Jednostki sektora finansów publicznych a KSeF – 10 pytań i odpowiedzi

Przed wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych, które mają odrębne numery NIP, czy centra usług wspólnych mają wiele wątpliwości. Dotyczą one m.in. refundowania wydatków pracownikom, płatności kartą służbową czy integracji KSeF z systemami bankowymi.

► Współfinansowanie zakupu przez kilka podmiotów

Pytanie 1: Dom pomocy społecznej otrzymuje faktury na mieszkańca za leki, pieluchomajtki, cewniki. Daną fakturę opłacają NFZ, dom pomocy społecznej oraz mieszkaniec. Na kogo powinny być wystawiane faktury?

Odpowiedź: W świetle art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT faktura powinna zawierać imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. W sytuacji, gdy cena zakupu finansowana jest z kilku źródeł, faktura wystawiana jest zawsze na jednego nabywcę, a udział innych podmiotów ujmuje się w roli dokonującego płatności.

Uwaga! Nie ma podstaw do wystawiania odrębnych faktur na NFZ, DPS i mieszkańca, ponieważ refundacja NFZ realizowana jest bezpośrednio między apteką a funduszem, natomiast udział własny mieszkańca lub dopłata DPS są rozliczane jako płatność cudza.

Dom pomocy społecznej powinien otrzymać jedną fakturę na rzeczywistego nabywcę, przy czym w strukturze FA(3) w elemencie Podmiot3 można wskazać dodatkowego płatnika.