Interpretacja indywidualna z dnia 26 listopada 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.556.2025.1.MR1

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy:

• koszty przygotowania, wdrożenia oraz instalacji oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - jest prawidłowe,
• koszty opłat subskrypcyjnych umożliwiających dostęp do oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - jest prawidłowe,
• w wyniku realizacji umów zawartych przez Spółkę - tj. umowy wdrożeniowej oraz umowy licencyjnej - powstaje wartość niematerialna i prawna (WNiP) - jest prawidłowe,
• wartość niematerialna i prawna powstała w wyniku realizacji wskazanych umów powinna być wyceniona na dzień podpisania protokołu odbioru gotowego systemu przez Spółkę z uwzględnieniem wszystkich poniesionych do tego dnia kosztów związanych z rozwojem systemu, w tym kosztów modyfikacji oraz kosztów dodatkowych (stosownie do art. 16g ust. 3 ustawy o CIT), a okres jej amortyzacji - zgodnie z art. 16m ust. 1 ustawy o CIT - nie może być krótszy niż 24 miesiące, przy czym odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie skutków podatkowych powstania wartości niematerialnych i prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako Wnioskodawca lub Spółka) jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka powstała (…) 2015 r. W zakresie prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zajmuje się (…).. Spółka wchodzi w skład grupy (…), producenta wysokiej jakości (…).. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą głównie na terenie Polski. Spółka dokonuje transakcji z podmiotami zagranicznymi, m.in. z Austrii, Czech, Niemiec, Danii, Estonii, Węgier, Litwy, Rumunii, Słowenii, Słowacji i Ukrainy.

Dla usprawnienia procesów produkcyjnych oraz organizacyjnych Wnioskodawca zdecydował się wdrożyć w Spółce nowy system informatyczny do zarządzania przedsiębiorstwem (dalej jako „system IFS”). Całkowita wartość przedsięwzięcia wynosi kilka milionów złotych. W ramach inwestycji, w dniu (…) 2025 r. Spółka zawarła zestaw trzech umów z dostawcą usług informatycznych (dalej jako „Kontrahent” lub „Dostawca usług informatycznych”) na realizację wdrożenia kompleksowego Systemu IFS.

Wdrożenie systemu (umowa wdrożeniowa)

Pierwsza z przywołanych umów została zawarta w celu realizacji projektu wdrożenia systemu informatycznego. Przedmiotowa umowa określa etapy (fazy) wdrożenia oprogramowania, wysokość wynagrodzenia należnego za wykonanie poszczególnych etapów (faz), a także koszty dodatkowe (koszty akomodacji i podróży konsultantów). Zgodnie z jej postanowieniami, wdrożenie Systemu IFS nastąpi w podziale na fazy, wynikający z przyjętej metodyki realizacji projektu, przy czym każda z faz zakończona będzie dokonaniem przez Strony akceptacji (odbioru) prac zrealizowanych w danej fazie. Umowa zawiera również ramowy harmonogram przedsięwzięcia, określający terminy realizacji poszczególnych faz oraz datę uruchomienia oprogramowania.

Wdrożenie systemu IFS zostało podzielone na 5 faz:

Faza 1 Inicjacja (…),

Faza 2 Analiza (…),

Faza 3 Wdrożenie (…),

Faza 4 Przygotowanie do Startu (…),

Faza 5 Start i wsparcie po Start (…).

Prace wdrożeniowe, będące przedmiotem umowy wdrożeniowej, rozpoczynają się od przeprowadzenia analizy, której rezultatem jest dokumentacja zawierająca specyfikację wymaganego przez Spółkę rozwiązania informatycznego oraz szczegółowy harmonogram realizacji prac.

