Interpretacja indywidualna z dnia 16 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.500.2025.2.AS

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych - jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionej straty, spowodowanej wyłudzeniem środków pieniężnych przez nieznanego sprawcę w sytuacji, gdy postępowanie prowadzone przez organy ścigania nie zostało zakończone. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 12 listopada 2025 r. (wpływ 12 listopada 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego

A. S.A. z siedzibą w (...) (dalej: „Spółka”), jest jedną z czołowych firm pośrednictwa finansowego w Polsce oraz jest pośrednikiem kredytowo należącym do grupy działającej w czterech krajach Unii Europejskiej (...). Spółka należy do Grupy Y. - holdingu notowanego na giełdzie papierów wartościowych w B. (…). Jedynym wspólnikiem (akcjonariuszem) Spółki jest spółka prawa węgierskiego działająca pod firmą Z. z siedzibą w B., pod adresem: (…), (dalej: „Y”).

W związku z podjętą w dniu 24 kwietnia 2025 roku przez Walne Zgromadzenie Wspólników Spółki uchwałą nr (...) o podziale zysku, Y. miała otrzymać tytułem dywidendy za rok 2024 kwotę X zł (… złotych) (dalej: „Dywidenda”). W treści tej Uchwały nie został określony termin wypłaty Dywidendy. Taka treść uchwały Walnego Zgromadzenia Wspólników oznaczała, iż Spółka/osoby uprawnione do działania w jej imieniu nie miała wiedzy, w jakim terminie Dywidenda ma zostać przekazana do Y. Ta kwestia miała zostać ustalona pomiędzy przedstawicielem Y. w osobie jej Dyrektora Finansowego (dalej: „Dyrektor Y.”) oraz przedstawicielem Spółki - jej Dyrektorem Finansowym (dalej: „Dyrektor Spółki”).

Dyrektor Spółki, jeszcze przed podjęciem uchwały z dnia 24 kwietnia 2025 roku przez Walne Zgromadzenie Wspólników Spółki, to jest w dniu 15 kwietnia 2025 roku przesłał do Dyrektora Y., na jego imienny adres poczty elektronicznej ze swojego adresu imiennego, pytanie dotyczące tego, jaką kwotę Dywidendy chciałaby Y. otrzymać w tym miesiącu (wskazując też jaka kwota byłaby z punktu widzenia płynności finansowej Spółki oczekiwana). W tym samym dniu Dyrektor Spółki otrzymał z adresu imiennego Dyrektora Y., na który wysyłał pytanie, odpowiedź na swoje pytanie, zawierającą informację o oczekiwanej wypłacie w maksymalnie uchwalonej kwocie tj. w kwocie X PLN. Następnie w dniu 15 sierpnia 2025 roku Dyrektor Spółki otrzymał z adresu imiennego Dyrektora Y. pytanie, o to jaka jest sytuacja z dywidendą, kiedy ją wypłaci. Dyrektor Spółki w dniu 18 sierpnia 2025 roku przesłał do Dyrektora Y. na jego imienny adres poczty elektronicznej ze swojego adresu imiennego odpowiedź na to pytanie. Korespondencja mailowa dotycząca terminu i wysokości wypłaconej dywidendy oraz różnych opcji tej operacji w zakresie wysokości transz i terminów wypłaty prowadzona przez Dyrektora Spółki z Dyrektorem Y. trwała w dniu 26 sierpnia 2025 roku i w dniu 3 września 2025 roku i w dniu 3 września obaj Panowie ustalili, że w poniedziałek 08 września 2025r przelew opiewający na pełną kwotę Dywidendy zostanie przez Spółkę uruchomiony. Wówczas Dyrektor Spółki przesłał do Dyrektora Y. na ten sam jego adres imienny, z którego cała dotychczasowa korespondencja (także sprzed korespondencji dot. wypłaty Dywidendy) była prowadzona, prośbę o potwierdzenie numeru konta bankowego, na który wypłata Dywidendy na zostać dokonana. W odpowiedzi na swoje pytanie Dyrektor Spółki w dniu 8 września 2025 roku otrzymał z adresu imiennego Dyrektora Y. informację o numerze konta bankowego, na które ma zostać dokonana wpłata. Ponieważ było to inne konto niż to, na które ostatnio Spółka dokonywała rozliczeń z Y., Dyrektor Spółki, w dniu 8 września 2025 roku, w odpowiedzi na powyższą wiadomość, przesłał na adres Dyrektora Y informację, że posiada inne konto Y, na co uzyskał z tego samego adresu Dyrektora Y. w dniu 8 września 2025 roku potwierdzenie, że przelew ma być dokonany na konto wskazane obecnie. Dyrektor Spółki potwierdził więc, że dokonana płatności na to konto, a Dyrektor Y. odpowiedział również 8 września 2025 roku, że tak będzie dobrze. Potwierdzenie kont bankowych poprzez pocztę elektroniczną, co miało miejsce w dniu 8 września 2025 roku, jest standardowym procesem w Spółce i było stosowane przy poprzednich przelewach na rzecz Y.

