Interpretacja indywidualna z dnia 8 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.877.2025.2.MKA

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe w części dotyczącej powstania przychodu po stronie pracowników w związku z ponoszonymi przez Państwa kosztami podróży oraz zakwalifikowania tego przychodu do przychodów z innych źródeł i nieprawidłowe w części dotyczącej braku możliwości zastosowania zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 26 listopada 2025 r. (wpływ 27 listopada 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, z których część należy do organizacji związkowych. Funkcje jakie pełnią niektórzy z tych pracowników w związkach zawodowych wymagają uczestnictwa w spotkaniach, zjazdach organizowanych przez związki poza miejscowością siedziby pracodawcy. Spotkania takie nie są związane z zadaniami realizowanymi przez pracodawcę lub przez poszczególnych pracowników, więc nie mają charakteru podróży służbowej. Pracownicy po otrzymaniu zaproszenia na obrady sekcji związków zawodowych zwracają się do pracodawcy z prośbą o zgodę na wyjazd na spotkanie delegatów związków zawodowych oraz o udostępnienie samochodu służbowego należącego do pracodawcy.

Pracodawca, na podstawie art. 31 ust. 3 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, wystosowuje pismo, w którym zwalnia pracowników z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za okres pobytu na spotkaniu związkowym, w którym jednocześnie informuje pracowników, iż koszt eksploatacji i zużycia paliwa udostępnionego pojazdu zostanie naliczony i wykazany w rocznej informacji PIT-11 a podatek od osób fizycznych do rozliczenia z Urzędem Skarbowym na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca wyrażając zgodę na uczestnictwo pracownika w takich spotkaniach zwraca mu koszty zakupu paliwa, ale również inne koszty podróży wynikające z przebywania na wyjeździe, niewyszczególnione w piśmie pracodawcy, takie jak: noclegi, koszty przejazdu autostradą, bilety, itp. związane z tym wyjazdem na podstawie przedłożonych rachunków lub faktur.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku podali Państwo, że zwracane koszty podróży, poniesione przez pracownika w związku z uczestnictwem w spotkaniu organizowanym przez związek zawodowy, nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów tego pracownika.

Pytanie

Czy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z uczestnictwem w spotkaniu organizowanym przez związek zawodowy, które nie stanowi podróży służbowej, skutkuje powstaniem po stronie pracownika przychodu, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, oraz, jeśli tak, czy przychód ten należy ustalić od wszystkich poniesionych przez pracodawcę kosztów podróży (np. paliwo, nocleg, opłaty za przejazd autostradą, itp.), czy jedynie od wartości kosztów wskazanych w piśmie pracodawcy (paliwo) i wykazać go w części F informacji PIT-11?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze, że wyjazd pracownika na posiedzenie związków zawodowych, które są organizacją niezależną od pracodawcy, a przynależność do nich stanowi dobrowolną decyzję pracownika, należy uznać, iż udział w takich posiedzeniach nie mieści się w zakresie obowiązków służbowych wykonywanych na rzecz pracodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy zwracane pracownikowi przez pracodawcę koszty wyjazdów i udziału w spotkaniach związkowych, które nie są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownika, lecz dotyczą realizacji celów organizacji związkowych, powodują powstanie po stronie pracownika przychodu w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Świadczenia te stanowią bowiem wymierną korzyść majątkową dla pracownika. Z uwagi na to, że świadczenia te nie dotyczą podróży służbowej – pracownik uzyskał bowiem zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy na czas wyjazdu – nie znajdują zastosowania przepisy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidujące zwolnienie z opodatkowania należności z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, takich jak paliwo, koszt noclegów czy przejazdy autostradą, należy uznać za świadczenie pieniężne stanowiące przychód podlegający opodatkowaniu. Wartość tego przychodu powinna być ustalona od wszystkich kosztów poniesionych przez pracodawcę w związku z wyjazdem pracownika na posiedzenie związków zawodowych, a nie jedynie od wartości paliwa zawartego w piśmie pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany do pobrania od tak ustalonej kwoty zaliczki na podatek dochodowy.

Wystawiając informację PIT-11 pracownikowi, który otrzymał zgodę na wyjazd na posiedzenie związków zawodowych, pracodawca powinien wykazać ten przychód w części F formularza – w poz. 99 (krótki opis przychodu) oraz w poz. 100 (kwota przychodu), jako przychód z innych źródeł, a nie ze stosunku pracy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 i pkt 9 ww. ustawy, źródłami przychodów są:

-stosunek służbowy, stosunek pracy, praca nakładcza, emerytura lub renta,

-inne źródła.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Przepis ten wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności”, co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, o ile w istocie mają swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Natomiast art. 20 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że:

Użyte w ww. przepisie sformułowanie „w szczególności”, świadczy o tym, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter przykładowy i otwarty, zatem do tej kategorii należy zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do kategorii przychodów określonych w art. 20 ust. 1 w związku z art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy zalicza się wszystkie te przychody, które nie zostały enumeratywnie wymienione jako źródła przychodów w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy. W świetle powyższego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlega dochód, uzyskiwany w wyniku określonych czynności faktycznych i prawnych, w następstwie których mamy do czynienia z przyrostem mienia. Tak więc, podstawą uzyskania przychodów z innych źródeł mogą być wszelkie czynności, w wyniku których następuje po stronie osoby fizycznej przysporzenie majątkowe.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, Państwa pracownicy należący do organizacji związkowych, w związku z pełnionymi funkcjami biorą udział w spotkaniach, zjazdach organizowanych przez związki poza miejscowością siedziby pracodawcy. Wyjazdy na te spotkania nie mają charakteru podróży służbowej. Pracownicy po otrzymaniu zaproszenia na obrady sekcji związków zawodowych zwracają się do Państwa z prośbą o zgodę na wyjazd na spotkanie delegatów związków zawodowych oraz o udostępnienie samochodu służbowego należącego do pracodawcy. Pracownicy otrzymują pismo, w którym zwalniają Państwo pracowników z obowiązku świadczenia pracy i jednocześnie informują ich, że koszt eksploatacji i zużycia paliwa udostępnionego pojazdu zostanie naliczony i wykazany w rocznej informacji PIT-11 i wystąpi obowiązek w podatku dochodowym od osób fizycznych. Poza kosztami paliwa zwracają Państwo pracownikom również inne koszty podróży wynikające z przebywania na wyjeździe, niewyszczególnione w piśmie, takie jak: noclegi, koszty przejazdu autostradą, bilety, itp. związane z tym wyjazdem na podstawie przedłożonych rachunków lub faktur.

Mając na uwadze opis stanu faktycznego oraz zacytowane powyżej przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzić należy że świadczenia otrzymywane przez Państwa pracowników w związku z ich uczestnictwem w spotkaniach organizowanych przez związek zawodowy są przychodem pracowników – członków tych organizacji. Przy czym przychodem tych pracowników są wszystkie poniesione przez Państwa koszty podróży (np. wymienione przez Państwa paliwo, nocleg, opłaty za przejazd autostradą, itp.).

Jednakże, koszty zwrócone członkowi związków zawodowych w związku z podróżą, jaką odbył na spotkania organizacji związkowych nie mają swojego źródła w łączącym strony stosunku pracy. Powyższe koszty ponoszą Państwo w związku ze zobowiązaniami wobec organizacji związkowych, a nie w związku ze świadczeniem pracy przez członka związków zawodowych. Wobec powyższego kwota zwrotu ww. osobom kosztów podróży na spotkania organizacji związkowych, jak słusznie Państwo stwierdzili, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy ww. osoby lecz przychody z innych źródeł.

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:

Stosownie zaś do art. 21 ust. 15c ustawy:

Przy czym wskazane zwolnienie, uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Tymi odrębnymi przepisami, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia:

Odnosząc się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a należy zauważyć, że z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), wynika, że za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika. W przedstawionym stanie faktycznym nie mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika, wykonywaną na polecenie pracodawcy jako zadanie służbowe lecz z podróżą członka związków zawodowych związaną z realizacją zadań statutowych związku zawodowego.

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia, czy w sprawie znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koniecznym jest natomiast przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w tym przepisie.

Wskazać przy tym należy, że ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zarówno w lit. a), jak i w lit. b) używa pojęcia „podróż”. Różnica treści przepisów zawarta w lit. a) i lit. b) związana jest wyłącznie z faktem, że w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera Kodeks pracy. Dlatego też w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej, w rozumieniu Kodeksu pracy. Niezależnie od powyższego, pojęcie „podróż” należy rozumieć identycznie.

Zatem podróżą w sensie ogólnym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy bądź stałe miejsce wykonywania zadań i tylko do wydatków (do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej) poniesionych podczas takiej podróży ma zastosowanie zwolnienie przedmiotowe wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z konstrukcji wyżej omówionych przepisów wynika jednoznacznie, że intencją ustawodawcy było zastosowanie zwolnienia przedmiotowego wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do diet i innych należności przysługujących zarówno z tytułu podróży służbowej (tj. podróży pracownika), jak i z tytułu podróży spełniającej te same cechy co podróż służbowa, która jednak jest wykonywana przez osobę niebędącą pracownikiem. Zatem ustawodawca w przedmiotowym zwolnieniu zagwarantował takie same prawa zarówno osobie będącej w podróży służbowej (pracownikowi), jak i osobie niebędącej pracownikiem, która wykonuje podróż spełniającą te same cechy co podróż służbowa.

Biorąc zatem pod uwagę zacytowane powyżej przepisy prawa jak i stan faktyczny opisany we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej uznaję, że do zwróconych kosztów zakupu paliwa i innych kosztów podróży wynikające z przebywania na wyjeździe, niewyszczególnionych w piśmie pracodawcy, takich jak: noclegi, koszty przejazdu autostradą, bilety związane z tym wyjazdem pracownikom będącym członkami związków zawodowych z tytułu odbywania przez nich podróży na spotkania organizacji związkowych, znajduje zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego stwierdzam, że wypłacane przez Państwa kwoty z tytułu zwrotu kosztów podróży mogą korzystać z przedmiotowego zwolnienia do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W sytuacji - gdy dokonywany zwrot kosztów nie przekracza obowiązujących limitów - nie ciążą na Państwu obowiązki informacyjne, ani obowiązki płatnika, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast, jeżeli zwrot kosztów przekroczy obowiązujące limity, nadwyżkę winni Państwo wykazać w części F informacji PIT-11 jako przychód z innych źródeł.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.