Celem wdrożenia jest skonfigurowanie oraz uruchomienie finalnej wersji poszczególnych modułów oprogramowania, niezbędnych do bieżącej działalności gospodarczej Spółki. Odbiór końcowy ostatniej fazy stanowić będzie jednocześnie odbiór całości projektu, rozumianego jako wdrożenie u Wnioskodawcy oprogramowania w wybranej przez niego wersji, zgodnie z warunkami określonymi w umowie wdrożeniowej.

Należy również wskazać, iż w ramach ostatniej fazy dostawca usług informatycznych zapewni Wnioskodawcy wsparcie obejmujące w szczególności pomoc użytkownikom w codziennej eksploatacji systemu oraz usuwanie błędów powstałych w trakcie jego użytkowania.

Umowa przewiduje również kwestie dotyczące praw autorskich. Kontrahent gwarantuje, że przysługują mu pełne majątkowe prawa autorskie do utworów powstałych w ramach realizacji projektu (np. dokumentacji, rozszerzeń funkcjonalnych, raportów dodatkowych), wolne od wad prawnych i roszczeń osób trzecich. Z chwilą podpisania protokołu odbioru danej Fazy, Kontrahent przenosi na Wnioskodawcę majątkowe prawa autorskie do Utworów powstałych w tej Fazie, na polach eksploatacji przewidzianych w art. 50 i 74 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2025.24 t.j. z dnia 2025.01.09; dalej jako: ustawa o prawie autorskim).

Udzielenie licencji (umowa licencyjna użytkownika końcowego)

Równolegle z umową wdrożeniową została zawarta umowa licencyjna użytkownika końcowego (Umowa EULA). Umowa ta została podpisana z pośrednikiem, tj. podmiotem odpowiedzialnym za wdrożenie oprogramowania u Wnioskodawcy, będącym jednocześnie partnerem producenta oprogramowania stanowiącego podstawę wdrożenia systemu IFS w Spółce. Na mocy zawartej umowy producent oprogramowania zachowuje prawa autorskie oraz prawa własności przemysłowej związane z licencją, natomiast licencjodawca udziela Spółce osobistej, niewyłącznej, nieprzenoszalnej oraz niepodlegającej dalszemu przeniesieniu, ograniczonej licencji na dostęp do oprogramowania i dokumentacji oprogramowania, w tym jego modułów i elementów składowych, wyłącznie w związku z oraz w celu korzystania z tego oprogramowania, przez okres obowiązywania umowy. W związku z powyższym, zgodnie z warunkami licencji, Wnioskodawca nie będzie upoważniony do dalszej jej odsprzedaży lub udzielania dalszych sublicencji, bowiem w przypadku nabycia licencji typu end-user nie dojdzie do przeniesienia na nabywcę oprogramowania praw do używania praw autorskich (i praw pokrewnych). Okres obowiązywania umowy licencyjnej (okres subskrypcyjny) rozpoczyna się w dniu jej zawarcia, tj. (…) 2025 r., i trwa przez 60 miesięcy. Wnioskodawca wskazuje, iż po upływie tego okresu, w przypadku niepodpisania umowy licencyjnej na kolejny okres, Spółce przysługiwać będzie prawo do dalszego korzystania z oprogramowania, jednakże bez prawa do korzystania z jego aktualizacji, bieżących poprawek systemowych oraz obsługi błędów. W przypadku systemu w formie subskrypcyjnej po upływie tego okresu, w przypadku niepodpisania umowy licencyjnej na kolejny okres Wnioskodawca traci dostęp do aplikacji. Dla scenariusza zmiany na inny system Wnioskodawca przechodzi w tryb subskrypcji archiwum.

Wnioskodawca wskazuje, iż nabyta przez niego licencja na rozwiązanie informatyczne nie może samodzielnie zostać wykorzystana gospodarczo bez przeprowadzenia wszystkich etapów prac wdrożeniowych realizowanych na podstawie umowy wdrożeniowej. Uzyskanie licencji stanowi warunek konieczny dla dalszych prac wdrożeniowych w zakresie systemu, albowiem bez uiszczenia opłaty licencyjnej wykonywanie jakichkolwiek prac wdrożeniowych nie byłoby możliwe. Umowa licencyjna stanowi zatem podstawę realizacji wdrożenia systemu IFS, gdyż to w jej ramach następuje nabycie przez Spółkę uprawnienia do korzystania z oprogramowania głównego.

Uaktualnienie oprogramowania i pomoc serwisowa (umowa serwisowa)

Wnioskodawca wskazuje, iż Kontrahent zawarł również umowę serwisową, przewidującą uiszczanie opłat z tytułu świadczenia usług obejmujących w szczególności aktualizacje oprogramowania oraz wsparcie serwisowe, w tym usuwanie błędów, awarii i usterek. Umowa serwisowa została zawarta na czas nieoznaczony i obowiązywać będzie od dnia uruchomienia Systemu IFS, potwierdzonego protokołem odbioru. Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że na potrzeby inwestycji prowadzi otwarty projekt, w którym ewidencjonowane są nakłady związane ze zmianą oprogramowania, m.in. koszty doradztwa i konsultacji przy wyborze systemu. Planowane pełne przejście na nowy system przewidziane jest od (…) 2027 r. Do tego czasu system będzie wykorzystywany jedynie w ramach przygotowań do wdrożenia, a nie jako narzędzie bieżącej działalności operacyjnej.

Pytania

1.Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego koszty przygotowania, wdrożenia oraz instalacji oprogramowania powinny zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku)?

2.Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego koszty opłat subskrypcyjnych umożliwiających dostęp do oprogramowania powinny zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku)?

3.Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym w wyniku realizacji umów zawartych przez Wnioskodawcę - tj. umowy wdrożeniowej oraz umowy licencyjnej - powstaje wartość niematerialna i prawna (WNiP)?

4.Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że wartość niematerialna i prawna powstała w wyniku realizacji wskazanych umów powinna być wyceniona na dzień podpisania protokołu odbioru gotowego systemu przez Spółkę (planowana data: 30.03.2027 r.) z uwzględnieniem wszystkich poniesionych do tego dnia kosztów związanych z rozwojem systemu, w tym kosztów modyfikacji oraz kosztów dodatkowych (stosownie do art. 16g ust. 3 ustawy o CIT), a okres jej amortyzacji - zgodnie z art. 16m ust. 1 ustawy o CIT - nie może być krótszy niż 24 miesiące, przy czym odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

1.Zdaniem Wnioskodawcy, koszty przygotowania, wdrożenia oraz instalacji oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

2.Zdaniem Wnioskodawcy, koszty opłat subskrypcyjnych umożliwiających dostęp do oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

3.W ocenie Wnioskodawcy, w wyniku realizacji umów zawartych przez Spółkę - tj. umowy wdrożeniowej oraz umowy licencyjnej - powstaje wartość niematerialna i prawna (WNiP).

4.Zdaniem Wnioskodawcy wartość ta powinna być wyceniona na dzień podpisania protokołu odbioru (końcowego) gotowego systemu przez Spółkę z uwzględnieniem wszystkich kosztów poniesionych do tego dnia w związku z rozwojem systemu w oparciu o wskazane umowy, w tym kosztów modyfikacji oraz kosztów dodatkowych, stosownie do art. 16g ust. 3 ustawy o CIT. Okres amortyzacji ww. wartości niematerialnej i prawnej, zgodnie z art. 16m ust. 1 ustawy o CIT, nie może być krótszy niż 24 miesiące, przy czym dokonywane odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zdaniem Spółki koszty przygotowania, wdrożenia i instalacji oprogramowania oraz koszty opłat subskrypcyjnych umożliwiających dostęp do oprogramowania, Wnioskodawca nie powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Zgodnie z ogólnie przyjętą wykładnią powyższego przepisu, za koszt uzyskania przychodu może zostać uznany jedynie taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W świetle art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m, przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Stosownie do treści art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Z art. 16d ust. 2 ustawy o CIT, wynika z kolei, iż składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c ustawy o CIT, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

Sposób ustalenia wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest zróżnicowany (m.in. z uwagi na sposób ich nabycia) i określony został w art. 16g ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16g ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, z uwzględnieniem ust. 2-14, w razie odpłatnego nabycia, uważa się cenę ich nabycia.

Natomiast, ust. 3 tego przepisu stanowi, że za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Zgodnie natomiast z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 16k, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, z zastrzeżeniem art. 16e, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór; suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których zgodnie z art. 16 ust. 1 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powołane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Spółka wskazuje, że dokonując analizy sekwencji zdarzeń należy uznać, iż w przedmiotowej sprawie mamy do czynienia z tworzeniem - w oparciu o uprawnienia uzyskane na podstawie umowy licencyjnej - rozwiązania informatycznego o charakterze specyficznym i dostosowanym do potrzeb Spółki.

W konsekwencji należy przyjąć, że najpierw następuje nabycie licencji, a następnie ponoszone są nakłady na jej wykorzystanie, realizowane w ramach umowy wdrożeniowej, których efektem jest trwałe i przydatne dla Spółki rozwiązanie informatyczne oparte na tej licencji.

Tym samym, u podstaw prac programistycznych leży fakt nabycia przez Spółkę licencji na oprogramowanie. Oprogramowanie to (licencja) stanowi przedmiot prawa autorskiego w rozumieniu art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach. Jednocześnie spełnia ono następujące warunki:

1.zostało nabyte przez Spółkę od podmiotu zewnętrznego,

2.nadaje się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,

3.przewidywany okres jego używania przekracza rok (umowa licencyjna zawarta została w na okres 60 miesięcy z możliwością przedłużenia),

4.jest wykorzystywane przez Spółkę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki - w świetle art. 16b ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o CIT - nabyte oprogramowanie będzie stanowić wartość niematerialną i prawną podlegającą amortyzacji.

Tym samym, wydatki poniesione na jego nabycie będą stanowiły koszty uzyskania przychodu jako odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości początkowej tej wartości niematerialnej i prawnej.

Odnosząc się do kwestii ustalenia wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej (licencji na oprogramowanie), w ocenie Wnioskodawcy, należy zaliczyć do niej nie tylko kwotę należną sprzedającemu (licencjodawcy), tj. opłatę licencyjną, ale także inne wydatki związane z zakupem licencji, w tym także dotyczące jej wdrożenia, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania, tj. co do zasady wszystkie wydatki, które powodują, iż licencja nadaje się do gospodarczego wykorzystania. Wnioskodawca wyjaśnia bowiem, iż nabycie licencji na oprogramowanie w Spółce zaplanowane zostało z góry jako cały proces zmierzający do zbudowania oprogramowania w kształcie opracowanym wspólnie z podmiotem wdrażającym. Zatem, finalnie produkt zdatny do gospodarczego wykorzystania na moment zakupu licencji nie istniał. Spółka uczestniczy czynnie w procesie wdrożeniowym, jednak zasadniczo płaci całościowo za usługę doprowadzenia do zrealizowania prac polegających na stworzeniu poszczególnych modułów potrzebnych w działalności i składających się całościowo na System IFS. Proces uruchomienia systemu w ocenie Spółki ma obecnie miejsce i zakończy się w dniu podpisania protokół odbioru gotowego systemu przez Spółkę. Wszystkie koszty związane z rozwojem systemu będą ponoszone w konsekwencji nabytej licencji. Będą to nakłady zmierzające do przekazania do używania rozwiązania programistycznego specyficznego dla Spółki, lecz zbudowanego w oparciu o uprawnienia i możliwości ofertowane w ramach licencjonowanego programu podstawowego. Pojęcie "kwoty należnej zbywcy" licencji należy rozważać w perspektywie okresu, na jaki udzielono licencji.