Przelew kwoty Dywidendy został wykonany w imieniu Spółki w dniu 8 września 2025 roku - kwota Dywidendy została przelana na konto wskazane przez Dyrektora Y w korespondencji milowej w dniu 8 września 2025 roku. Przelew w dniu 8 września 2025 roku technicznie wprowadzony był do systemu banku X przez księgową Spółki, podwładną Dyrektora Spółki (z jej komputera), na jego polecenie, a zautoryzowany przez prezesa zarządu Y. (na jego komputerze).

Dyrektor Spółki, w dniu 11 września 2025 roku, wysłał do Dyrektora Y. potwierdzenie wykonania przelewu ze szczegółami kont i z uwagi na brak wiadomości z adresu Dyrektora Y, przesłał następnie na ten adres pytanie, czy to jest prawidłowy adres mailowy i otrzymał odpowiedź twierdzącą wraz z informacją dot. szczegółów potwierdzania płatności Dywidendy. Jednakże, pod koniec dnia 11 września 2025 roku Dyrektor Y. skontaktował się telefonicznie z Dyrektorem Spółki i w telefonicznej rozmowie ustalili, iż na rachunek Y nie wpłynęła kwota należna Y tytułem Dywidendy ponieważ wskazane w korespondencji mailowej konto nie jest kontem Y.

Dyrektor Spółki poinformował jej zarząd o zaistniałej sytuacji w dniu 11 września 2025 r. Przedstawiciele Spółki, w prowadzonej po dniu 11 września 2025 roku korespondencji e-mail oraz w rozmowach telefonicznych z Dyrektorem Y., ustalili, że nieznany sprawca włamał się na imienny adres e-mail Dyrektora Y w nieznanym dla Niego czasie. Specjaliści działu IT Y ustalili, że prawdziwy adres e-mail, którym posługuje się Dyrektor Y. został „zhakowany”, a jego hasło zostało prawdopodobnie skradzione nie w wyniku ataku przeciążeniowego, ale w jakimś innym niezabezpieczonym systemie. Dodatkowo sfałszowane maile (będące kontynuacją prawdziwej korespondencji) wysyłane ze skrzynki pocztowej Dyrektora Y były usuwane (po umieszczeniu w oddzielnym katalogu), przez co nie były widoczne dla Dyrektora Y. Dyrektor Y. równocześnie cały czas prowadził swoją prawdziwą korespondencję, nie wykrywając włamania. Fałszywa korespondencja była prowadzona zarówno z Dyrektorem Spółki, jak również osobami z działu księgowości w Y.

Na podstawie otrzymanych informacji jednoznacznie ustalono, że przelew w wysokości X zł nie został wykonany na prawdziwy numer konta Y, lecz na numer konta należącego do spółki prawa węgierskiego pod firmą Z. z siedzibą pod adresem (…) Węgry. Z ogólnodostępnych informacji wynika, iż osobą zarządzającą tą spółką jest p. BB urodzona (…), wskazująca następujący swój adres (…). Jak udało się ustalić w drodze korespondencji z bankiem X, z konta tej spółki pieniądze zostały jednak od razu przesłane na kolejne konta w bankach w różnych pozaeuropejskich krajach i obecnie nie ma już możliwości ich odzyskania, nie wiadomo nawet gdzie się znajdują. Y. skierowała do policji w Hong Kongu pismo zawierające prośbę o zablokowanie/odzyskanie środków i uzyskała od policji pisemne odpowiedź o braku takiej możliwości.

