Interpretacja indywidualna z dnia 18 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.587.2025.5.MG

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 3 września 2025 r. (wpływ 8 września 2025 r.) oraz pismem z 17 października 2025 r. (wpływ 21 października 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego (ostatecznie przedstawiony w piśmie z 3 września 2025 r.)

Spółka zakończyła realizację 2 zadań (usług projektowych) objętych odrębnymi Umowami z Gminą (…) z (…) roku. W związku z opóźnieniem w terminach realizacji obu Umów, Gmina poinformowała, że naliczy karę umowną w stosunku do obu Umów w wysokości (…)% kwoty Umownej a po otrzymaniu dwóch faktur na pełne kwoty Umowne, Gmina przeleje jedynie (…)% kwot jaka będzie na fakturach.

W związku z powyższym zapytuję, czy poprawnym działaniem Spółki po wystawieniu obu faktur na kwoty wynikające z obu Umów i otrzymaniu (…)% kwot wskazanych na fakturach, będzie wystawienie faktur korygujących? Podstawą opodatkowania (art. 29a u. o VAT) jest wysokość faktycznie otrzymanej zapłaty którą otrzyma Spółka a ta, wynosić będzie w obu przypadkach (…)% kwot wskazanych w fakturach za wykonane usługi.

Zakładam, jako że kary umowne nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, to tym samym nie podlegają opodatkowaniu.

Jeśli jednak nie korekta faktur, to w takim razie jak ma postąpić Spółka, aby być w zgodzie z prawem i odprowadzić należny podatek VAT od faktycznie otrzymanych kwot, za usługi które będą o (…)% niższe niż na fakturach?

W piśmie z 3 września przedstawili Państwo następujący opis zdarzenia przyszłego:

Spółka zakończyła realizację 2 zadań (usług projektowych) objętych odrębnymi Umowami z Gminą (…) z (…) r. W związku z opóźnieniem w terminach realizacji obu Umów, Gmina poinformowała, że naliczy karę umowną w stosunku do obu Umów w wysokości (…)% kwot Umownych i po otrzymaniu dwóch faktur na pełne kwoty Umowne przeleje jedynie po (…)% kwot jakie będą na fakturach.

W piśmie z 17 października 2025 r. uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego o następujące informacje:

1. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

2. Spółka wystawiła 2 faktury w związku z realizacją 2 zadań objętych odrębnymi umowami ((…)).

3. W dniu (…) Spółka wystawiła 2 faktury w związku z realizacją 2 zadań objętych odrębnymi umowami ((…)),

4. Spółka nie otrzymała do dnia dzisiejszego zapłaty od Gminy (…) z tytułu otrzymania dwóch odrębnych faktur.

5. Obciążenie karą umowną zadania Nr 1 wynika z zapisu umowy zawartej z Gminą.

6. Obciążenie karą umowną zadania Nr 2 wynika z zapisu umowy zawartej z Gminą.

7. Umowa na zadania nr 1 reguluje kwestę kary umownej.

8. Umowa na zadania nr 2 reguluje kwestę kary umownej.

9. Umowa na zadanie Nr 1 przewidywała, że Spółka zapłaci Gminie karę umowną za zwłokę w dotrzymaniu terminu o 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, przy czym maksymalna kara nie przekroczy (…)% wynagrodzenia.

 10. Umowa na zadanie Nr 2 przewidywała, że Spółka zapłaci Gminie karę umowną za zwłokę w dotrzymaniu terminu o 0,1% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, przy czym maksymalna kara nie przekroczy (…)% wynagrodzenia.

 11. Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 1 została zastrzeżona w Umowie jako sankcja za niewykonanie i nienależyte wykonanie zadania.

 12. Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 2 została zastrzeżona w Umowie jako sankcja za niewykonanie i nienależyte wykonanie zadania.

 13 Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 1 zostanie naliczona w wysokości (…)% w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązania (przekroczenie terminu sporządzenia dokumentacji (…) ponad (…) dni).

 14. Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 2 zostanie naliczona w wysokości (…)% w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązania (przekroczenie terminu sporządzenia dokumentacji (…) ponad (…) dni).

 15. W zapisach obu Umów do obu zadań zapisano identycznie:

- (…). KARY UMOWNE

(…).

 16. Gmina (…) pismem z dnia (…) r., poinformowała Spółkę iż rozliczenie za realizację obu Umów ma nastąpić w ten sposób, że Spółka ma wystawić faktury na kwoty objęte Umową, po czym Gmina dokona potrącenia kar umownych i dokona przelewu kwoty po uwzględnieniu tego potrącenia. Natomiast z uwagi na konieczność dokonania zmian w budżecie, Gmina poprosiła o wystawienie faktur jesienią. W międzyczasie, po otrzymaniu sprzecznych informacji w sprawie opodatkowania faktur wystąpiłem pismem do Urzędu Skarbowego właściwego dla Spółki a po otrzymaniu informacji z Urzędu o możliwości uzyskania interpretacji przepisów zakresie poprawnego opodatkowania faktur wystąpiłem do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej.

