Dobrze przygotowana inwentaryzacja zaczyna się przed pierwszym arkuszem spisowym

Najczęstsze błędy zdarzają się nie w trakcie liczenia, lecz wcześniej – w dokumentacji, nieprecyzyjnych zarządzeniach i nieuzgodnionej ewidencji. Dlatego przegląd przedspisowy jest niezbędny, aby zapewnić rzetelność inwentaryzacji

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jest ona niezbędna do zapewnienia rzetelności i wiarygodności sprawozdania finansowego. Proces ten ma potwierdzić, że dane ewidencji odpowiadają stanowi rzeczywistemu. Jednostki, które rozpoczynają spis z marszu, popełniają błędy systemowe utrudniające późniejsze wyjaśnianie różnic i zamykanie roku. Z praktyki wynika, że te nieprawidłowości powtarzają się w jednostkach. Warto je wyeliminować przed rozpoczęciem prac.

1. Nieaktualna lub niepełna instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja jest mapą całego procesu. Powinna odzwierciedlać realną strukturę jednostki, obieg dokumentów i sposób prowadzenia ewidencji. Częsty błąd to korzystanie z instrukcji sprzed lat, która nie uwzględnia nowych lokalizacji jednostki, magazynów, sprzętu komputerowego, wartości niematerialnych czy nie zawiera zaktualizowanych zasad odpowiedzialności materialnej. Skutki? Brak aktualnych zapisów powoduje, że zespoły spisowe zaczynają same interpretować, jak należy postępować w sytuacjach nieopisanych w instrukcji. Prowadzi to do:

• różnych sposobów liczenia i znakowania majątku przez poszczególne zespoły,
• rozbieżności w dokumentacji spisowej,
• niepewności pracowników co do zakresu ich obowiązków,
• trudności w późniejszym wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych.

Dlatego instrukcję trzeba zaktualizować przed spisem, uzgodnić ją z obiegiem dokumentów i faktycznym stanem majątku oraz przekazać pracownikom w formie jasnych komunikatów.

2. Zarządzenie kierownika jednostki zbyt ogólne lub wydane z opóźnieniem

To ono formalnie rozpoczyna proces inwentaryzacyjny. Częsty błąd to lakoniczna treść – bez wskazania: