Interpretacja indywidualna z dnia 8 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.921.2025.1.DJ
Ekwiwalenty przyznawane kuratorom za używanie i pranie własnej odzieży roboczej, przyznawane na zasadach określonych w przepisach o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeśli odpowiadają rzeczywistym kosztom poniesionym przez pracownika.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
21 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 17 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Zarządzeniem (…) Sądu (…) wprowadzono zmiany do Regulaminu ponoszenia kosztów uwzględniające zapisy art. 2377 par. 1 Kodeksu Pracy i ocenę ryzyka zawodowego, przyznające kuratorom zawodowym ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej oraz za pranie odzieży roboczej.
Ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej będzie wypłacany raz w roku kalendarzowym w terminie do 30 grudnia za czas faktycznej pracy i ulegnie pomniejszeniu za okresy nieobecności trwającej powyżej 25 dni kalendarzowych w danym miesiącu z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany będzie raz w roku kalendarzowym w terminie do 30 grudnia w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia oraz czasu faktycznej pracy i ulegnie pomniejszeniu za okresy nieobecności trwającej powyżej 25 dni w danym miesiącu z wyłączeniem urlopu wypoczynkowego.
Kurator będzie składał oświadczenie, że wyraża zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego spełniającego wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, pranie i konserwację używanej przez siebie odzieży roboczej i obuwia roboczego we własnym zakresie.
W załączniku powyższego Regulaminu określono przydział odzieży i obuwia roboczego oraz wysokość ekwiwalentu pieniężnego w zależności od stanowiska kuratora, ilości przewidywanego okresu używalności w miesiącach (24 miesiącach), kwoty ekwiwalentu rocznie i przez cały okres używalności i zalecanej częstotliwości prania w miesiącu.
Suma ekwiwalentu roczna/przez cały okres używalności (…) zł.
W załączniku określono także wyliczenia kosztów jednego prania odzieży roboczej używanej przez zawodowego kuratora sądowego pracującego w terenie.
L.p./Nazwa/Przeliczenie na jedno pranie:
1.woda (…) zł;
2.prąd (…) zł;
3.środki do prania – (…) zł;
4.amortyzacja pralki (…) zł;
5.czas pracy (…) minut wyliczony ze stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia w 2025 r. – (…) zł.
SUMA (…) zł.
Ilość prań w miesiącu (…) m-cy, tj. (…) prań w roku.
Łączny koszt w roku wynosi (…) zł x (…) prań = (…) zł/rocznie.
Wysokość ekwiwalentu za (…) miesiąc wynosi (…) zł.
Kuratorowi zawodowemu przysługuje ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w wysokości (…) zł miesięcznie.
Regulamin nie przewiduje żądania od pracowników faktur lub rachunków potwierdzających poniesiony koszt.
Pytanie
Czy wyliczony w ten sposób ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej oraz za pranie odzieży roboczej podlegał będzie zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Państwa stanowisko w sprawie
Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz pranie odzieży roboczej, przyznawany kuratorom sądowym, może być zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), pod warunkiem, że jest świadczeniem z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy i zostaje przyznany w oparciu o art. 2377 § 1 oraz art. 2379 § 3 k.p. zgodnie z którymi, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika - to wówczas korzysta na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia przedmiotowego. Przepis ten stanowi, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Aby ekwiwalent korzystał ze zwolnienia to musi odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracownika [ustalonym na podstawie przedłożonych przez pracownika dowodów ich poniesienia (faktur, paragonów)] albo skalkulowanym na podstawie aktualnych cen energii, środków piorących itp. Może być także ustalany w wysokości odpowiadającej aktualnym cenom usług pralniczych na rynku oraz wymaganej częstotliwości prania.
Ekwiwalent odzwierciedla rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika za pranie odzieży roboczej a Sąd wypłacał będzie stałą, z góry ustaloną kwotę.
Sąd (…) stoi na stanowisku, że ma zastosowanie zwolnienie i nie będzie pobierał zaliczek na podatek dochodowy.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy:
Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi, bądź udostępnienia rzeczy lub praw.
Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Przechodząc na grunt niniejszej sprawy uznać należy, że przyznany i wypłacony kuratorom zawodowym ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej oraz za pranie odzieży roboczej stanowi dla tych osób dodatkowe świadczenie pieniężne, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jednakże, stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy,
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
W myśl art. 2377 § 2 ww. Kodeksu:
Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zgodnie z art. 2377 § 4 Kodeksu pracy,
Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Ponadto na podstawie art. 2379 § 2 Kodeksu pracy,
Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
W myśl art. 2379 § 3 Kodeksu pracy,
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).
Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli jednak pracodawca dopuszcza używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia, za ich zgodą, wówczas zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Za używanie własnej odzieży i obuwia pracownicy mają prawo otrzymać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, natomiast za pranie odzieży roboczej w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.
Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników - jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie.
Podsumowując powyższe, wypłacane kuratorom zawodowym ekwiwalenty za używanie własnej odzieży roboczej oraz jej pranie – jak wyżej wyjaśniono – stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże przychód ten korzystał będzie ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy. W konsekwencji, z tego tytułu nie będą Państwo zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Ponadto nadmieniam, że wydając interpretację indywidualną nie odnoszę się do kwot i nie dokonuję wyliczeń, bowiem kwestie te nie należą do kompetencji organu interpretacyjnego. W związku z powyższym, nie mogę odnieść się do kwot wskazanych przez Państwa we wniosku.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
POTRZEBUJESZ POMOCY?