Spółka korzystała i nadal korzysta z legalnego systemu operacyjnego, do którego producent regularnie dostarcza aktualizacje, a system informatyczny Spółki zabezpieczony jest na bieżąco aktualizowanym programem antywirusowym. Ponadto Spółka dokonuje bieżącego skanowania swoich komputerów na obecność wirusów, szkodliwego oprogramowania oraz innych zagrożeń.

Spółka nie instaluje oprogramowania z nieznanych źródeł. Bank X do którego Spółka wystąpiła z pytaniem o podjęte działania w celu weryfikacji płatności niezwłocznie wszczął postępowanie wyjaśniające i po przeanalizowaniu sprawy poinformował Spółkę, że czynności w systemie bankowości elektronicznej zostały wykonane z właściwymi uprawnieniami i po poprawnym zalogowaniu do systemu (co Spółka potwierdza) - tym samym nie jest winny zaistniałej sytuacji i nie ponosi żadnej odpowiedzialności. Jednocześnie bank podjął standardowe działania zmierzające do odzyskania wskazanej w reklamacji kwoty. Komunikat SWIFT z prośbą o zwrot oszukańczego przelewu został skierowany do banku zagranicznego. Niestety okazało się, że środki z konta zostały już wykorzystane.

Dyrektor Y., w związku ze zhakowaniem jego konta, w dniu 11 września 2025 roku złożył w węgierskiej jednostce policji, w B. zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa polegającego między innymi na kradzieży danych oraz bezprawnym wykorzystaniu jego danych osobowych w celu doprowadzenia Spółki do niekorzystnego rozporządzenia mieniem - Spółka jest w posiadaniu kopii tego zawiadomienia.

Spółka złożyła w dniu 15 września 2025 roku zawiadomienia o popełnieniu na jej szkodę przestępstwa oszustwa z art. 286 § 1 kodeksu karnego to jest przestępstwa polegającego na doprowadzeniu innej osoby do niekorzystnego rozporządzenia mieniem własnym lub cudzym za pomocą wprowadzenia jej w błąd. Opisany powyżej stan faktyczny w sposób oczywisty wskazuje na umyślne, przestępcze działanie sprawcy/ów na szkodę Spółki, podjęte w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego

Niezależnie od złożenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, którego kopię wraz z załącznikami dołączyli Państwo do tego pisma, podjęte zostały następujące działania:

1.Prokuratura Rejonowa (...) podjęła i prowadzi śledztwo w sprawie opisanej w zawiadomieniu Spółki pod sygn. akt. 4311-4Ds.2870.2025

2.sporządzony został protokół z kontroli wewnętrznej;

3.Y z siedzibą w B. złożyła zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa; w tym postępowaniu w Komendzie Głównej Policji w B., (…) przesłuchany został p. A.A. - dyrektor finansowy spółki Y z siedzibą w B.;

4.Spółka 12 września 2025 roku zawiadomiła Bank X prowadzący rachunek wykorzystany do zaboru kwoty X zł (… złotych) o zaborze kwoty X zł (… złotych).

Powyższe okoliczności potwierdzają dokumenty dołączone do tego pisma.

Na dzień sporządzenia tego pisma Spółka nie może wykazać, że nie istnieje możliwość odzyskania utraconych środków bowiem żadne rozstrzygnięcie w tej sprawie jeszcze nie zapadło.

Pytania:

1.Czy Spółka będzie mogła zaliczyć wartość straty poniesionej z uwagi na utratę należących do niej środków pieniężnych (dalej: Strata) na skutek opisanego w stanie faktycznym powyżej przestępczego działania nieustalonych sprawców, do kosztów uzyskania przychodów?