Do ustalenia wysokości wartości początkowej tej licencji należy brać pod uwagę opłaty należne w całości z uwzględnieniem okresu trwania umowy - gdyż to ta opłata całościowo kształtuje cenę nabycia wartości niematerialnej i prawnej. Kwoty te uwzględniamy w wartości początkowej przyjmowanego do używania WNiP, o ile są one znane na podstawie umów czy wystawionych obciążeń.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Wnioskodawcy, w wyniku realizacji zawartej umowy licencyjnej oraz umowy wdrożeniowej powstanie wartość niematerialna i prawna, wyceniona na dzień podpisania protokołu odbioru Systemu IFS z uwzględnieniem wszystkich poniesionych do tej daty kosztów związanych z rozwojem systemu zbudowanego w oparciu o ww. dwie umowy zgodnie z art. 16g ust. 3 ustawy o CIT, której okres amortyzacji - zgodnie z art. 16m ust. 1 ustawy o CIT nie może być krótszy niż 24 miesiące, a odpisy amortyzacyjne są kosztem uzyskania przychodu (art. 15 ust. 6 ustawy o CIT).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „updop”),

Powyższe oznacza, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop, oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie jego przychodu.

Do ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

1.bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

2.inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Za koszty bezpośrednie związane z uzyskaniem przychodu uznaje się te koszty, których poniesienie można wprost powiązać z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika (koszty najczęściej stanowiące element kalkulacji ceny konkretnego produktu).

Natomiast, pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika - brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników. Każdy z ww. wydatków jest związany z działalnością prowadzoną przez podatnika i przyczynia się w sposób ogólny do osiągania przez niego przychodów. Nie można jednak ustalić, uzyskaniu jakiego konkretnego przychodu dany wydatek służy.

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT,

Amortyzacja podatkowa stanowi formę rozłożonego w czasie, obniżenia kosztów podatkowych wartością używanych w prowadzonej działalności gospodarczej składników majątku, które zużywają się w dłuższym okresie czasu.

Zasady dotyczące dokonywania odpisów z tytułu zużycia wartości niematerialnych i prawnych (odpisów amortyzacyjnych) zawarte zostały w art. 16b-16m ww. ustawy.

Jak stanowi art. 16b ust. 1 ustawy o CIT,

Z powyższych przepisów wynika zatem, że podlegającą amortyzacji dla celów podatkowych wartością niematerialną i prawną są m.in. licencje, określone w art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT.

Definicję pojęcia „licencja” zawiera ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 24 ze zm.). Zgodnie z art. 41 ust. 2 ww. ustawy,

Zgodnie z art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT, licencje podlegają amortyzacji, jako wartości niematerialne i prawne, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

• zostały nabyte przez podatnika,
• nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,
• przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,
• są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

W związku z powyższym licencja, o której mowa we wniosku będzie stanowić wartość niematerialną i prawną.

Odnosząc się natomiast do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej ww. wartości niematerialnej i prawnej, w pierwszej kolejności należy odnieść się do sposobu ustalenia tej wartości początkowej.

Jak stanowi bowiem art. 16f ust. 1 ustawy o CIT:

Zgodnie z art. 16d ust. 2 ustawy o CIT,

Przy czym, jak wynika z art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT,

Z przytoczonego wyżej art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT wynika, że podatnik by móc dokonywać odpisów amortyzacyjnych od nabytej wartości niematerialnej i prawnej w postaci licencji na oprogramowanie komputerowe, musi ustalić jej wartość początkową. Wartość ta wyznacza bowiem granicę wysokości dokonywanych następnie odpisów amortyzacyjnych.