 17. Do dnia dzisiejszego Spółka nie otrzymała zapłaty ani żadnego dokumentu księgowego informującego o wysokości naliczonej kary. Jednak jako że Spółka przekroczyła o ponad (…) dni termin realizacji obu Umów, Gmina nie może naliczyć większej kwoty niż (…)% wynagrodzenia i tyle tylko będzie naliczone [(…) dni x 0,1% = (…)%].

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług

Skoro podstawą opodatkowania jest wysokość faktycznie otrzymanej zapłaty (art. 29a), to czy poprawnym działaniem Spółki będzie wystawienie faktur korygujących w zakresie faktycznie otrzymanych wpłat za wykonane usługi?

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

Jako, że nie wiem jak postąpić poprawnie, wystąpiłem z pytaniem w sprawie do Naczelnika Urzędu Skarbowego (…), który przytoczył podstawy prawne wskazane przeze mnie jako wiążące w zakresie wystawienia faktury korygującej otrzymaną należność po otrzymaniu informacji o naliczeniu kary umownej przez Gminę (…).

Moim zdaniem słuszne jest wystawienie faktur korygujących, gdyż dzięki temu i zgodnie z przepisami ustawy o VAT, Spółka będzie zobligowana do odprowadzenia podatku od faktycznie otrzymanej zapłaty, a nie od kwoty wynikającej z pierwotnej Umowy, która to kwota została zmniejszona aż o (…)% kary. Dodatkowo kary umowne nie mieszczą się w katalogu czynności podlegających opodatkowaniu, wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy, tym samym nie podlegają opodatkowaniu. Kara wpływa na wysokość wynagrodzenia/zapłaty i tym samym na wysokość podatku, który Spółka ma odprowadzić po uwzględnieniu rzeczywiście faktycznie otrzymanej zapłaty ostatecznej za wykonane usługi.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy:

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1) przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2) zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3) świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

4)

Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:

Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Jednocześnie stosownie do art. 29a ust. 7 ustawy:

Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1) stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

2) udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;

3) otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Ponadto w myśl art. 29a ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2) wartość zwróconych towarów i opakowań;

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Z przepis art. 29a ust. 13 wynika, że:

Z wniosku wynika, że są Państwo zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zakończyli Państwo realizację 2 zadań (usług projektowych) objętych odrębnymi Umowami z Gminą (…). W związku z opóźnieniem w terminach realizacji obu Umów, Gmina poinformowała Państwa, że naliczy karę umowną w stosunku do obu Umów w wysokości (…)% kwot Umownych i po otrzymaniu dwóch faktur na pełne kwoty Umowne przeleje jedynie po (…)% kwot jakie będą na fakturach. Wystawili Państwo 2 faktury w związku z realizacją obu zadań objętych odrębnymi umowami. Nie otrzymali Państwo do dnia dzisiejszego zapłaty od Gminy z tytułu otrzymania dwóch odrębnych faktur. Obciążenie karą umowną zadania Nr 1 i Nr 2 wynikają z zapisu umów zawartych z Gminą. Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 1 i kara umowna w Umowie na zadanie Nr 2 została zastrzeżona jako sankcja za niewykonanie i nienależyte wykonanie zadania. Kara umowna w Umowie na zadanie Nr 1 i kara umowna w Umowie na zadanie Nr 1 zostanie naliczona w wysokości (…)% w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązania (przekroczenie terminu sporządzenia dokumentacji (…) ponad (…) dni). Gmina pismem z dnia (…) r., poinformowała Państwa, iż rozliczenie za realizację obu Umów ma nastąpić w ten sposób, że Państwa Spółka ma wystawić faktury na kwoty objęte Umową, po czym Gmina dokona potrącenia kar umownych i dokona przelewu kwoty po uwzględnieniu tego potrącenia.

Państwa wątpliwości w zakresie podatku od towarów i usług dotyczą kwestii czy poprawnym działaniem Państwa Spółki będzie wystawienie faktur korygujących w zakresie faktycznie otrzymanych wpłat za wykonane usługi.

Rozpatrując wskazane zagadnienie w pierwszej kolejności należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęcia „kary umownej” bądź „odszkodowania”. Zatem, w niezbędnym zakresie należy posiłkować się przepisami prawa cywilnego.