2.W jakim momencie ww. płatność/strata będzie stanowiła koszt uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad pytanie 1:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej „u.p.d.o.p.”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Stosownie do treści cytowanego przepisu oraz utrwalonego w tym zakresie orzecznictwa sądów, kosztem uzyskania przychodów jest każdy wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wyłączony z katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Zatem o kwalifikacji podatkowej danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu decyduje przede wszystkim istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Kosztami podatkowymi mogą być wydatki zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty związane z całokształtem działalności podatnika, pod warunkiem istnienia i wykazania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Każdorazowy wydatek podatnika powinien jednak podlegać indywidualnej analizie w celu oceny istnienia wspomnianego związku. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy cytowana ustawa wyraźnie wskazuje przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza taką możliwość.

W związku z brakiem w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych definicji zarówno „straty”, jak i definicji „środków obrotowych” należy posiłkować się w tym zakresie wykładnią językową. Strata w języku potocznym oznacza ubytek, poniesioną szkodę, to co się przestało posiadać. Na ogół stratą jest zniszczenie, uszkodzenie, utracenie towarów lub maszyn i urządzeń w wyniku pożaru, powodzi lub kradzieży, czyli jest ona następstwem zdarzeń losowych i nie wynika z celowego działania podatnika. Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Należy podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać zatem indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących zaliczania do kosztów uzyskania przychodów materiałów, towarów, surowców czy też wartości pieniężnych utraconych w wyniku kradzieży czy wyłudzenia. Straty środków pieniężnych powstałe w wyniku kradzieży czy wyłudzenia nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów, ujętym w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, że co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być jednak każdorazowo oceniane w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,
• okoliczności, które spowodowały powstanie straty,
• udokumentowania straty,
• podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Możliwość zaliczenia tego rodzaju strat do kosztów uzyskania przychodów powinna być uzależniona m.in. od tego, czy przy zachowaniu należytej staranności racjonalnie działający podmiot gospodarczy mógłby zapobiec tym stratom w normalnych warunkach działalności gospodarczej.

Mając powyższe na względzie, należy stwierdzić, że w przypadku Straty poniesionej przez Spółkę, opisanej w stanie faktycznym powyżej, spełnione są przesłanki uznania jej za koszt uzyskania przychodów ponieważ:

1.Strata jest rzeczywista - Spółka poniosła faktyczny uszczerbek majątkowy (rzeczywistą szkodę) w postaci wypływu gotówki z Jej rachunku bankowego, niewiążący się z uzyskaniem jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego;

2.Strata pozostaje w bezpośrednim związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, tzn. powstała w trakcie działań podatnika wykonywanych w ramach tej działalności - wydatkowana kwota stanowiła zgodnie z intencją Spółki wykonanie zobowiązania Spółki w zakresie wypłaty Dywidendy na rzecz Wspólnika.

3.Strata jest wynikiem nadzwyczajnego zdarzenia, którego nie można było przewidzieć, ani mu zapobiec, tj. popełnienia przestępstwa wyłudzenia pieniędzy na szkodę Spółki - ryzyko wystąpienia takich zdarzeń, na które podatnik nie ma wpływu, jest nieodłącznym elementem działalności gospodarczej, podobnie jak np. ryzyko kradzieży, czy też niewypłacalności kontrahenta. Oszuści, w opisanym stanie faktycznym, działali w bardzo trudny do zdemaskowania sposób: korespondencja prowadzona była z adresu znanego jako adres bliskiego współpracownika - przedstawiciela jedynego wspólnika, merytoryczna zawartość korespondencji wpisywała się w tematykę aktualną dla obu spółek, sposób prowadzenia korespondencji, jej forma, używane sformułowania/zwroty odpowiadał właściwym dla korespondencji prowadzonej pomiędzy wskazanymi osobami zwyczajom etc. Niestety, ryzyko tego typu zdarzeń nie jest możliwe do wyeliminowania w toku prowadzonej działalności, mimo iż Spółka w sposób maksymalnie profesjonalny stara się to ryzyko zminimalizować.

