O czym należy pamiętać wypełniając fakturę ustrukturyzowaną

Aby dokument został poprawnie przesłany i przyjęty przez KSeF, musi być zgodny ze ściśle określoną strukturą XML. Warto więc wiedzieć, jakie dane należy umieścić w poszczególnych polach faktury, jak zapisywać numery NIP, kiedy uzupełniać dane podmiotów trzecich czy jak prawidłowo wykazać zwolnienie z VAT i sprzedaż w walucie obcej.

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane wystawia się przy użyciu struktury logicznej FA(3). Programy fakturujące na podstawie wprowadzonych przez wystawcę, w danej aplikacji, danych faktury (m.in. dane sprzedawcy, nabywcy, nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa, stawka, podsumowania kwot itp.) będą tworzyć plik XML, który musi być zgodny ze wzorem opublikowanym przez MF (większość programów będzie sprawdzała to automatycznie).

Krok 1. Poznaj, jak zbudowana jest struktura FA(3)

Struktura logiczna FA(3) określa:

• co powinien (i co może) zawierać plik XML faktury oraz

• jakie dane faktury należy umieścić w danym polu i w jakim formacie należy je ująć (np. format daty – w przypadku daty sprzedaży, format kwoty – w przypadku kwoty należności ogółem, lub format procentów w przypadku stawki podatku),

• odpowiednik we wzorze wypełnionych w formatce faktury pól, np. nazwa towaru lub usługi to pole P_7, a stawka podatku to pole P_12.

Tabela 1. Główne elementy struktury logicznej FA(3)