Zmiany w potwierdzaniu odbycia szkolenia wstępnego bhp
Od 12 grudnia 2025 r. możliwe jest potwierdzenie przeprowadzenia i odbycia szkolenia wstępnego bhp w postaci elektronicznej. Dotychczas do przeprowadzania tych czynności wymagana była forma pisemna.
W związku z wprowadzeniem całego pakietu deregulacyjnego dokonano również zmian w zakresie przeprowadzania szkoleń bhp.
Zmiany w szkoleniach bhp od 12 grudnia 2025 r.
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego i dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku odpowiednio pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzali w postaci papierowej, która następnie była przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Jak wskazano w uzasadnieniu do omawianej nowelizacji przepisów, wymóg wyłącznie pisemnego potwierdzenia odbycia szkolenia wstępnego odbiegał znacząco od realiów współczesnego środowiska pracy, utrudniając efektywny proces wdrażania nowego pracownika do pracy.
W związku z tym od 12 grudnia 2025 r. poza postacią pisemną (która obejmuje formę papierową oraz kwalifikowany podpis elektroniczny) potwierdzanie przez pracownika i kierownika komórki organizacyjnej:
- odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego,
- przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego,
- dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku
– możliwe będzie także w formie elektronicznej.
Przy zastosowaniu przez pracownika takiej formy potwierdzenia odbycia szkolenia pracodawca będzie zobowiązany przygotować odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego oraz dołączyć do tej karty dokument sporządzony w postaci elektronicznej, zawierający potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktaży albo jego odwzorowanie.
Przepisy przejściowe
Rozporządzenie nie zawiera przepisów przejściowych. Oznacza to, że od 12 grudnia 2025 r. pracodawcy mogą potwierdzać odbycie szkoleń bhp w postaci elektronicznej. Nie ma natomiast możliwości dokonania takiego potwierdzenia wstecznie, tj. potwierdzenia szkoleń, które odbyły się przed tą datą.
- § 1 i § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640)
Od kiedy można potwierdzać odbycie szkolenia wstępnego bhp w postaci elektronicznej?
Od 12 grudnia 2025 r. możliwe jest potwierdzenie przeprowadzenia i odbycia szkolenia wstępnego bhp w postaci elektronicznej.
Jakie czynności bhp mogą być potwierdzane elektronicznie przez pracownika i kierownika komórki organizacyjnej?
Od 12 grudnia 2025 r. w formie elektronicznej można potwierdzać: odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego, przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do pracy na określonym stanowisku.
Jakie obowiązki ma pracodawca przy elektronicznym potwierdzeniu odbycia instruktaży bhp?
Pracodawca sporządza adnotację w karcie szkolenia wstępnego i dołącza dokument w postaci elektronicznej zawierający potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktaży albo jego odwzorowanie.
Czy można potwierdzić wstecznie elektronicznie szkolenia bhp odbyte przed 12 grudnia 2025 r.?
Nie. Rozporządzenie nie zawiera przepisów przejściowych, więc nie ma możliwości potwierdzenia w tej formie szkoleń, które odbyły się przed tą datą.
Magdalena Sybilska-Bonicka
ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy
POTRZEBUJESZ POMOCY?