Całokształt przedstawionych okoliczności świadczy więc o tym, że poniesiona przez Spółkę Strata jest rzeczywista, powstała ona w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a przy tym powstała wskutek nadzwyczajnego zdarzenia, niezależnego od Spółki. Do straty doszło na skutek zdarzenia, którego nie dało się przewidzieć i któremu trudno było zapobiec, pomimo zachowania wysokiego poziomu ostrożności. Mając powyższe na uwadze w ocenie Spółki, w przedstawionej sytuacji, poniesiona Strata stanowi koszt uzyskania przychodu.

Ad pytanie 2.

Do ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:

1.bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

2.inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Strata środków pieniężnych w wyniku ich kradzieży z rachunku bankowego jest kosztem pośrednim, gdyż nie ma ona bezpośredniego odzwierciedlenia w uzyskanych przychodach, ale jest związane z całokształtem działalności.

W myśl art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia; jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Natomiast, zgodnie z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Istotną kwestią jest, że kosztem w ujęciu podatkowym nie może być koszt wykazany w księgach, jeżeli wynika on z rezerw lub biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W związku z powyższymi przepisami, z uwagi na fakt, że w opisanym stanie faktycznym, skradzione środki finansowe wypłacone tytułem Dywidendy, stanowią koszt inny niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, momentem wykazania tego kosztu dla celów podatkowych będzie więc dzień jego ujęcia przez Spółkę w księgach jako koszt.

Spółka, mając na uwadze ustalone, opisane powyżej fakty, stoi na stanowisku, iż powinna dokonać ujęcia Straty powstałej w następstwie kradzieży środków finansowych wypłacanych tytułem Dywidendy jako kosztu w księgach rachunkowych we wrześniu 2025 roku , kiedy to Strata powstała. Jednym z warunków uznania straty w środkach obrotowych za koszt uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie straty. Na chwilę obecną dokumentację potwierdzającą powstanie Straty stanowi: potwierdzenie przelewu wypłaty środków tytułem Dywidendy, korespondencja mailowa poprzedzająca wykonanie przelewu środków tytułem Dywidendy, oświadczenie Y. o braku wpływu środków na konta bankowe należące do Y, oświadczenie Y o stwierdzonym przez Dział IT zhakowaniu adresu Dyrektora Y. i przekazaniu Spółce za pośrednictwem tego adresu polecenia wypłaty Dywidendy na konto nie należące do Y, oświadczenie Y dotyczące ustaleń dokonywanych w bankach co do kolejnych transferów ukradzionych środków i ostatecznie potwierdzonego braku możliwości odzyskania tychże środków poprzez zatrzymanie ich przez bank, kopia pisma policji w Hong Kongu o braku możliwości odzyskania środków oraz kopie zawiadomień o popełnieniu przestępstwa oszustwa polegającego na wyłudzeniu środków finansowych w wysokości kwoty Dywidendy, złożone odpowiednio przez Spółkę i Y. do polskich i węgierskich organów ścigania.

Zebrany, wskazany powyżej materiał dowodowy, w ocenie Spółki co najmniej uprawdopodabnia zaistnienie Straty, a to oznacza, iż Strata jest należycie udokumentowana i istnieje tym samym podstawa do jej ujęcia w księgach rachunkowych Spółki jako kosztu w dacie powstania Straty, a to determinuje z kolei uznanie Straty jako kosztu podatkowego również w miesiącu powstania Straty, tj. we wrześniu 2025 roku.

W ocenie Spółki, formułowany w analizowanych interpretacjach podatkowych wymóg dokumentacyjny, w postaci postanowienia o umorzeniu postępowania karnego z powodu niewykrycia sprawców jako niezbędnej formy „właściwego udokumentowania” w żaden sposób nie jest wskazany w przepisach prawa, tj. w szczególności w u.p.d.o.p., czy przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy, a zatem brak jest dostatecznej podstawy prawnej do jego formułowania. Należy przyjąć, że pod pojęciem „właściwego udokumentowania” mieści się tak postanowienie o umorzeniu postępowania przed organami ścigania, jak i inne dokumenty potwierdzające definitywny charakter straty w środach pieniężnych podatnika, będącej konsekwencją oszustwa (wyłudzenia) (tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 6 lipca 2022 roku sygn. akt I SA/Łd 284/22 WSA i wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 maja 2025 roku sygn. akt II FSK 1124/22NSA utrzymujący ten wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w mocy).