Ustalenia wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej należy dokonać zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 16g ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym

Z kolei za cenę nabycia, w myśl art. 16g ust. 3 ustawy o CIT,

Ponadto, stosownie do art. 16g ust. 14 ustawy o CIT,

Jednocześnie należy zauważyć, że w myśl art. 16m ust. 1 ustawy o CIT,

W związku z powyższym, do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki związane z zakupem, w tym także dotyczące jej wdrożenia, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania.

Wdrożenie systemu stanowi pewien proces, mający na celu jego zaadaptowanie na potrzeby jednostki. Są to wszelkie działania polegające na instalacji systemu oraz mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb podatnika, sprawdzenie poprawności działania systemu, czy też wprowadzenie ewentualnych poprawek, które miały miejsce do momentu wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do stosownej ewidencji. Istotą prac wdrożeniowych dot. programów (systemów) komputerowych jest ich dostosowanie do potrzeb konkretnego użytkownika, a zatem dopiero po wdrożeniu systemu nabywa on cechę zdatności do gospodarczego wykorzystania i dopiero w tym momencie licencja na oprogramowanie może zostać ujęta w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Wydatki, o jakie powiększa się wartość początkową zostały wymienione w powołanym wyżej art. 16g ust. 3 ustawy o CIT jedynie przykładowo, o czym świadczy użycie przez ustawodawcę zwrotu „w szczególności”. Cena nabycia składnika majątkowego obejmuje zarówno koszty zakupu (cenę należną zbywcy), jak i koszty poniesione w związku z przystosowaniem wartości niematerialnej i prawnej do gospodarczego wykorzystania, w tym wydatki z tytułu uruchomienia i instalacji systemu informatycznego, naliczone do dnia przekazania do używania wartości niematerialnej i prawnej. Wobec powyższego, co do zasady, wszystkie wydatki, które powodują, iż wartość niematerialna i prawna nadaje się do gospodarczego wykorzystania, poniesione do dnia oddania go do używania, winny zwiększać wartość początkową.

Zgadzam się z Państwem, że w wyniku realizacji zawartych przez Państwa umów, tj.: umowy wdrożeniowej oraz umowy licencyjnej powstaje wartość niematerialna i prawna (WNiP), wyceniona na dzień podpisania przez Państwa protokołu odbioru (końcowego) gotowego systemu z uwzględnieniem wszystkich poniesionych do tego dnia kosztów związanych z rozwojem systemu w oparciu o wskazane umowy, w tym kosztów modyfikacji oraz kosztów dodatkowych stosownie do art. 16g ust. 3 updop, której okres amortyzacji - zgodnie z art. 16m ust. 1 updop nie może być krótszy niż 24 miesiące, a odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu (art. 15 ust. 6 updop).

Tym samym Państwa stanowisko, zgodnie z którym:

• koszty przygotowania, wdrożenia oraz instalacji oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - jest prawidłowe;
• koszty opłat subskrypcyjnych umożliwiających dostęp do oprogramowania nie powinny zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia przez Spółkę, tzn. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - jest prawidłowe;
• w wyniku realizacji umów zawartych przez Spółkę - tj. umowy wdrożeniowej oraz umowy licencyjnej - powstaje wartość niematerialna i prawna (WNiP) - jest prawidłowe;
• wartość ta powinna być wyceniona na dzień podpisania protokołu odbioru (końcowego) gotowego systemu przez Spółkę z uwzględnieniem wszystkich kosztów poniesionych do tego dnia w związku z rozwojem systemu w oparciu o wskazane umowy, w tym kosztów modyfikacji oraz kosztów dodatkowych, stosownie do art. 16g ust. 3 ustawy o CIT. Okres amortyzacji ww. wartości niematerialnej i prawnej, zgodnie z art. 16m ust. 1 ustawy o CIT, nie może być krótszy niż 24 miesiące, przy czym dokonywane odpisy amortyzacyjne stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o CIT - jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie wskazać należy, że wydana interpretacja odnosi się ściśle do przedmiotu pytań. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji Podatkowej - rozpatrzone.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.