki w godzinach jej pracy przez pracowników, w celu prawidłowego funkcjonowania na rzecz Państwa.

Wskazali Państwo w opisie sprawy, że artykułu tj. woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki są podawane w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami Państwa, jeśli te odbywają się w siedzibie Państwa spółki. W ich trakcie prowadzone są negocjacje biznesowe, omawiane są zasady i warunki współpracy, jej założenia, cele oraz inne istotne sprawy z punktu widzenia bieżącej i przyszłej działalności Państwa.

Udostępnienie produktów spożywczych w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami ma na celu zwiększenie komfortu osób uczestniczących w spotkaniach. Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, a tym samym wiąże się z prowadzeniem przez Państwa działalności gospodarczej: udane spotkania biznesowe z kontrahentami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

W tym przypadku niewątpliwie istnieje związek z wykonywaną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Z opisu sprawy wynika także, że Państwo na podstawie zawartej umowy wynajmują urządzenia służące przygotowaniu napojów wraz z obsługą. Nie wykluczają Państwo, że w przyszłości dokonają również nabycia takich urządzeń.

W tym przypadku także wynajem urządzeń służących do przygotowania napoi wraz z obsługą jest związany w sposób pośredni z wykonywaną przez Państwa działalnością gospodarczą. Bowiem jak już wyżej wskazano udostępnianie pracownikom i kontrahentom artykułów spożywczych (tj. wody, herbaty, kawy, czekolady do picia, mleka, soków smakowych oraz serwetek) jest w sposób pośredni z wykonywaną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Należy zatem stwierdzić, że w zakresie, w jakim zakupione towary (tj. artykuły - woda, herbata, cukier, kawa, czekolada do picia, mleko, soki smakowe oraz serwetki) zużywane przez pracowników w trakcie wykonywania pracy i kontrahentów w czasie służbowych spotkań oraz usługi najmu urządzeń (kupna urządzeń) służących do przygotowania napoi są pośrednio związane z Państwa działalnością opodatkowaną podatkiem od towarów i usług, to przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach, stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy w związku z art. 90 ust. 2 ustawy, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 88 ustawy.

Z uwagi na fakt, że wskazali Państwo, iż wydatki, o których mowa we wniosku stanowią koszty wspólne, związane jednocześnie ze sprzedażą opodatkowana i zwolnioną i nie prowadzą Państwo ewidencji w zakresie udostępniania ww. artykułów pracownikom i kontrahentom, to nie są Państwo w stanie przyporządkować w sposób bezpośredni całego podatku naliczonego odpowiednio czynnościom umożliwiającym odliczenie i czynnościom niedającym prawa do odliczenia podatku naliczonego, a zatem przysługuje/będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia VAT z zastosowaniem proporcji, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy.

Stanowisko Państwa w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Ocena prawna stanowiska Państwa w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Interpretacja dotyczy:

- zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,

- zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.