Z uwagi na powyższe, Spółka prezentuje stanowisko, iż w opisanym stanie faktycznym, z uwagi na posiadane dokumenty oraz uzyskane dodatkowe informacje, Spółka jest uprawniona do ujęcia Straty w księgach rachunkowych w miesiącu jej powstania, tj. we wrześniu 2025 roku i w konsekwencji uwzględnienie Straty jako kosztu uzyskania przychodów również w miesiącu wrześniu 2025 roku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278, ze zm.; dalej: „u.p.d.o.p.”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

Jak wynika z opisanego przez Państwa stanu faktycznego, w wyniku działań niezidentyfikowanego sprawcy, który wykradł hasło do imiennej skrzynki e-mail Dyrektora spółki węgierskiej i prowadził korespondencję w sprawie warunków wypłaty dywidendy za rok 2024, podając m.in. zmieniony numer rachunku bankowego, na który ma zostać przelana ustalona kwota dywidendy dla jedynego wspólnika - spółki węgierskiej, przelali Państwo kwotę pieniędzy na rachunek bankowy innej spółki. Z konta tej spółki pieniądze zostały od razu przesłane na kolejne konta w bankach w różnych pozaeuropejskich krajach i nie wiadomo, gdzie się znajdują.

Zaznaczyli Państwo, że korzystali Państwo i nadal korzystają z legalnego systemu operacyjnego, do którego producent regularnie dostarcza aktualizacje, a system informatyczny Spółki zabezpieczony jest na bieżąco aktualizowanym programem antywirusowym. Ponadto Spółka dokonuje bieżącego skanowania swoich komputerów na obecność wirusów, szkodliwego oprogramowania oraz innych zagrożeń. Spółka nie instaluje oprogramowania z nieznanych źródeł. Bank X, do którego Spółka wystąpiła z pytaniem o podjęte działania w celu weryfikacji płatności niezwłocznie wszczął postępowanie wyjaśniające i po przeanalizowaniu sprawy poinformował Spółkę, że czynności w systemie bankowości elektronicznej zostały wykonane z właściwymi uprawnieniami i po poprawnym zalogowaniu do systemu (co Spółka potwierdza) - tym samym nie jest winny zaistniałej sytuacji i nie ponosi żadnej odpowiedzialności. Jednocześnie bank podjął standardowe działania zmierzające do odzyskania wskazanej w reklamacji kwoty. Komunikat SWIFT z prośbą o zwrot oszukańczego przelewu został skierowany do banku zagranicznego. Niestety okazało się, że środki z konta zostały już wykorzystane.

Dyrektor spółki węgierskiej, w związku ze zhakowaniem jego konta, 11 września 2025 roku złożył w węgierskiej jednostce policji, w B. zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa polegającego między innymi na kradzieży danych oraz bezprawnym wykorzystaniu jego danych osobowych w celu doprowadzenia Spółki do niekorzystnego rozporządzenia mieniem

Spółka złożyła 15 września 2025 roku zawiadomienia o popełnieniu na jej szkodę przestępstwa oszustwa z art. 286 § 1 kodeksu karnego - przestępstwa polegającego na doprowadzeniu innej osoby do niekorzystnego rozporządzenia mieniem własnym lub cudzym za pomocą wprowadzenia jej w błąd.

W uzupełnieniu do opisanego stanu faktycznego doprecyzowali Państwo, że niezależnie od złożenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, którego kopię wraz z załącznikami dołączyli Państwo do tego pisma, podjęte zostały następujące działania:

1.Prokuratura Rejonowa (…) w (...) podjęła i prowadzi śledztwo w sprawie opisanej w zawiadomieniu Spółki pod sygn. akt (...).