Na gruncie przepisów prawa cywilnego, odszkodowanie za doznaną szkodę majątkową lub niemajątkową uzależnione jest od zaistnienia zdarzenia, z którym przepisy łączą obowiązek naprawienia szkody. Ponadto, między zdarzeniem a zaistniałą w jego wyniku szkodą musi istnieć związek przyczynowy.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1071) zwanym dalej: Kodeks cywilny, rozróżnia dwa rodzaje szkód: deliktową (wynikającą z czynów niedozwolonych) oraz kontraktową (wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego).

I tak, stosownie do art. 415 Kodeksu cywilnego:

Na mocy art. 471 Kodeksu cywilnego:

W świetle wyżej powołanych przepisów, na gruncie stosunków cywilnoprawnych szkoda polega na nienależytym wykonaniu bądź niewykonaniu zobowiązania przez dłużnika, istnieniu adekwatnego związku przyczynowego pomiędzy działaniem lub zaniechaniem a szkodą. Brak tych przesłanek powoduje, że nie mamy do czynienia ze szkodą, za powstanie której dłużnik zobowiązany jest do wypłaty odszkodowania.

Zagadnienie dotyczące kar umownych regulują natomiast przepisy Działu II Kodeksu cywilnego - „Skutki niewykonania zobowiązań”.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:

Przepis art. 483 Kodeksu cywilnego jest bezwzględnie obowiązującym przepisem prawa, tzn. kary umowne mogą być wyłącznie sankcją za niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązań niepieniężnych.

Z cytowanego wyżej art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że kara umowna jest dodatkowym zastrzeżeniem umownym, wprowadzanym do umowy w ramach swobody kontraktowania, mającym na celu wzmocnienie skuteczności więzi powstałej między stronami w wyniku zawartej przez nie umowy i służy realnemu wykonaniu zobowiązań (wyrok Sądu Najwyższego z 8 sierpnia 2008 r., V CSK 85/08). Przewidziany umową obowiązek zapłaty kary umownej ma w stosunku do zasadniczego obowiązku dłużnika wynikającego z tej umowy charakter uboczny (akcesoryjny).

Zastrzeżenie kary umownej można zatem traktować jako formę uproszczoną redakcji warunków umowy, która pozwala na przyjęcie przez strony, że wypadki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, stanowią jednocześnie podstawę do domagania się zapłaty kary umownej.

Kara umowna ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem jakiegokolwiek świadczenia. Zapłata tej kary nie jest też związana ze zobowiązaniem się otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.

Jednocześnie w myśl art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego:

Mając na uwadze opis sprawy oraz przytoczone przepisy prawa stwierdzić należy, że kar umownych, o których mowa w opisie sprawy nie można uznać za kwoty nieuwzględniane bądź odejmowane od podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług, o których mowa w art. 29a ust. 7 i 10 ustawy o VAT. Kary umowne ani inne świadczenia odszkodowawcze nie zostały w tym przepisie wymienione. Przyjęty zaś przez strony (Państwa Spółkę oraz Gminę) sposób wzajemnego rozliczenia należy traktować jako potrącenie dwóch wierzytelności - tj. należności za wykonanie Umowy oraz kary za nienależyte wykonanie zobowiązania (przekroczenie terminu sporządzenia dokumentacji (…) ponad (…) dni), nie stanowi on jednak opustu ani obniżenia ceny, uwzględnionych w momencie sprzedaży wskazanych w art. 29a ust. 7 pkt 2.

Wskazać należy, że przepisy podatkowe nie przewidują możliwości wystawienia faktur korygujących w sytuacji, gdy usługa została wykonana, a nabywca tej usługi nie zapłacił całej należności, ponieważ jej odpowiednią część zaliczył na poczet kary umownej z tytułu nieterminowej realizacji inwestycji wynikającej z zawartej między stronami umowy.

Podsumowując, w okolicznościach niniejszej sprawy nie będą Państwo uprawnieni do wystawienia faktur korygujących.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie wskazuje się, iż przedmiotowa interpretacja nie rozstrzyga o kwestii, czy kwota kar umownych nałożona przez Gminę podlega, czy też nie podlega opodatkowaniu, ponieważ nie są Państwo w tym zakresie zainteresowanym, o którym mowa w art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, a w związku z tym Państwa pogląd prezentowany w zajętym w tym zakresie stanowisku nie był przedmiotem oceny tut. Organu.

Ponadto informuję, iż przedmiotem rozstrzygnięcia w drodze interpretacji nie była (i nie może być) kwestia wzajemnych sposobów rozliczania się pomiędzy Państwem, a Gminą z tytułu opisanego we wniosku sposobu potrącenia przysługujących na rzecz Gminy kar umownych, gdyż wykracza to poza dyspozycje art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Kwestie te regulują przepisy prawa cywilnego, natomiast strony wzajemnych umów cywilnoprawnych same decydują o sposobie potrącania takich kar w postanowieniach łączących je umów, w granicach obowiązującego w tym zakresie prawa.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…), (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.