2.sporządzony został protokół z kontroli wewnętrznej;

3.X z siedzibą w B. złożyła zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa; w tym postępowaniu w Komendzie Głównej Policji w B., (…) przesłuchany został p. A.A. - dyrektor finansowy spółki Y. z siedzibą w B.;

4.Spółka 12 września 2025 roku zawiadomiła Bank X prowadzący rachunek wykorzystany do zaboru kwoty X zł (X złotych) o zaborze kwoty X zł (X złotych).

Wskazali Państwo, że na dzień sporządzenia tego pisma Spółka nie może wykazać, że nie istnieje możliwość odzyskania utraconych środków, bowiem żadne rozstrzygnięcie w tej sprawie jeszcze nie zapadło.

Mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku należy stwierdzić, że samo zaistnienie straty powstałej w majątku Spółki na skutek oszustwa, nie spełnia wszystkich przesłanek, aby Stratę uznać za koszt uzyskania przychodów. Zdarzenie tego rodzaju może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od Państwa woli (przy czym należy podkreślić, że przedmiotem niniejszej interpretacji nie jest kwestia dochowania przez Państwa należytej staranności w celu uniknięcia poniesienia straty), a powstała strata niewątpliwie wiąże się z całokształtem prowadzonej działalności gospodarczej. Niemniej jednak, jednym z warunków uprawniającym do zaliczenia straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest również jej właściwe udokumentowanie. Zaistnienie szkody powinno być bowiem uprawdopodobnione przez właściwe organy ścigania (Policję, Prokuraturę), co jest jednakże możliwe dopiero po zakończeniu postępowania (w przypadku niewykrycia sprawcy dokumentem tym będzie postanowienie o umorzeniu śledztwa).

Odnosząc się do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego stwierdzić należy, że w sytuacji gdy postępowanie jest prowadzone przez organy ścigania i nie zostało jeszcze zakończone (jak wskazano we wniosku - postępowanie ciągle trwa), to Strata powstała w okolicznościach opisanych we wniosku, nie może stanowić dla Państwa kosztu uzyskania przychodów.

Podsumowując, w związku z tym, że postępowanie w sprawie ustalenia sprawców ciągle trwa i - jak sami Państwo wskazali - na dzień sporządzenia (tego) pisma Spółka nie może wykazać, że nie istnieje możliwość odzyskania utraconych środków, bowiem żadne rozstrzygnięcie w tej sprawie jeszcze nie zapadło - nie mogą Państwo zaliczyć wartości straty poniesionej z uwagi na utratę należących do Spółki środków pieniężnych na skutek opisanego w stanie faktycznym przestępczego działania nieustalonych sprawców, do kosztów uzyskania przychodów. Szkoda w majątku Spółki ma bowiem charakter niedefinitywny, przez co nie spełnia warunków określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, umożliwiających do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów opisanej przez Państwa straty.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionej straty, spowodowanej wyłudzeniem środków pieniężnych przez nieznanego sprawcę w sytuacji, gdy postępowanie prowadzone przez organy ścigania nie zostało zakończone (pytanie nr 1), należało uznać za nieprawidłowe.

Jednocześnie zauważyć należy, że skoro Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionej straty uznano za nieprawidłowe, odstępuję od udzielenia odpowiedzi na pytanie nr 2. W tych okolicznościach niecelowe staje się bowiem rozstrzyganie w zakresie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionej straty.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wyjaśnić należy, że dokumenty i wydruki korespondencji wewnętrznej dołączone przez Państwa do uzupełnienia wniosku nie podlegały analizie ani weryfikacji, ponieważ zgodnie z art. 14h Ordynacji podatkowej w postępowaniu interpretacyjnym nie przeprowadza się postępowania dowodowego. W niniejszej sprawie organ wydał rozstrzygnięcie w oparciu o wyczerpujący opis stanu faktycznego, jaki Państwo przedstawili we wniosku oraz w uzupełnieniu do wniosku.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa wyroków sądów administracyjnych wskazać należy, że zapadły one w konkretnych sprawach i są wiążące jedynie w tych sprawach.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.